Приказ о введение в действие нового штатного расписания образец

Как грамотно составить приказ на утверждение штатного расписания?

Основа деятельности любого юридического лица – нормативные документы. Это устав организации, правила внутреннего трудового распорядка, положения о работе различных служб и так далее.

Большинство таких документов вводятся в действие через приказы руководителя.

Зачем нужен данный приказ?

Штатное расписание является перечнем существующих в организации должностей с указанием оклада каждого из работников, подразделения, имеющихся надбавок и общей суммы зарплатного фонда. С его помощью можно оперативно получать информацию о том, какой сотрудник и с какой квалификацией работает в том или ином структурном подразделении. Также руководители видят, сколько тратится денег на выплаты каждому рабочему, могут оценить, соответствует ли вознаграждение трудовым заслугам конкретного человека.

Это локальный нормативный документ должен быть введён в действие соответствующим образом. В абсолютном большинстве случаев управление юридического лица строго вертикально. Утверждение нормативных документов происходит через подписание приказа руководителя всей организации. Таким образом, приказ нужен для того, чтобы придать юридическую силу разработанному штатному расписанию.

О том, как можно изменить расписание в программе 1С, смотрите на следующем видео:

Кем и когда он составляется?

Такие приказы издаются по мере необходимости утверждения нового штатного расписания. Организация – действующая система, которая подвержена изменениям. Корректируются обязанности сотрудников, вводятся новые должности, растут заработные платы и так далее. Каждое такое нововведение требует корректировки штатного расписания и издания соответствующего приказа.

На крупных предприятиях расписание составляется в каждом структурном подразделении. Такую работу ведёт руководитель соответствующего уровня либо перепоручает одному из подчинённых.

Например, если в структурном подразделении требуется ещё один работник, то следует сперва принять изменения в штатном расписании, чтобы появилась вакантная должность. После утверждения изменений можно начинать поиск нового сотрудника.

Какие сведения нужно указать?

• Реквизиты: название, номер и дата составления.
• Текст документа. В основной части приказа должны быть следующие данные:
  • Волеизъявление руководителя: утверждение штатного расписания с указанием его номера и даты. Зачастую отдельно указывают численность рабочих мест и общий размер зарплатного фонда.
  • Информация о том, с какого числа прилагаемое расписание вступает в силу.
  • Возложение контроля за исполнением распоряжения. Ответственным за выполнение приказа о введении в действие нового расписания назначают специалиста по кадрам или работника бухгалтерии, отвечающего за выплату зарплаты. Всё зависит от распределения обязанностей на предприятии.
• Дата и подпись руководителя юридического лица. Следует указать ФИО лица и должность.
• Информация о приложении с указанием количества листов. К такому документу в обязательном порядке прикладывается само расписание, которое вводится в действие, чтобы сотрудники могли ознакомиться с его содержанием.

Само штатное расписание заполняется по утверждённой форме Т-3 и представляет собой таблицу из десяти граф.

Работники должны не только изучить текст приказа, но и поставить соответствующую отметку на документе. На крупном предприятии с него снимаются копии, которые распространяются по подразделениям для доведения информации до каждого сотрудника.

Приказ на утверждение штатного расписания

Приказ, утверждающий штатное расписание – необходимая часть процедуры введения в действие нового документа, регламентирующего структуру и кадровый состав предприятия. Без него штатное расписание не вступит в законную силу. Данный приказ относится к распорядительной документации фирмы и должен оформляться по определенным правилам.

Содержание и роль штатного расписания

Штатное расписание не относится к тем документам, которые должны быть на предприятии обязательно. Наибольшее распространение оно имеет в крупных коммерческих компаниях или государственных структурах, малый бизнес чаще всего обходится без него.

В документе четко прописываются:

• структурные подразделения,
• названия должностей,
• количество сотрудников,
• условия их работы (график, заработная плата и т.д.).

При этом, если речь идет о коммерческих организациях, то они вольны присваивать должностям любые наименования, а вот государственные учреждения при определении должности обязаны руководствоваться специальными классификаторами.

В документе указываются как занятые, так и вакантные ставки, учитываются сотрудники, работающие на условиях совместительства и те, кто осуществляет вспомогательную деятельность по отношению к основному производству. Что касается работников, которые находятся на «сделке», т.е. имеют сдельную оплату труда — их обычно в документе не упоминают.

