ДЕТАЛИ БЛОГА

07.05.2018

Требования к аудиторам по качеству

admin

Внутренний аудитор

В системе менеджмента качества внутренний аудитор играет одну из ключевых ролей. Он выполняет периодическую проверку работоспособности системы и оценку ее соответствия требованиям стандарта ISO 9001, а также внутренним процедурам организации. Для того чтобы оценка системы была объективной, а результаты внутреннего аудита приносили пользу, внутренний аудитор должен быть компетентным и хорошо подготовленным по многим вопросам работы , и предприятия, и системы качества.

Стандарт ISO 9001:2008 требует, чтобы внутренний аудит проводился компетентным персоналом, а подготовка внутренних аудиторов включала в себя необходимое образование, навыки и опыт. Эти требования следуют из разделов 6.2.1 и 8.2.2 стандарта. Для выполнения вышеуказанных требований организация может выбрать два пути. Первый путь – это привлечение внешних специалистов, которые периодически будут проводить внутренний аудит СМК. Второй путь – подготовить своих собственных сотрудников на роль внутренних аудиторов.

Оба варианта являются приемлемыми, но у каждого из них есть свои недостатки. Внешние специалисты могут быть хорошо подготовлены по вопросам проведения аудита и требованиям стандарта ISO 9001:2008, однако плохо разбираться в специфике работы конкретной организации. Свои собственные специалисты, наоборот, могут хорошо знать работу организации, но при этом недостаточно глубоко понимать требования стандарта ISO 9001:2008 или методы проведения аудитов.

С точки зрения эффективности и отдачи от аудитов, подготовка внутренних аудиторов из числа собственных специалистов является более предпочтительным вариантом. При этом, если организация не очень большая (менее 500 человек), нет необходимости создавать отдельную штатную единицу – внутренний аудитор. Как правило, внутренние аудиты проводятся в организации один или два раза в год, поэтому роль внутреннего аудитора может совмещать любой сотрудник организации.

Квалификация внутреннего аудитора

Внутренний аудитор должен обладать квалификацией, позволяющей ему хорошо разбираться в вопросах работы своей организации, работе системы качества и в вопросах проведения аудитов.

Поэтому, подготовка внутренних аудиторов включает в себя минимум три составляющие:

  • базовое образование по специальности и опыт работы . Базовое образование является основой квалификации аудитора. В ходе проверки аудитор оценивает работу многих сотрудников, порядок выполнения производственных, управляющих и обеспечивающих процессов. Для правильной и объективной оценки внутренний аудитор должен понимать производственную ситуацию, знать размер, структуру, функции и взаимоотношения в организации. При этом важно, чтобы внутренний аудитор обладал системным взглядом на работу организации, а также ее процессов. Исходя из этого, выбирать сотрудников на роль внутренних аудиторов необходимо с учетом опыта работы в организации. Чем больше опыт работы, тем лучше;
  • обучение требованиям ISO 9001:2008 и системе менеджмента качества . Внутренний аудитор должен пройти обучение требованиям стандарта ISO 9001:2008 и их практической реализации на предприятии. Чтобы проводить аудиты СМК обучение внутренних аудиторов необходимо сконцентрировать на том, что и как проверять в ходе аудитов. Такое обучение может проводиться как дополнение к основному курсу по системе качества.
  • обучение внутренних аудиторов технике и методам аудита . Эта составляющая является завершающей в подготовке внутренних аудиторов. Желательно, чтобы кроме теоретической подготовки, внутренний аудитор мог на практике освоить основные приемы, методы и техники проведения всех стадий аудита.

Требования к контролю качества работы внутри аудиторской организации

Особенности системы контроля качества работы аудиторской фирмы, ее внутреннее содержание и затраты времени и ресурсов на ее функционирование могут зависеть от таких факторов, как:

а) размер аудиторской организации;

б) ее специализация;

в) ее организационная структура;

г) наличие филиалов и подразделений аудиторской организации и их пространственная удаленность;

д) экономическая эффективность применяемой системы контроля качества (получение осязаемых преимуществ при разумных затратах).

3. Система контроля качества работы аудиторской организации должна включать:

а) соблюдение профессиональными сотрудниками аудиторской организации требований независимости, честности, объективности, конфиденциальности и профессиональной этики;

б) укомплектование аудиторской организации профес-сиональными сотрудниками, обладающими знаниями, умениями и навыками, необходимыми для надлежащего выполнения ими своих обязанностей;

в) поручение аудиторских заданий профессиональным сотрудникам, квалификация которых соответствует особенностям этих заданий;

г) выполнение всех видов работ в ходе аудита на основе направляющих указаний, текущего контроля и проверки выполненной работы таким образом, чтобы это отвечало необходимым требованиям качества;

д) получение сотрудниками при недостатке опыта или знаний в конкретных обстоятельствах соответствующих консультаций как внутри аудиторской организации, так и вне ее;

е) разработку и применение в аудиторских организациях на постоянной основе процедуры подбора и отклонения клиентов; при этом должны приниматься во внимание как независимость аудиторской организации и ее возможность проводить аудит на высоком качественном уровне, так и репутация руководителей проверяемого или предполагаемого для будущей проверки экономического субъекта;

ж) осуществление мероприятий по регулярным проверкам надежности и эффективности функционирования внутрифирменной системы контроля качества работы как таковой;

з) принятие необходимых мер в отношении сотрудников аудиторской организации в случаях невыполнения или ненадлежащего выполнения ими возложенных на них обязанностей.

