Заверить на дату

Как правильно заверить копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года

Что может быть проще, чем заверить и выдать сотруднику копию трудовой книжки? Но даже в таком простом, на первый взгляд, деле важно не ошибиться, не нарушить права работника и не навлечь на компанию внеплановую проверку. Тем более что с 1 июля правила меняются — в связи со вступлением в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. Какие нюансы надо помнить кадровику и как выглядит образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем?

Без заявления — никаких документов

Прежде чем рассказать про образец заверения копии трудовой книжки, напомним, что она является собственностью трудящегося, но временно находится у работодателя, который заносит в нее необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.

Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, надо не просто попросить сотрудника отдела кадров, а написать на имя начальства соответствующее заявление. Ниже вы можете увидеть образец заявления на выдачу копии трудовой книжки. Его форма не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец. В последнем случае важно, чтобы оно было подписано лично заявителем.

Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки

Отметим, что локальными нормативными актами компании может быть установлена и иная форма обращения. В таком случае соответствующий бланк выдается работнику, который заполняет его по предусмотренным правилам.

Очень важный момент: причины для обращения за копией трудовой книжки могут быть разными, но в заявлении трудящийся указывать их не обязан. Это не предусмотрено законодательством. Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм.

Кадровикам также следует помнить, что рассмотреть обращение работника за ксерокопией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. Причем не только рассмотреть, но и успеть подготовить запрашиваемые выписки. Все они предоставляются бесплатно.

Материалы по теме

С 1 июля меняется стандарт работы с первичкой и трудовыми книжками

Ксерокопия трудовой, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому он должен соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку, а затем приведем образец заверенного бланка.

1. Отсканировать (распечатать) надо все заполненные листы, начиная с титульного.
2. Каждый лист должен содержать напечатанный текст только с одной стороны. Если текст напечатан с обеих сторон листа, его могут не принять.
3. Текст после печати должен быть четким и легко читаемым.
4. Листы должны быть пронумерованы и прошиты, как это делается нотариусами. На обороте последнего листа необходимо «запломбировать» концы нити бумажной наклейкой и написать, сколько собрано листов.
5. Заверять необходимо каждую из страниц. Это должно делать лицо, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации или доверенностью. В противном случае кадровик обязан заверить бумаги у генерального директора.
6. Согласно п. 3.26 Постановления Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст, лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», затем указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку, проставляет дату.
7. Считается, что подтверждать достоверность данных необходимо еще и печатью организации-работодателя. Однако в Постановлении Госкомстандарта № 65-ст на этот счет сказано, что это допускается, но не обязательно. Кроме того, в РФ некоторые компании освобождены от обязанности иметь круглые печати, поэтому они физически не могут их проставлять. Но заверенные ими выписки будут иметь такую же силу.
8. Относительно места расположения записи «Верно», подписи и даты лица, удостоверяющего дубликат, печати. Все это должно захватывать заверяемые данные, но не закрывать и не перекрывать их.
9. Важно помнить, что Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст действует до 01.07.2018. С этой даты вступает в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст. Планировалось, что он вступит в силу с 01.07.2017, но Приказом от 25.05.2017 № 435-ст Росстандарт перенес дату вступления нового ГОСТа. Правила заверения работодателями документов можно посмотреть в п. 5.26 нового стандарта. В основном все сохраняется, за исключением небольшого нюанса. Чиновники требуют, чтобы дополнительно была надпись «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № . за . год». Это необходимо для того, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала.
10. В некоторых случаях работник может попросить написать фразу «Работает по настоящее время». Законодательно запрет на это не установлен, поэтому делать соответствующую запись допустимо.

Образец: как заверить трудовую книжку до 01.07.2018

С 01.07.2018 документ должен выглядеть иначе

В большинстве случаев неправильно распечатанную и оформленную ксерокопию работник приносит назад кадровику и тому приходится все переделывать. Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.

Как заверить дату рождения в трудовой книжке?

Здравствуйте, скажите, пожалуйста, каким образом заверить дату рождения в трудовой книжке. В пенсионном фонде не понравилась само написание, но дата правильная, т.е. ее надо не исправить, а заверить на обложке.