На основе штатного расписания внутри организации не только решаются кадровые вопросы, но и в известной степени происходит планирование развития бизнеса.

К созданию штатного расписания следует относиться очень внимательно, соблюдая правила по его составлению, утверждению и срокам действия. Не надо забывать о том, что в некоторых случаях штатное расписание может стать доказательством при разбирательствах в трудовых инспекциях и судебных инстанциях.

Порядок утверждения штатного расписания

1. Прежде чем составить и утвердить данный документ, руководство компании анализирует и учитывает имеющийся кадровый резерв, производственные мощности и перспективы.
2. Затем пишется приказ на создание штатного расписания, происходит составление документа (основная часть его обычно оформляется в виде таблицы).
3. Специальным приказом оно утверждается.

Только после соблюдения всей процедуры штатное расписание вступает в законную силу.

Можно ли менять штатное расписание

Штатное расписание составляется, как правило, на достаточно длительный срок – чаще всего это один год или даже больше. Обычно оно формируется в конце или начале календарного года в зависимости от потребностей или планов предприятия. Однако при необходимости (внесение незначительных корректировок, связанных с увеличением/уменьшение штата, переименованиями должностей и т.п.), в него можно вносить различные правки в любое время, для чего также составляются соответствующие приказы, например приказ о внесении изменений в штатное расписание. При этом если изменения носят серьезный характер, к примеру, происходит полное переформатирование структурных подразделений компании, лучше не ограничиваться внесением правок в действующий документ, а создать новый.

Кто составляет приказ

Обычно на предприятиях написание приказов от лица руководства входит в компетенцию кого-либо из рядовых сотрудников, имеющих определенные знания и навыки создания таких документов.

Как правило, это юрисконсульт, специалист отдела кадров или секретарь.

Но, независимо от того, на ком лежит выполнение данной функции, приказ должен быть в обязательном порядке завизирован директором фирмы.

Привила составления приказа на утверждение штатного расписания

На сегодня приказ на утверждение штатного расписания не имеет единого образца, поэтому писаться может в произвольном виде или по шаблону, разработанному в компании и утвержденному в ее учетной политике. При этом рекомендуется соблюдать некоторые нормы, установленные стандартным делопроизводством для подобного рода документов. В частности, приказ должен обязательно содержать:

• номер и дату составления,
• наименование организации,
• ссылку на основание,
• суть приказа (должна быть обозначена четко и емко, с использованием формулировки примерно такого рода «утверждаю штатное расписание»),
• номер и дату этого расписания,
• дату введения его в действие.

При желании можно дополнить информационную часть приказа сведениями о количестве прописанных в нем штатных единиц и фонде заработной платы.

В завершение нужно установить ответственных за выполнение приказа лиц (обычно это кадровый работник организации и бухгалтер).

Само штатное расписание следует включить в текст как приложение к данному документу.

Правила оформления приказа

Оформляться приказ также может как удобно: допустимы как рукописные, так и печатные формы, написанные как на фирменных бланках компании, так и на чистом листе формата А4.

При этом бланк должен быть обязательно подписан руководителем компании.

Печать на документе ставить не требуется, т.к. он относится к внутренней документации предприятия, кроме того, юридические лица с 2016 года имеют полное право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Оформляется приказ обычно в единственном экземпляре, который в период действия содержится в одном месте с другими нормативно-правовыми актами и распорядительными документами. После утраты актуальности он передается на хранение в архив организации, где и лежит установленный законом период, затем приказ можно утилизировать.

Приказ об утверждении нового штатного расписания

Как выглядит приказ об утверждении нового штатного расписания?

Приказ
об утверждении штатного расписания
от ДД.ММ.ГГГГ года №___

В соответствии с нормами трудового законодательства утвердить штатное расписание, действующее с ДД.ММ.ГГГГ, согласно приложению к настоящему приказу.

Генеральный директор подпись Иванов ИИ

И прикладываете к нему штатное расписание

А такой приказ подойдет?