4. Основные принципы и процедуры системы контроля качества работы аудиторской организации должны быть доведены до сведения каждого профессионального сотрудника такой организации.

1.3. Требования к аудиторам

св- Пономарев, СВ. Мищенко, В.Я. Белобрагин и др. «Управление качеством продукции»

Лозунг [24] «Вы должны прекратить это делать (не делать), или мы не пройдем аудит» не является более эффективным, чем лозунг [24] «Вы должны прекратить это делать (не делать), поскольку это портит качество, следовательно, снижает удовлетворенность потребителей, и будет стоить вам денег».

Отметим, что всякий аудитор уже наблюдал изнутри за несколькими компаниями, в том числе, возможно, и за вашими конкурентами. Любые приемы, наблюдения или предложения с его стороны в ваш адрес представляют собой бесплатную консультацию [24].

1.3.1. Квалификационные требования, предъявляемые к аудиторам

Уверенность и доверие к процессу аудита зависят от компетентности лиц, которые его проводят. Компетентность должна быть продемонстрирована на основе:

• личных качеств, описанных в п. 1.3.5;

• способности применять знания и умения, описанные в п. 1.3.2, которые приобретаются посредством образования, в процессе работы, подготовки в качестве аудиторов, а также на основе опыта проведения аудитов, описанных в п. 1.3.3.

Данная концепция компетентности аудиторов приведена на рис. 1.1. Некоторые знания и умения, описанные в п. 1.3.2, являются общими для аудиторов систем менеджмента качества и экологического менеджмента, а некоторые — специфичны для аудиторов по отдельным дисциплинам.

Образование Опыт Подготовка Опыт проведения

работы в качестве аудитора аудитов Личные качества

Рис. 1.1. Квалификационные критерии для кандидатов в эксперты-аудиторы [3].

Аудиторы развивают, поддерживают и улучшают свою компетентность посредством постоянного повышения квалификации и регулярного участия в аудитах.

Глава 1__Проверки систем менеджмента качества _35

1.3.2 Общие знания и умения аудиторов систем менеджмента

Аудиторы должны обладать знаниями и умениями в следующих областях [3]:

а) принципы, процедуры и методы аудита, позволяющие выбирать такие способы работы, которые соответствуют различным аудитам и обеспечивают последовательное и систематичное проведение аудитов. Аудитор должен уметь:

применять принципы, процедуры и методы аудита; результативно планировать и организовывать работу; проводить аудит в согласованные сроки;

расставлять приоритеты и концентрироваться на важных вопросах; собирать информацию путем результативных опросов, наблюдений и анализа документов, включая записи и данные; понимать применимость и последствия использования метода выборки для аудита;

проверять точность собранной информации;

подтверждать достаточность и соответствие свидетельств аудита для обоснования наблюдений и заключений по результатам аудита; оценивать факторы, которые могут повлиять на надежность наблюдений и заключений по результатам аудита;

использовать рабочие документы для регистрации действий по аудиту; подготавливать отчеты по аудиту;

обеспечивать конфиденциальность и безопасность информации; результативно общаться самостоятельно, используя знание языка или через переводчика;

б) система менеджмента и справочные документы, позволяющие аудитору понять объем аудита и применить критерии аудита. Знания и умения в этой области должны охватывать:

• применение систем менеджмента для различных организаций;

• взаимодействие между составными элементами системы менеджмента;

• стандарты на системы менеджмента, применимые процедуры или другие документы системы менеджмента, используемые как критерии аудита;

• понимание различия между справочными документами и приоритетности тех или иных документов;

• применение справочных документов к различным ситуациям в процессе аудита;

• информационные системы и технологии утверждения, обеспечения безопасности, рассылки и управления документами, данными и записями;

организационные аспекты, позволяющие аудитору понимать производственную ситуацию. Знания и умения в этой области должны охватывать:

• размер, структуру, функции и взаимоотношения в организации;

• общие бизнес-процессы и относящуюся к ним терминологию;

• культурные и социальные традиции проверяемой организации.

г) соответствующие законы, правила и другие документы, позволяющие аудитору работать с учетом и пониманием требований, которые применимы к проверяемой организации. Знания и умения в этой области должны охватывать:

• местные, региональные и национальные кодексы, законы и правила;

• контракты и соглашения;

• международные договоры и конвенции;

• другие требования, с которыми согласилась организация.

1.3.2.1. Общие знания и умения руководителей аудиторских групп систем менеджмента

Руководители аудиторских групп [3] должны обладать дополнительными знаниями и умениями для обеспечения результативности и эффективности аудита. Руководитель аудиторской группы должен быть способен:

• планировать аудит и результативно использовать ресурсы в процессе аудита;

• представлять аудиторскую группу при контактах с заказчиком аудита и проверяемой организацией;

• организовывать работу членов аудиторской группы осуществлять общее руководство;

• обеспечивать руководство и контроль за аудиторами-стажерами;

• направлять обсуждение вопросов аудиторской группой при вынесении заключений по результатам аудита;

• предупреждать и разрешать конфликты;

Читайте еще:  Дискуссия это публичный спор

• подготавливать и составлять отчет по аудиту.