Ответы пользователей

14 ноября 2017 в 18:17

Здравствуйте, Светлана! Так как сама дата рождения Вашего владельца ТК указана правильно и исправлять на первом листе с его персональными данными ничего не надо, то, чтобы «удовлетворить» желания сотрудников ПФР, предлагаю Вам сделать на внутренней стороне обложки следующую запись (пример): «Дату рождения читать в следующей редакции: «01 апреля 1990 года». Запись сделана на основании паспорта гражданина РФ серии ХХ ХХ номер ХХ.ХХХХ, выданного ХХ.ХХ.ХХХ ТК УФМС. «. (или, например, «01.04.1990» — это с учётом требования п.1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, где указано, что записи дат во всех разделах ТК пишутся арабскими цифрами (число, месяц — двузначными, год -четырехзначными).

Как заверять копии трудовой книжки с 1 июля 2018

Для чего необходима копия ТК

Иногда работники просят специалистов кадровой службы выдать им трудовую книжку для предъявления ее по месту требования. Например, образец заверения копии трудовой книжки 2018 может потребоваться для предоставления в организацию, занимающуюся вопросами социального обеспечения, или в банк для получения кредита.

Частым условием для оформления каких-либо бумаг является подтверждение постоянного заработка. Но так как оригинал выдается только в исключительных случаях, чаще для этой цели используется образец копии трудовой книжки, заверенная работодателем 2018.

Заверить и выдать копию сотруднику на руки необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения его просьбы ( ст. 62 ТК РФ ). Чтобы правильно оформить документ, необходимо учесть новые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2018, о которых мы поговорим далее.

Как заверить трудовую книжку по новым правилам 2018

С 01.07.2018 заверять документ следует, опираясь на новые требования. Поэтому обратимся к ГОСТу Р 7.0.97-2016. Его планировали ввести в действие с 01.07.2017, но Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст дата его введения была перенесена на 01.07.2018.

Согласно новому ГОСТу, правила заверения теперь напрямую зависят от того, для какой цели человеку нужна копия ТК.

Прежде всего нужно сделать копии всех страниц, на которых имеются записи. Они должны иметь хорошее качество. Если образец заверенной копия трудовой книжки (2018) оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в определенном порядке с указанием места хранения оригинального бланка.

Образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2018 году для сторонней организации:

• на документе ставится отметка «Верно»;
• указывается Ф.И.О., должность сотрудника, ответственного за оформление кадровых документов;
• указывается дата заверения;
• с 01.07.2018 нужно делать указание на то, где хранится оригинал ТК.

Многие банки требуют, чтобы образец заверения трудовой книжки с 1 июля 2018 года также содержал запись о том, что ее владелец «работает по настоящее время». В новом ГОСТе нет указания на необходимость внесения в документ такой фразы. Но для банков она является дополнительным подтверждением того, что у потенциального заемщика есть постоянный источник дохода и он сможет вернуть кредит. Поэтому если для кредитной организации важно присутствие этой фразы, ее нужно внести.

Ниже мы разместили образец, как заверить трудовую книжку, работает по настоящее время 2018.

Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать запись, а частично лист документа.

Если документ оформляется для использования внутри компании, запись о местонахождении бланка вносить не нужно. Предлагаем вашему вниманию образец, как по-новому заверить трудовую книжку.

Образец заверения трудовой книжки с 2018 года для внутреннего документооборота компании:

• указывается запись «Верно»;
• Ф.И.О., должность, подпись кадровика;
• дата заверения.

Как заверить копию трудовой книжки с 2018 года

С 01.07.2018 внизу копии или выписки из ТК для сторонней организации, под реквизитом «Подпись», следует указать местонахождение оригинального документа. Запись может выглядеть следующим образом: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)». Как правильно должно быть оформлено заверение? Образец, как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года смотрите ниже.

Где можно заверить документ

Если человек работает, для ее получения ему нужно обратиться с заявлением в отдел кадров предприятия, на котором он трудится. Также выдать ксерокопию может бухгалтер организации, если на него возложена функция ведения кадрового документооборота, а отдел кадров отсутствует. В течение трех дней после получения заявления бумаги должны быть выданы сотруднику на руки. Отказать в этом ему не имеют права.