1.3.2.2. Специфические знания и умения аудиторов систем менеджмента качества

Аудиторы систем менеджмента качества должны обладать знаниями и умениями в следующих областях [3]:

а) способы и методы, связанные с качеством, позволяющие аудитору оценивать системы менеджмента качества и формировать соответствующие наблюдения и заключения по результатам аудита. Знания и умения в этой области должны охватывать:

• терминологию в области качества;

• принципы менеджмента качества и их применение;

• инструменты менеджмента качества и их применение (например, статистическое управление процессами, виды отказов и анализ их последствий и т. д.);

б) процессы и продукция, включая услуги, позволяющие аудитору понимать производственную ситуацию, в которой проходит аудит. Знания и умения в этой области должны охватывать:

• терминологию, специфичную для данного сектора экономики;

• технические характеристики процессов и продукции, включая услуги;

• процессы и практику работы, специфичную для данного сектора экономики.

1.3.2.3. Специфические знания и умения аудиторов систем экологического менеджмента

Аудиторы систем экологического менеджмента должны обладать знаниями и

умениями в следующих областях [3]:

а) способы и методы экологического менеджмента, позволяющие аудитору оценивать системы экологического менеджмента и формировать соответствующие наблюдения и заключения по результатам аудита. Знания и умения в этой области должны охватывать:

• терминологию, связанную с окружающей средой;

• принципы экологического менеджмента и их применение;

• инструменты экологического менеджмента (такие как оценка экологических воздействий/аспектов, жизненного цикла, показателей экологической деятельности и т. д.);

б) экологическая наука и технологии, позволяющие аудитору понимать основные взаимосвязи между человеческой деятельностью и окружающей средой. Знания и умения в этой области должны охватывать:

• влияние человеческой деятельности на окружающую среду;

• компоненты окружающей среды (например, воздух, вода, земля);

• менеджмент природных ресурсов (например, ископаемое топливо, вода, флора и фауна);

• общие методы экологической защиты;

в) технические и экологические аспекты операций, позволяющие аудитору понимать взаимодействие деятельности, продукции, услуг и операций проверяемой организации с окружающей средой. Знания и умения в этой области должны охватывать:

• терминологию, специфичную для данного сектора экономики;

• экологические аспекты и воздействия;

• методы оценки важности экологических аспектов;

• критические характеристики производственных процессов, продукции и услуг;

• методы мониторинга и измерений;

• технологии по предотвращению загрязнения.

1.3.3. Общие требования к образованию, опыту работы и подготовке в качестве аудитора и руководителя аудиторской группы

К аудиторам предъявляются следующие требования [3]:

1) они должны иметь законченное образование, достаточное для приобретения знаний и умений, описанных в п. 1.3.2;

2) они должны обладать опытом работы, способствующим повышению знаний и умений, описанных в п. 1.3.2.1 и 1.3.2.2, который получен на технической, руководящей или специальной должности, предусматривающей принятие решений по различным вопросам, в том числе проблемным, контакты с другими сотрудниками, занимающими руководящие и специальные должности, сотрудниками, занимающими аналогичные должности, потребителями и/или другими заинтересованными сторонами. Часть опыта работы должна быть получена на должности, где осуществляемая деятельность способствует развитию знаний и умений:

• в области менеджмента качества для аудиторов систем менеджмента качества;

• в области экологического менеджмента для аудиторов систем экологического менеджмента;

3) они должны пройти полную подготовку в качестве аудитора, которая способствует повышению знаний и умений и может быть проведена организацией, где работает аудитор, или сторонней организацией;

4) они должны иметь опыт проведения аудитов, полученный под управлением и руководством аудитора, обладающего компетентностью руководи теля аудиторской группы по такой же дисциплине.

Руководитель аудиторской группы [3] должен обладать дополнительным опытом проведения аудитов для повышения знаний и умений, описанных в п. 1.3.2, приобретенным во время работы в качестве руководителя аудиторской группы под управлением и руководством другого аудитора, обладающего компетентностью руководителя аудиторской группы.

Аудиторы системы менеджмента качества или системы экологического менеджмента, желающие стать аудиторами в другой дисциплине, должны [3]:

а) иметь подготовку и опыт работы, необходимые для приобретения знаний и умений по второй дисциплине;

б) уметь провести аудиты по второй дисциплине под управлением и руководством аудитора, обладающего компетентностью руководителя аудиторской группы по второй дисциплине.

Руководитель аудиторской группы по одной дисциплине должен удовлетворять перечисленным выше рекомендациям, для того чтобы стать руководителем аудиторской группы по другой дисциплине.

В табл. 1.1 приведен пример образования, опыта работы, подготовки в качестве аудитора и опыта в проведении проверок для аудиторов, проводящих сертификационные или аналогичные аудиты.

Необходимо отметить, что аудиторы должны [3] постоянно повышать квалификацию — т. е. совершенствовать знания, умения и личные качества. Этого

Пример уровня образования, опыта работы, подготовки в качестве аудитора и опыта в проведении проверок для аудиторов, проводящих сертификационные или аналогичные аудиты [3| Параметр Аудитор Аудитор в обеих дисциплинах Руководитель аудиторской группы Образование Среднее (см. примечание 1) То же, что и для аудитора То же, что и для аудитора Общий опыт работы 5 лет (см. примечание 2) То же, что и для аудитора То же, что и для аудитора Опыт работы в области менеджмента качества или экологического менеджмента Не менее 2 лет из общих 5 лет 2 года во второй области

(см. примечание 3) То же, что и для аудитора Обучение в качестве аудитора 40 часов подготовки в качестве аудитора 24 часа подготовки по второй дисциплине (см. примечание 4) То же, что и для аудитора Опыт

в проведении аудитов 4 полных аудита, для получения не менее 20 дней опыта проведения аудитов в качестве аудитора-практиканта под управлением и руководством аудитора, обладающего компетентностью руководителя аудиторской группы (см. примечание 5) 3 полных аудита для получения не менее 15 дней опыта проведения аудитов по второй дисциплине под управлением и руководством аудитора, обладающего компетентностью руководителя аудиторской группы по второй дисциплине (см. примечание 5) 3 полных аудита для получения не менее 15 дней опыта проведения аудитов в роли руководителя аудиторской группы под управлением и руководством аудитора, обладающего компетентностью руководителя аудиторской группы (см. примечание 5) Примечания:

1. Среднее образование — та часть национальной системы образования, которая следует за начальной стадией, но закончена до поступления в университет или подобное образовательное учреждение.

2. Опыт работы может быть уменьшен на 1 год, если лицо получило соответствующее образование после среднего.

3. Опыт работы по второй дисциплине может быть получен одновременно с опытом работы по первой дисциплине.

4. Подготовка по второй дисциплине заключается в приобретении знаний по соответствующим стандартам, законам, регламентам, принципам, методам и технике.

5. Полный аудит — это аудит, охватывающий все этапы проведения аудитов систем менеджмента. Общий опыт проведения аудитов должен охватывать все требования стандарта по системе менеджмента.

можно достичь многими способами, такими как дополнительный опыт работы, обучение, самообразование, тренировки, присутствие на совещаниях, семинарах и конференциях или другие аналогичные действия.

Аудиторы должны демонстрировать свое постоянное повышение квалификации. При постоянном повышении квалификации следует учитывать изменения личных потребностей и потребностей организации, практику проведения аудита, стандарты и другие требования.

1.3.4. Принципы аудита

При проведении [3] аудита необходимо следовать множеству принципов, что позволяет сделать его результативным и надежным инструментом при реализации политики менеджмента и контроля за ней, предоставляя информацию, на основе которой организация может улучшить свою деятельность. Приверженность этим принципам является непременным условием для вынесения надежных и достаточных заключений по результатам аудита и обеспечения того, что аудиторы, работая независимо друг от друга в аналогичных условиях, придут к аналогичным заключениям.

Приведем основные принципы, которым должны следовать аудиторы:

этичное поведение — основа профессионализма.

добросовестное изложение — обязательство правдиво и точно составлять отчет. Наблюдения аудита, заключения по его результатам и отчеты должны правдиво и точно отражать аудиторскую деятельность. С этой целью представляется отчет о всех значительных трудностях, встретившихся при аудите, и нерешенных разногласиях между аудиторской группой и проверяемой организацией;

должное профессиональное внимание — усердие и рассудительность при проведении аудита. Аудиторы проявляют внимание в соответствии с важностью выполняемой задачи и доверием, оказанным им заказчиком аудита и другими заинтересованными сторонами. Важным фактором является наличие необходимой компетентности. Аудиторы не должны давать конкретных советов проверяемым о том, как разрешать те проблемы, которые были обнаружены; это не входит в компетенцию аудитора (аудитор — от слова «слушаю»); возникшие проблемы — это дело проверяемых, и именно они несут ответственность за то, чтобы найти их решение и разработать необходимые корректирующие мероприятия; при внутренних проверках аудитор — сотрудник организации — может давать рекомендации, относящиеся к планируемым корректирующим мероприятиям, однако лучше, если корректирующие мероприятия первоначально будут предложены проверяемыми, а затем согласованы с внутренним аудитором или скорректированы с его участием.

Рассмотрим основные принципы, которые относятся к процессу аудита:

• независимость — основа беспристрастности аудита и объективности заключений по результатам аудита. Аудиторы являются независимыми от проверяемой деятельности и свободными от пристрастий и конфликтов интересов. Аудиторы поддерживают объективность мышления в течение процесса аудита, тем самым способствуя, чтобы наблюдения и заключения по результатам аудита были основаны только на свидетельствах аудита:

• подход, базирующийся на доказательствах, — рациональный метод достижения надежных и воспроизводимых заключений по результатам аудита в процессе систематического аудита. Свидетельства аудита проверяемы, т. е., поскольку аудит проводится в течение определенного периода времени и с ограниченными ресурсами, они основаны на выборке имеющейся информации. Объем выборки тесно связан с надежностью заключения по результатам аудита.

Задача проверки — добиться того, чтобы все виды деятельности в системах менеджмента качества выполнялись правильно. Это экономит расходы, связанные с корректирующими мероприятиями.

Читайте еще:  Дарственная на квартиру после смерти оформление

Если система менеджмента «расстроена», то никакой камуфляж не скроет этого от опытного аудитора.