В случае если гражданин является безработным, оформить копию ТК ему может нотариус. Для этого нужно обратиться в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Нотариус копирует необходимые страницы, а затем проставляет на них печати и свои подписи. Также на каждой странице им вносится соответствующая запись.

Ошибки при оформлении документа

Часто встречается следующая ошибка: печать организации не захватывает текст и подпись кадровика и находится в «пустом» месте страницы. Оттиск печати должен быть расположен по правилам.

Особо надо отметить, что ошибки в копиях неуместны. Также не допускаются исправления при написании формулировок. Документ, оформленный неправильно, у работника просто не примут, так как он будет считаться недействительным. Если ошибка была допущена, нужно скопировать заново нужные страницы и заверить их должным образом.

Как теперь надо заверять документы

01.07.2018 введен в действие новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, согласно которому заменены требования к заверению копий документов. Об этом напоминает отделение ФСС по Костромской области, отмечая, что именно так надо заверять документы для представления их в фонд.

Согласно п. 5.26 ГОСТа отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Специалист Подпись И.О. Фамилия

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № . за . год») и заверяется печатью организации, например:

Подлинник документа находится в ООО «Организация» в деле № 01 за 2017 год

Инспектор по кадрам подпись Иванова И.И.

02.07.2018 Печать ООО «Организация»

Обращаем внимание, что копии для внешнего пользования новый ГОСТ обязывает заверять именно печатью организации, тогда как по старым правилам можно было использовать и другие печати (например, отдела кадров). Оттиск печати нужно ставить так, чтобы он не закрывал подпись лица, заверившего копию документа (п. 5.24 ГОСТа).

Если у организации в соответствии с уставом не имеется печати, то копия заверяется без нее, в аналогичном порядке заверяет копии и ИП, не использующий печать.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Как заверить копию трудовой книжки

Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику в течение трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления. К таким документам относятся копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах обязательного пенсионного страхования, о периоде работы у данного работодателя и др.

Трудности с заверением копии приказов возникают редко, так как требования к оформлению организационно-распорядительных документов подробно изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (далее – ГОСТ Р 6.30-2003). В описании реквизита «Отметка о заверении копии» (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003) говорится, что при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например:

На практике чаще всего работникам кадровой службы приходится заверять копию трудовой книжки. Это делается для банков (при рассмотрении вопроса о предоставлении кредита), для пенсионного фонда (при оформлении пенсии), для УФМС (при оформлении заграничного паспорта), для лечебных учреждений (при назначении инвалидности) и других организаций.

В п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек), сказано, что «работодатель обязан выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки», при этом в действующем законодательстве этот порядок не установлен. Отсутствие четких требований, закрепленных нормативно, приводит к тому, что в каждой организации просят заверять копии трудовой книжки по их собственным внутренним стандартам, а вопрос, как сделать это правильно, остается спорным.

Рассмотрим сложившуюся делопроизводственную практику и попробуем разобраться в данной проблеме.

Многие работники кадровой службы копируют на одном листе два разворота (четыре страницы) трудовой книжки. Это оправдано с точки зрения экономии бумаги, однако во многих инстанциях принципиально требуют, чтобы каждый разворот (две страницы) был на отдельном листе. Копии делают только с заполненных листов трудовой книжки и, при наличии, с вкладыша. копий документов путем проставления на них необходимых реквизитов, т.е. печати и подписи полномочного должностного лица, придающих им юридическую силу (Постановление ФАС Московского округа от 05.11.09 № КА-А41/11390-09).

Таким образом, копия трудовой книжки должна быть заверена постранично.

Во многих организациях требуют на копии после последней внесенной в трудовую книжку записи ставить дату и делать надпись «Работает по настоящее время». Однако это требование незаконно, так как, во-первых, копия документа должна полностью воспроизводить информацию подлинника документа, а во-вторых, согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, само отсутствие записи о расторжении трудового договора не подтверждает, что работник продолжает работать по настоящее время. На практике отсутствие этой лишней надписи приводит к тому, что у работника не принимают заверенную копию трудовой книжки, а сотруднику кадровой службы во избежание конфликтов со сторонними организациями приходится вносить незаконную надпись. Часто эту надпись просят также отдельно заверять. На наш взгляд, это требование абсолютно безосновательно, так как каждая страница копии заверяется.

Таким образом, заставлять делать надпись «Работает по настоящее время» неправомерно, однако работников кадровой службы вынуждают так поступать.

Заверять копию трудовой книжки можно как вручную, так и с использованием штампов – в действующем законодательстве запрета на это нет. В организациях с большой численностью работников и с большими объемами документооборота в кадровой службе целесообразно использовать штампы. Это могут быть либо отдельные штампы («Копия верна», штамп с реквизитом «Подпись», датер), либо общий штамп, содержащий все необходимые реквизиты. Такой способ заверения копий документов помогает существенно сэкономить время, так как от руки ставится только личная подпись. Итак, в настоящее время не существует единых правил заверения копий трудовой книжки. Каждая организация выдвигает собственные требования исходя из своих внутренних стандартов. Для того чтобы избежать спорных ситуаций, необходимо законодательное закрепление правил оформления копии трудовой книжки.

Заверение документов с 1 июля 2018 года: что меняется в связи с новым ГОСТом

Копирование документов — обычная процедура для любого человека или организации. Но копия приобретает юридически значимый статус только после ее должного заверения. В чем заключается процедура запроса и оформления копий и что меняется в этом процессе с 1 июля 2018 года, расскажем в нашем материале. Также рассмотрим и другие аспекты в оформлении документов в связи с новым ГОСТом Р 7.0.97-2016 с 1 июля 2018 года.

Зачем нужны копии и как их получить

Любому гражданину могут потребоваться те или иные копии документов: с места работы, юридических бумаг, расписок и др. Так, копию трудовой у него могут запросить банки при выдаче кредита или новые работодатели при оформлении сотрудников на условиях внешнего совместительства.

Что делать, если у вашего работника запросили копию кадрового документа? Алгоритм действий прост, но определенные установленные законом правила все же существуют. Рассмотрим новые правила оформления и заверения копии на примере выдачи ксерокопии трудовой книжки.

Правило 1. Обращение к работодателю с письменным заявлением

Именно оно станет отправным механизмом процедуры получения копии. Выдача копий по устной просьбе не предусмотрена законом. Причина тому — ст. 62 ТК РФ, в которой фигурирует фраза «по письменному заявлению работника…».

Что должно быть в нем написано и как оно выглядит? Здесь специальных правил нет. Текст может быть напечатан на компьютере или оформлен старым проверенным способом — от руки на листке бумаги. Стиль изложения просьбы должен быть деловым, а текст по структуре соответствовать официальному документу. Это означает, что в шапке заявления указывается, на чье имя подается заявление, затем излагается сама просьба. Завершается оформление заявления личной подписью работника с расшифровкой и датой:

Генеральному директору ООО «Метеор»

Савельеву Петру Николаевичу

от слесаря-сантехника механического цеха

Васильева Анатолия Константиновича

Заявление

На основании ст. 62 ТК РФ прошу Вас предоставить мне заверенные в установленном порядке копии:

2. Приказа о приеме на работу.

Васильев /Васильев Анатолий Константинович/ 29.06.2018

Правило 2. Трехдневная отсрочка

Работник не вправе немедленно после написания заявления требовать готовых копий. По ст. 62 ТК РФ у работодателя есть 3 дня на исполнение его просьбы. Таким образом, обязанности срочного (в тот же день) предоставления запрашиваемых дубликатов у него по закону нет.

Во избежание споров контролирующими организациями советуем вам все же выдачу копий не откладывать на последний день.

Правило 3. Заверяем копии в соответствии с новым стандартом

С 1 июля 2018 года правила заверения копий документов законодатели скорректировали. Что же изменилось?

На копии, сделанной ответственным лицом работодателя, должны быть проставлены:

• Надпись «Верно».
• Должность, подпись ответственного лица и ее расшифровка.
• Дата заверения.
• Указание места хранения оригинала документа, с которого сделана копия.