1.3.5. Требования к персональным (личным) качествам аудиторов

Аудиторы должны обладать личными качествами, которые давали бы им возможность действовать в соответствии с принципами аудита, описанными в п. 1.3.4.

Аудитор должен быть [3]:

а) этичным, т. е. справедливым, правдивым, искренним, честным и тактичным;

б) широких взглядов, т. е. готовым рассмотреть альтернативные идеи или точки зрения;

в) дипломатичным, т. е. тактичным в обращении с людьми;

г) наблюдательным, т. е. живо воспринимающим окружающую действительность;

д) проницательным, т. е. интуитивно осознающим и способным понять ситуацию;

е) гибким, т. е. умеющим быстро приспосабливаться к различным ситуациям;

ж) настойчивым, т. е. стремящимся к достижению целей;

з) решительным, т. е. способным своевременно делать заключения, основанные на логичном рассуждении и анализе;

и) самостоятельным, т. е. действующим и работающим независимо, при этом эффективно сотрудничая с другими. Перечень других требований [25] к личным качествам экспертов-аудиторов по проверке систем менеджмента приведен на рис. 1.2.

Рис. 1.2. Личные качества эксперта-аудитора [25].

1.3.6. Требования к профессиональным умениям аудитора

Для успешного проведения проверок аудитор должен уметь [24]: тщательно готовиться перед началом проверки и перед каждым последующим ее этапом;

проводить как начальную, так и итоговую встречу (это особенно важно для главного аудитора);

собирать информацию без проявления агрессивности или запугивания (хороший аудитор заставляет проверяемых вести себя непринужденно); осуществлять сбор объективных данных с минимальной суетой, используя визуальные наблюдения, анализ выбранной документации и интервью (опрос);

проводить опрос самых различных по уровню и рангу сотрудников организации;

подтверждать свои выводы конкретными свидетельствами и документами (не быть голословным);

указывать (устно) при первой возможности проверяемым на выявленный отказ процесса системы менеджмента, идентифицируя соответствующие обстоятельства, включая вовлеченных лиц, но не делая утверждения о виновности людей;

определять статус несоответствия с обоснованием своих утверждений перед руководством проверяемой организации;

осуществлять подготовку изложенных объективно и непредвзято письменных отчетов о несоответствии, которые могут быть поняты даже человеком, не участвовавшим в проверке, через несколько месяцев и даже лет после его написания (при написании отчета важен не стиль изложения, а чтобы написанное было понятно другим специалистам); добиваться согласия и конструктивного отношения к обнаруженным не соответствиям, а также планирования реалистичных корректирующих действий и разработки графиков их осуществления (когда заполняется бланк регистрации несоответствий, представитель проверяемого подразделения расписывается в том, что он ознакомлен и согласен с выявленным несоответствием; после этого на следующей части бланка представитель подразделения должен сформулировать (составить план) и указать срок выполнения корректирующих действий, а аудитор своей подписью подтверждает, что план достаточно хорош, чтобы обнаруженные несоответствия были устранены; аудитор не должен заниматься разработкой корректирующих действий и графиков их проведения); записывать все ключевые факты, имеющие отношение к проверке, в окончательном отчете (акте), который (вместе с бланками регистрации несоответствий) войдет в постоянный протокол качества;

пользоваться правами аудитора, данными ему по статусу, при решении спорных вопросов, когда не удается достичь единого мнения с проверяемыми (на практике явных конфликтных ситуаций бывает не так уж много).

1.3.7. Оценка аудитора

Оценка аудиторов и руководителей аудиторских групп должна [3] планироваться, реализовываться и регистрироваться в соответствии с процедурами по программе аудита для обеспечения получения объективных, последовательных, полных и надежных результатов. Процесс оценки должен выявить необходимость в повышении профессиональных знаний и умений.

Оценка аудиторов проводится на следующих этапах [3]:

• первоначальная оценка сотрудников, желающих стать аудиторами;

• оценка аудитора как часть процесса подбора аудиторской группы;

• постоянная оценка работы аудитора для выявления необходимости в под держании и повышении знаний и умений.

На рис. 1.3 показана взаимосвязь между этими стадиями оценки. Процесс оценки включает четыре основных этапа [3].

Первый этап — идентификация личных качеств, знаний и умений для удовлетворения потребностей программы аудита.

При определении соответствующих знаний и умений должно быть учтено следующее:

• размер, тип и сложность проверяемой организации; Повышение компетентности

^-^»»»^ Первоначальная Несоответствие критериям оценка

Поддержание и повышение компетентности

Рис. 1.3. Взаимосвязь между стадиями оценки аудиторов [3].

• цели и объем программы аудита;

• требования по сертификации, регистрации и аккредитации;

• роль процесса аудита в менеджменте проверяемой организации;

• требуемый уровень доверия к программе аудита;

• сложность проверяемой системы менеджмента. Второй этап — установление критериев оценки.

Критерии могут быть количественными (такими, как время обучения и работы, количество проведенных аудитов, количество часов подготовки) или качественными (такими, как демонстрация личных качеств, знаний или проявление умений в процессе подготовки или на рабочем месте).

Третий этап — выбор соответствующего метода оценки.