Последний пункт — это и есть нововведение нового ГОСТа Р 7.0.97-2016. В остальном заверяющая формулировка от прежней (применяемой до 01.07.2018) ничем не отличается. Эти же правила применяются к оформлению любых копий «на сторону» — представляемых внешним пользователям: будь то копия трудовой книжки, приказа о приеме на работу или иного запрошенного у организации документа.

Копия для внутрифирменного пользования может заверяться в упрощенном порядке: достаточно написать «Верно», указать должность лица, ее заверяющего, проставить подпись с расшифровкой и дату заверения.

Продолжим рассмотренный ранее пример.

Заявление слесаря-сантехника механического цеха Васильева А.К. попало для исполнения к сотруднице отдела кадров Гарафеевой Э.Б. Она была в курсе последних нововведений, связанных с появлением ГОСТа Р 7.0.97-2016. Поэтому по новым правилам оформила заверительную надпись на запрошенных копиях:

Инспектор отдела кадров Гарафеева /Гарафеева Э.Б./

На что еще обратить внимание при заверении копий

Напомним коротко другие правила оформления копий документов:

• Копируются и заверяются все листы документа (в трудовой книжке это все заполненные листы, начиная с титульного).
• Каждый лист копируется на отдельном листе с одной его стороны (двустороннюю копию могут не принять в месте ее представления).
• Все листы сшиваются, нумеруются. На оборотной стороне последнего листа концы нити «пломбируются» бумажной наклейкой с указанием количества сшитых листов.
• Заверяющую подпись проставляет лицо, уполномоченное на это внутренними документами работодателя или его доверенностью (или непосредственно сам руководитель).
• Если компания не применяет печать, ее проставление на копии не обязательно. Юридическую силу дубликат от этого не потеряет.

Все эти правила обязан знать и выполнять ответственный работник работодателя, которому это поручено. Но и получателю копий не лишним будет полученные документы проконтролировать.

Требования нового ГОСТ и заверение документов для ФНС

Выше мы рассмотрели ситуацию по заверению копий документов для работника. А распространяется ли новый ГОСТ на копии документов, запрашиваемых, налоговиками?

Ситуация требует пояснений. Дело в том, что новый ГОСТ является рекомендуемым (п. 4 Предисловия к ГОСТ Р 7.0.97-2016). А в некоторых положениях он противоречит указаниям, данным Минфином (письмо от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336) и ФНС (письмо от 02.10.2012 № АС-4-2/16459). По мнению контролеров, печать должна проставляться так, чтобы заходить на бумажную наклейку, личную подпись и ФИО лица, заверяющего документ. Новый ГОСТ предъявляет противоположные требования — подпись лица и оттиск печати не должны соприкасаться.

Таким образом, учитывая противоречия и рекомендательный характер нового ГОСТ, при заверении копий документов для ФНС лучше пользоваться указаниями контролеров.

Другие требования к документам, введенные новым ГОСТ

Новый перечень реквизитов

Появился “гриф ограничения доступа к документу” с ограничительной надписью, например “Конфиденциально” или “Коммерческая тайна”.

Еще один новый реквизит — отметка об электронной подписи. В ней стоит указать:

• текст “Документ подписан электронной подписью”;
• номер сертификата ключа электронной подписи;
• Ф.И.О. владельца сертификата;
• срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Оформление документов: нюансы

Новый ГОСТ подробно описывает, как лучше создавать документ. Например, в нем разъяснено:

• как нумеровать страницы;
• какой шрифт использовать;
• какие делать отступы и межстрочные интервалы.
• Многостраничные документы (например, локальные нормативные акты) можно создавать на обеих сторонах листа и с титульником.

Также уточнятся, что печать не должна захватывать подпись.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как правильно заверить копию документа

В организации нередко возникает необходимость сделать копию документа или выписку из него. Чтобы они имели юридическую силу, требуется знать, как правильно заверить копию документа. Давайте рассмотрим, как оформляется отметка о заверении копии согласно существующим требованиям делопроизводства к реквизитам документов.

Ниже текста на свободном месте последнего (или единственного) листа документа указывают следующие сведения:

• местонахождение подлинника документа – желательно включать этот пункт, в федеральных органах власти – обязательно,
• слово «Верно» без двоеточия – заверительная надпись,
• наименование должности – кто заверяет копию,
• личная подпись,
• расшифровка подписи,
• дата заверения,
• поставить печать – для отправки копии документа в другую организацию.

Образец заверения копий документов:

Подлинник документа в деле ООО «Красавица» № 01-03 за 2014 год.

Верно
Ведущий специалист
отдела кадров Подпись Т.В. Краснополянская
28.12.2014 Печать

Единых требований к заверению копий многостраничных документов на настоящий момент не существует (скреплению листов, оформлению текста надписи на наклейте и т.д.). Из своего опыта могу сообщить, чтобы заверить копию многостраничного документа обычно поступают таким образом:

• листы нумеруются,
• затем они скрепляются нитью или металлической скобкой,
• на место скрепления наноситься бумажная наклейка при помощи клея,
• на наклейке оформляется надпись о количестве листов («Всего в копии 46 листов», «Прошито и пронумеровано 25 листов» и т.д.), проставляется подпись заверяющего с расшифровкой,
• нужна печать (обычно оттиск захватывает только часть наклейки).

Но допускается листы не скреплять, а заверять многостраничную копию документа при помощи отметки «Верно» отдельно на каждом листе.

Теперь вы знаете, как правильно заверить копию документа.

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Как правильно заверить копию трудовой книжки своему работнику «работает по настоящее время»?

Нередко сотрудникам различных организаций требуется заверенная копия их трудовых книжек. В этом случае работодатель или ответственный сотрудник обязан выдать требуемое в трехдневный срок (ст. 62 ТК РФ). На данный момент существуют правила о том, как заверить трудовую книжку для загранпаспорта. Образцы заверения актуальны и в других случаях, когда может потребоваться заверение этого документа:

• Для получения кредита в банке.
• Для определения группы инвалидности.
• Для обследования касаемо утраты трудоспособности в результате неблагоприятного влияния рабочих условий на здоровье.
• Для поиска новой работы, дабы исключить потерю трудовой книжки.
• Для обращения в Пенсионный фонд.

Любая ошибка, допущенная при оформлении или заверении трудовой, может привести к тому, что оригинал или копия попросту будут считаться недействительными. Также стоит отличать дубликат и копию данного документа, т.к. между ними существуют различия:

• Дубликат визуально представляет собой аналог трудовой книжки, только на нем указывается, что документ является дубликатом. Он выдается в случае утери или порчи оригинала, а для заполнения используется форма, а не ксерокопия.
• Копия трудовой – это отксерокопированные страницы основного документа. Для создания может использоваться любое подходящее техническое устройство. Действительна только при наличии оригинала, в отличие от дубликата, который выдается как раз в случае его утраты.

Как заверить трудовую книжку, если не работаешь или трудовая находится на руках? Если то, что заверением трудовой для своего работника должен заниматься руководитель или сотрудник отдела кадров, вполне понятно, то здесь у граждан нередко возникают трудности, ведь они не знают, к кому обращаться. В данном случае есть всего один вариант – обратиться к нотариусу. Что для этого нужно:

• Самостоятельно сделать ксерокопии документа и отнести их в нотариальную контору, предоставив вместе с ними также оригинал трудовой и собственный паспорт.
• Когда нотариус ознакомится со всеми документами, он проставит на каждой странице копии книжки свою подпись и печать.
• На последней странице документа нотариус указывает, что копия верна, вписывает контактные данные нотариальной палаты.
• В заверение обратившийся в контору человек на последней странице указывает дату и расписывается после ознакомления с записями, сделанными нотариусом.

Имея на руках заверенную копию трудовой книжки, заверенную работодателем, повышается вероятность одобрения кредита в банке, потому как многие финансовые организации предпочитают требовать данный документ. Если же в кредитовании было отказано, они не обязаны объяснять причину. В большинстве случаев копия требуется для сторонних клиентов, т.к. платежеспособность граждан, получающих зарплату на карту определенного банка, его сотрудники могут проверить самостоятельно и без предоставления каких-либо документов.