Оценка должна проводиться лицом или комиссией с использованием одного или нескольких методов, изложенных в табл. 1.2. При использовании табл. 1.2 должно быть учтено следующее:

• предлагаемые методы представляют собой набор вариантов, и поэтому не следует применять их во всех ситуациях;

• различные предлагаемые методы могут отличаться по надежности;

• как правило, для получения объективного, последовательного, полного и надежного результата необходимо использовать комбинацию методов.

Четвертый этап — проведение оценки.

На этом этапе собранная информация о персонале сравнивается с критериями, установленными на втором этапе. Если персонал им не соответствует, то требуются дополнительная подготовка, опыт работы и/или проведения аудитов, после чего должна быть проведена повторная оценка.

Таблица 1.2 Методы оценки аудиторов |3] Метод оценки Цели Цели Анализ документов Проверить квалификацию аудитора Проверить квалификацию аудитора Положительная и отрицательная обратная связь Получить информацию о том, как воспринимается работа аудитора Получить информацию о том, как воспринимается работа аудитора Собеседование Оценить личные качества и навыки общения, проверить информацию, знания и получить дополнительную информацию Оценить личные качества и навыки общения, проверить информацию, знания и получить дополнительную информацию Наблюдение Оценить личные качества и способность применять знания и умения Оценить личные качества

и способность применять знания

и умения Тестирование Оценить личные качества, знания и умения и их применение Оценить личные качества, знания и умения и их применение Анализ после аудита Получить информацию, если прямое наблюдение невозможно или неприемлемо Получить информацию, если прямое наблюдение невозможно или неприемлемо Пример применения и документирования этапов процесса оценки для гипотетической программы внутреннего аудита представлен в табл. 1.3.

Применение процесса оценки аудитора для гипотетической программы внутреннего аудита [3] Области компетентности Этап 1 Личные качества, знания и умения Этап 2 Критерии оценки Этап З Методы оценки Личные качества Этичность, широта

самостоятельность Удовлетворительная деятельность на рабочем месте Оценка деятельности Общие знания и умения Принципы, процедуры и методы аудита Способность проводить аудит согласно внутренним процедурам, в сотрудничестве с коллегами по рабочему месту Прошел курс подготовки внутренних аудиторов. Провел три аудита как член группы внутреннего аудита Анализ записей по подготовке. Наблюдения. Отзыв коллег Системы менеджмента и другие справочные документы Способность применять соответствующие разделы Руководства по системе менеджмента и относящиеся к нему процедуры Прочитал и понимает процедуры Руководства по системе менеджмента, относящиеся к целям, объему и критериям аудита Анализ записей по подготовке. Тестирование. Собеседование Таблица 1.3 (окончание)

Личные качества, знания и умения

Этап 2 Критерии оценки

Способность результативно действовать исходя из структуры и культуры организации и порядка предоставления отчетов

Проработал в организации не менее 1 года на контролирующей долж-

Анализ записей по работе

Применимые законы, правила и другие требования

Способность выявлять и понимать применение соответствующих законов и правил, относящихся к процессам, продукции и/или сбросам в окружающую среду_

Прошел курс подготовки по законодательству в части действий и процессов, подлежащих проверке

Анализ записей по подготовке

Знания и умения по качеству

Инструменты и методы качества

Способность описывать внутренние методы контроля качества. Способность проводить различие между требованиями к проведению испытаний в процессе производства и окончательными испытаниями

Прошел подготовку по применению методов контроля качества. Продемонстрировал применение на рабочем месте процедур по проведению испытаний в процессе производства и окончательных испытаний

Анализ записей по подготовке. Наблюдения

Процессы и продукция, включая услуги

Способность идентифицировать продукцию, процесс ее производства, спецификации и конечное использование

Проработал в отделе планирования производства над планированием процесса. Работал в отделе обслуживания_

Анализ записей по работе

Знания и умения по экологии

Способы и методы экологического менеджмента

Способность понимать методы оценки экологической деятельности

Прошел подготовку по оценке экологической деятельности_

Анализ записей по подготовке

и технология в области экологии

Способность понимать, как предотвращение загрязнения и методы контроля, используемые организацией, соотносятся с важными экологическими аспектами деятельности организации

Шестимесячный опыт работы по предотвращению загрязнения и контролю в подобных производственных условиях

Анализ записей по работе

Технические и экологические аспекты операций

Способность понимать экологические аспекты организации и их воздействия (например, материалы, их взаимодействие с другими материалами и потенциальные воздействия на окружающую среду в случае разлива или сброса). Способность оценить процедуры реагирования в аварийных ситуациях, применимые к экологическим происшествиям

Прошел внутренний курс подготовки по хранению, смешиванию, применению материалов и их воздействию на окружающую среду. Прошел подготовку по плану реагирования в аварийных ситуациях и имеет опыт как член аварийной группы

Анализ записей по подготовке, содержанию курса

и результатам. Анализ записей по подготовке и работе

Требования к внутренним аудиторам СМК, их функции и личные качества

Читайте еще:  Договор купли продажи юзао

Вашему вниманию предлагаются рекомендации по требованиям, предъявляемым к кандидатам на внутренние аудиторы системы менеджмента качества, их функциям и личным качествам. Рекомендации основаны на богатом опыте специалистов Специализированного консалтингового центра «Систус Консалт». Данная публикация подготовлена в помощь организациям, решающим вопрос о подборе внутренних аудиторов и определении их функций.