Заверенная копия трудовой книжки с формулировкой «работает по настоящее время»

Стоит отметить, что сама формулировка «работает в настоящее время» при заверении или выдаче дубликата не используется. Если человек трудоустроен, то для подтверждения достаточно последней записи трудовой книжки, после которой кадровик или руководитель просто указывают, что копия верна, а затем ставят подпись и печать организации.

Запись о том, что сотрудник работает в настоящее время, можно внести лишь на последнюю страницу трудовой, а также следует указать дату заверения.

Как заверить копию трудовой книжки: образец и порядок действий для работников

Чтобы получить заверенную копию своей трудовой книжки, сотрудники должны сделать следующее:

• Написать заявление с просьбой о выдаче копии документа. В нем должно быть указано обращение к работодателю: название организации, Ф.И.О. и должность руководителя полностью. Также вписывается должность и Ф.И.О. обращающегося сотрудника.
• После оформления «шапки» посередине листа с маленькой буквы пишется «заявление», а далее – сама просьба о выдаче копии трудовой. Работник не обязан указывать причину, по которой она ему понадобилась, а работодатель, в свою очередь, не имеет права ею интересоваться.
• Внизу заявления работник ставит дату написания и свою подпись, затем относит его руководителю и дожидается оформления им приказа о выдаче.

Правила заверения копии трудовой книжки работодателем

Перед тем, как приступать к заверению, понадобится отснять копии со всех страниц трудовой. Сделать это можно при помощи любого копировального аппарата, но при условии, что ксерокопия не будет содержать нечеткий текст. Изготовление двухсторонних копий также недопустимо, т.к. информация должна содержаться только на одной стороне каждого листа.

Сама процедура заверения копии регулируется Постановлением Госстандарта РФ №65-ст от 03.03.2003 и Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 №9779-х, согласно которым она должна осуществляться по определенным правилам:

• Верность каждого листа должна быть подтверждена печатью организации и подписью уполномоченного сотрудника. Например: «Верно. Инспектор отдела кадров Иванов А.О., дата и подпись».
• Заверять копию можно любой печатью, т.к. законодательством ее обязательная форма не установлена. Подходит как печать канцелярии, так и штамп самой организации.
• Руководитель не имеет права требовать со своего подчиненного, обратившегося за выдачей заверенной копии, деньги или иные ценности, т.к. эта процедура производится бесплатно.
• Перед тем, как сделать копию трудовой книжки, работодатель должен получить соответствующее заявление в письменном виде от сотрудника, т.к. оно является основанием для выдачи заверенного документа.

Теперь о том, кто может заверить копию трудовой книжки. Это зависит от конкретной ситуации:

• Если гражданин трудоустроен, то заверением занимается работодатель или уполномоченный работник отдела кадров.
• Если человек официально не работает, то ему необходимо обратиться к нотариусу, т.к. в этом случае решить проблему сможет только он.

Пошаговая инструкция для работодателя: как оформить копию трудовой книжки?

В целом, процедура заверения копии трудовой выглядит следующим образом:

• Работник пишет заявление с просьбой о выдаче заверенной копии книжки. Оно должно быть предоставлено только в письменном виде.
• Руководитель в трехдневный срок рассматривает заявление, затем оформляет приказ о выдаче и назначает сотрудника, который будет заниматься заверением. Как правило, ответственным выбирается работник отдела кадров.
• Уполномоченный работник изготавливает копии всех страниц. Для этого может использоваться любая техника: главное, чтобы на листах не было полос, поправок и подчисток, т.к. текст на них должен быть читаемым и не содержать исправлений.
• Каждый откопированный лист трудовой заверяется подписью сотрудника, которому поручено заниматься заверением, ставится печать.
• На последней странице копии трудовой делается пометка «работает по настоящее время». После нее указывается должность лица, занимающегося поверкой, а также число и подпись.
• Каждый откопированный лист нумеруется, затем все они скрепляются, и готовая копия трудовой передается сотруднику.