1. Общие требования к кандидатам на внутреннего аудитора СМК:

  • наличие высшего образования и опыта работы не менее одного года;
  • знание требований ГОСТ ISO 9001-2011 (ISO 9001:2008) «Системы менеджмента качества. Требования»;
  • знание Политики и целей в области качества;
  • знание руководства по качеству;
  • знание документированных процедур СМК, регламентов, стандартов, положений, инструкций, других документов (внутренних и внешних), действующих в организации;
  • знание приказов и распоряжений руководителя организации, относящихся к СМК;
  • знание структуры организации;
  • знание основных взаимосвязей между структурными подразделениями, основных функций и обязанностей персонала;
  • знание основ технологии производства продукции (оказания услуг) организации;
  • умение устанавливать личные контакты, коммуникабельность, уравновешенность, умение владеть собой;
  • реалистичность и объективность, умение аналитически и гибко мыслить, целеустремленность;
  • умение устно и письменно выражать свои мысли, тактичность, работоспособность.

2. Личные качества кандидатов на внутреннего аудитора СМК

Личные качества кандидатов в аудиторы должны позволять им проводить аудиты в соответствии с требованиями, установленными в документированной процедуре «Внутренние аудиты системы менеджмента качества», разработанной по ГОСТ ISO 9001-2011 (ISO 9001:2008). Кандидат в аудиторы должен быть:

  • открытым – воспринимать альтернативные идеи или точки зрения;
  • порядочным – правдивым, искренним, честным, сдержанным и благоразумным;
  • дипломатичным – умеющим тактично взаимодействовать с людьми;
  • наблюдательным – активно знакомиться с окружением и деятельностью;
  • проницательным – интуитивно оценивать ситуации;
  • разносторонним – быть готовым к различным ситуациям;
  • упорным — настойчивым, ориентированным на достижение целей;
  • решительным – своевременно принимать решения на основе логических соображений и анализа;
  • самостоятельным — действовать и выполнять свои функции независимо, в то же время результативно сотрудничать с другими.

3. Функции внутреннего аудитора СМК

  • составление Программы внутреннего аудита и согласование Программы с руководителем проверяемого подразделения или проверяемым должностным лицом;
  • проведение анализа документации (регламентов, стандартов, инструкций, положений о подразделениях, должностные и профессиональные инструкции, записи, и т.п.) в ходе подготовки и проведения аудита;
  • сбор свидетельств аудита посредством интервьюирования руководителей и сотрудников, наблюдений и анализа документов, записей и данных;
  • проверка информации, полученной в ходе аудита;
  • формулирование наблюдений аудита на основе полученных свидетельств аудита;
  • проведение анализа наблюдений и сравнение их с критериями аудита (требованиями ГОСТ ISO 9001-2011 (ISO 9001:2008)) с целью определения несоответствий;
  • формулирование несоответствий;
  • оформление отчетных документов по аудиту: Отчета по аудиту, Актов о несоответствиях;
  • проведение анализа и оценка результативности выполнения корректирующих действий по устранению причин несоответствий, выявленных предыдущим внутренним аудитом;
  • предоставление руководителю проверяемого подразделения или проверяемому должностному лицу рекомендаций по разработке корректирующих и предупреждающих действий;
  • предоставление руководителю проверяемого подразделения или проверяемому должностному лицу рекомендаций по совершенствованию процессов и системы менеджмент качества, по улучшению деятельности подразделения или должностного лица.

Подготовлено методическим отделом «Систус Консалт».

Требования к аудиторам систем менеджмента качества.

Аудит систем менеджмента качества относится к видам аудита, которые не регламентируются федеральным или международным законодательством. Соответственно, не существует обязательных законодательных норм для определения порядка и правил аудита систем качества, определения требований к аудиторам и необходимой отчетности. Связано это с тем, что сертификация систем качества относится к добровольной области сертификации и все работы, связанные с построением и внедрением системы качества являются добровольной инициативой организации. Соответственно, для организаций, занимающихся аудитом систем качества нет необходимости в получении лицензий, либо других разрешительных документов для ведения этой деятельности. Для проведения внутренних аудитов таких документов тем более не требуется.

Однако, несмотря на отсутствие законодательных норм, существуют определенные правила, регламентирующие проведение аудитов систем менеджмента качества. Примером таких правил, выступает международный стандарт ИСО 19011:2002 «Руководящие указания по проведению аудита систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента». Этот стандарт может использоваться как для случая внутреннего аудита, так и для внешнего аудита. Кроме того, для регламентирования работы органов по сертификации, разработаны определенные правила проведения аудитов органами по сертификации, установлены требования к их работе и требования к аудиторам. Эти правила устанавливаются системой сертификации, в которой аккредитована организация, осуществляющая сертификацию систем качества. Для целей внутреннего аудита организация сама разрабатывает свои собственные правила по проведению аудита СМК. Эти правила устанавливаются в одной из обязательных процедур системы качества – процедуре проведения внутренних аудитов.

7.2 Личные качества

Личные качества аудиторов должны позволять им действовать в соответствии с принципами проведения аудита. Аудитор должен быть:

а) порядочным — правдивым, искренним, честным, сдержанным и благоразумным;

б) открытым — воспринимать альтернативные идеи или точки зрения;

в) дипломатичным — умеющим тактично взаимодействовать с людьми;

г) наблюдательным — активно знакомиться с окружением и деятельностью;

д) проницательным — интуитивно оценивать ситуации;

е) разносторонним — быть готовым к различным ситуациям;

ж) упорным — настойчивым, ориентированным на достижение целей;

и) решительным — своевременно принимать решения на основе логических соображений и анализа;

к) самостоятельным — действовать и выполнять свои функции независимо, в то же время результативно сотрудничать с другими.

44. Содержание программы аудитов: объем программы аудитов, ресурсы, формирование аудиторских групп, ответственность за программу аудитов.

Объем программы – масштабность.

— временные (человека дня)

Формирование аудиторских групп

Программа – на год, движение, направление

План- конкретные действия

Опрос персонала – этика качества, время, нельзя задавать личные вопросы

Организации, нуждающейся в проведении у себя аудита, следует разработать программу аудита, которая поможет в определении результативности ее системы менеджмента. Программа аудита может включать аудиты, относящиеся к одному или более стандартам на системы менеджмента, проводимые либо раздельно, либо в совокупности.

Высшему руководству следует обеспечить разработку целей программы аудита и назначить одно или нескольких лиц быть ответственными за управление программой аудита. Объем программы аудита следует основывать на размерах и характере аудитируемой организации, а также на виде, степени работоспособности, сложности и уровне зрелости системы менеджмента, которая будет подвергнута аудиту. Особое внимание следует уделить выделению ресурсов, необходимых для реализации программы аудита, чтобы аудиту было подвергнуто то, что имеет существенное значение для системы менеджмента. К этому могут быть отнесены ключевые показатели качества продукции, опасности, влияющие на здоровье и безопасность, или значительные экологические аспекты, а также методы и способы управления всем этим.

ПРИМЕЧАНИЕ. Такой подход известен как аудит, основанный на оценке рисков. Настоящий международный стандарт не содержит руководящих указаний по проведению таких аудитов.

В программу аудита следует включать информацию и ресурсы, необходимые для того, чтобы организовать и провести соответствующие аудиты результативно и эффективно в установленных временных рамках. Программа аудита может также включать в себя:

  • цели программы аудита и конкретных аудитов;
  • объем, количество, виды, продолжительность, место проведения и содержание (круг подвергаемых анализу вопросов) аудитов;
  • процедуры реализации программы аудита;
  • критерии аудита;
  • методы проведения аудита;
  • порядок формирования команд по аудиту;
  • определение необходимых ресурсов, включая вопросы перемещения и проживания;
  • порядок обеспечения конфиденциальности, информационной безопасности, охраны здоровья и обеспечения безопасности труда, а также решения других аналогичных проблем.

Ход реализации программы аудита следует подвергать мониторингу и измерениям в целях обеспечения того, чтобы ее цели были достигнуты. Ход программы следует анализировать для выявления возможных улучшений.

На рис. 1 представлена блок-схема управления программой аудита.

ПРИМЕЧАНИЕ 1. Данный рисунок иллюстрирует применение цикла PDCA (планируйте -делайте — проверяйте — действуйте) к настоящему международному стандарту.

ПРИМЕЧАНИЕ 2. Указанные на рисунке номера разделов и подразделов являются номерами соответствующих разделов и подразделов данного международного стандарта.

Ответственность за программу аудита

Ответственность за управление программой аудита возлагают на одно или нескольких лиц, имеющих общее представление о принципах аудита, компетентности аудитора и применении методов аудита. Эти лица также должны обладать навыками менеджмента, техническими и экономическими знаниями в той области, которая будет проверяться.

Ответственные за управление программой аудита должны:

а) определять цели и объем программы аудита;

б) определять ответственность и процедуры, а также гарантировать обеспечение необходимыми ресурсами;

в) внедрять программу аудита;

г) вести записи по программе аудита;

д) осуществлять мониторинг, анализ и улучшение программы аудита.

5.3.2 Ресурсы для программы аудита

При определении ресурсов для программы аудита необходимо учитывать:

а) финансовые ресурсы для развития, внедрения, управления и улучшения деятельности по аудиту;

б) методы проведения аудитов;

в) процессы по достижению и поддержанию компетентности и улучшению деятельности аудиторов;

г) наличие аудиторов и технических экспертов, обладающих компетентностью, требуемой для достижения конкретных целей программы аудита;

д) объем программы аудита;

е) время в пути аудиторов, обустройство и другие потребности для проведения аудита.

5.3.3 Процедуры программы аудита

Процедуры программы аудита включают в себя:

а) планирование и составление планов — графиков аудитов;

б) обеспечение компетентности аудиторов и руководителей групп по аудиту;

в) подбор соответствующих аудиторских групп и распределение ролей и ответственности;

г) проведение аудитов;

д) выполнение действий по результатам аудита, если требуется;

е) поддержание записей по программе аудита;

ж) мониторинг показателей результативности программы аудита;

и) отчетность перед высшим руководством по всей проделанной работе по программе аудита.

Для малых предприятий упомянутая деятельность может быть выполнена в виде одной процедуры.

45. Организация проведения аудита: планирование аудита, разработка документации для проведения аудита на месте.

Дата добавления: 2015-04-18 ; просмотров: 29 ; Нарушение авторских прав