В целом, для заверения трудовой книжки не требуется особых навыков: для этого достаточно знать основные правила проведения процедуры.

Срок действия копии трудовой книжки

Немалое значение имеет не только сроки выдачи, но и действия копии трудовой книжки, т.к. в зависимости от конкретной ситуации они могут быть разными. Последнее законодательством не определено, но фактически организации, в которые требуется предоставлять данный документ, могут устанавливать их сами.

На практике самые короткие сроки действия заверенной копии устанавливают банки. Они могут быть сокращены до одной недели, однако обычно все финансовые учреждения принимают и документ, заверенный за месяц до даты обращения. Единственные учреждения, которые не ограничивают такие сроки – это суды. Во всех остальных случаях данную информацию следует уточнять при первом посещении.

Особенности заверения для банка

Некоторые считают, что процедура заверения копии трудовой для предоставления в банк отличается от других случаев, но на самом деле это не так: она осуществляется по общим правилам. Для чего нужна ксерокопия книжки финансовым организациям:

• Им необходимо официальное подтверждение того, что обратившийся к ним за кредитом гражданин трудоустроен и платежеспособен.
• Им нужна информация о стаже, должности и месте работы потенциального заемщика.

Вся вышеперечисленная информация содержится только в трудовой книжке. Если была предоставлена требуемая копия, но банк все равно отказал в кредитовании, оспаривать это бессмысленно, т.к. кредитные организации имеют право отклонять заявку на кредит без объяснения причин.

Если сроки действия ксерокопий закончились, их никак нельзя продлить: для этого придется снова повторять процедуру заверения, начиная от написания заявления на имя работодателя и заканчивая заполнением всех откопированных страниц трудовой.

Как и зачем нужно заверять последнюю страницу?

Копия трудовой книжки требуется в самых различных целях, и если для банка имеет наибольшее значение сам факт официального трудоустройства и платежеспособность заемщика, то для Пенсионного фонда и других государственных организаций может быть важен стаж работы и в целом весь цикл трудовой деятельности гражданина.

Правильное заполнение последней страницы трудовой – это важная часть процедуры заверения, т.к. она должна содержать следующую информацию:

• Формулировку «работает по настоящее время в должности…».
• Ф.И.О. заверяющего сотрудника, его подпись, печать и дату.
• Фразу «копия верна».

От правильного заверения ксерокопии трудовой зависит возможность реализации прав гражданина, являющегося ее владельцем, ведь если она оформлена неправильно, то предприятие, в которое она требуется, имеет право отказать в услуге. В случае, если до предоставления копии в какую-либо компанию человек, на имя которого она оформлена, увольняется с работы или меняет должность, то она считается недействительной.

Для правильного оформления документа следует воспользоваться образцом последней страницы трудовой книжки, заверенной работодателем.

Стоит учитывать, что руководитель или кадровик обязаны выдать копию трудовой в трехдневный срок, в противном случае они могут быть привлечены к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ, если сотрудник обратится с жалобой в трудовую инспекцию. Существует только несколько причин, по которым могут быть нарушены установленные сроки выдачи:

• Если работник (владелец трудовой) отсутствует на рабочем месте, т.е. выдавать ее копию попросту некому. Если по каким-либо причинам сотрудник не может явиться на работу для получения документа, работодатель может переслать его по почте по письменному запросу.
• Если сам сотрудник отказывается получать документ, несмотря на то, что ранее им было написано заявление с просьбой о выдаче.

Также стоит учитывать случаи, когда трудовая книжка или ее копия должны быть признаны недействительными:

• Если в них неправильно указано имя, фамилия или отчество владельца, даже когда проблема заключается в одной неверной букве.
• Если на титульном листе нет подписи сотрудника, занимающегося ее заполнением, или же печати организации.
• Если не совпадают даты заполнения и выпуска бланка документа.

Правильное оформление копии трудовой книжки – это залог быстрого получения услуги, для которой она изготавливается, поэтому к ее заполнению нужно относиться максимально ответственно. Чтобы избежать ошибок, стоит воспользоваться представленными образцами, т.к. в них содержится вся требуемая информация по данному вопросу.