Об утверждении нового штатного расписания

С целью оптимизации организационно-штатной структуры

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. С 17.09.2013 внести следующие изменения в штатное расписание:
1.1. В структурное подразделение АУП ввести:
1.1.1 Должность «Коммерческий директор» — 1 штатная единица , с окладом 10 000 руб
1.1.2 Должность «Финансовый директор» — 1 штатная единица , с окладом 10 000 руб
1.1.3 Должность «Директор по международным делам» — 1 штатная единица , с окладом
18 000 руб.
1.1.4 Должность «Начальник склада» — 1 штатная единица, с окладом 8000 руб
1.1.5 Должность «Менеджер по продажам» — 2 штатные единицы , с окладом 7000 руб
1.1.6 Должность «Кладовщик» — 1 штатная единица , с окладом 6000 руб.
2. Утвердить с 17.09.2013 новое штатное расписание (прилагается) с учетом вносимых изменений.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на гл. бух. ФИО

Генеральный директор
ООО ________________ ФИО
С приказом ознакомлена:
_________________________ ФИО «___»______________________ 2013

Приказ об изменении штатного расписания в 2018 году

Если руководством организации было принято решение пересмотреть оклады сотрудникам, сократить либо ввести новую должность, потребуется издать приказ об изменении штатного расписания. В статье подробно рассмотрим как составить приказ, а также приведем образцы приказав об изменении штатного расписания на 2018 год.

Причины изменений штатного расписания

При изменении количества штатных единиц, перечня должностей или окладов потребуется составить несколько дополнительных кадровых документов. До оформления нового штатного расписания, нужно будет предпринять некоторые действия. Рассмотрим порядок действий в зависимости от причины внесения изменений в штатное расписание (Читайте также статью ⇒ Особенности и порядок внесения должностей в штатное расписание в 2018 году):

1. Появление новой должности или подразделения: оформляется приказом о новой штатной единице, в котором следует указать наименование должности или нового подразделения, количество новых единиц, а также их оклад (в том числе доплаты и надбавки);
2. Исключение должности: оформляется приказом об исключении штатной единицы (либо единиц), в котором указывается дата изменения, наименование и их количество;
3. Сокращение штата: до оформления приказа уведомляют сотрудников о сокращении ставок в штатном расписании (за 2 месяца), а также предлагают иные вакантные должности. После этого издают приказ о новом штатном расписании;
4. Изменение оклада: до оформления приказа уведомляют сотрудников об изменении окладов (за 2 месяца), а также предлагают им новые должности, если, например, сотрудник отказался работать с новым окладом. После этого издают приказ о новом штатном расписании;
5. Изменение наименование подразделения, либо должности: действуют также, как и при изменении оклада.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Как пример, на фирменном бланке организации:

П Р И К А З № ____/Ш
Об изменении структуры и утверждении штатного расписания

В целях оптимизации структуры и численности сотрудников Организации, а также оптимизации административно-управленческих и производственных расходов,

ПРИКАЗЫВАЮ: с 13.05.2011 г.

Структурное подразделение (наименование) Код Должность Численность сотрудников (количество штатных единиц)
Кадровый отдел 03 Директор по кадрам 1,0

Структурное подразделение (наименование) Код Должность Численность сотрудников (количество штатных единиц)
Кадровый департамент 011 Директор по кадрам 0,25

3. Установить, что Штатное расписание Организации № ___-Ш от __.__.20__ г., утвержденное приказом от __.__.20__ г. № ___/Ш, с момента вступления в силу нового Штатного расписания не действует.

4. Утвердить Штатное расписание Организации № __-Ш от 12.05.2011 г. на период с 13.05.2011 г. (прилагается).

5. Утвердить месячный фонд оплаты труда в размере _______,00 (________) рублей.

6. Контроль за исполнением настоящего приказа возлагаю на себя.

Генеральный директор
ООО «Кадровик» Ромашкин А.А.

При этом и в штатном расписании, и в трудовом договоре установленный первоначальный оклад не меняется.

Далее делается Штатная расстановка к Приказу:

«Утверждаю»
Генеральный директор ООО «Кадровик»
_________________ Ромашкин А.А.

Ш Т А Т Н А Я Р А С С Т А Н О В К А

к Приказу № ___/Ш от 12.05.11
Об изменении структуры и утверждении штатного расписания

Настоящим приводится расшифровка информации на 13.05.11 г. о конкретных сотрудниках, занимающих соответствующие должности в ООО «Кадровик»:

Структурное подразделение (наименование) Код Должность ФИО сотрудника

На основании заявления сотрудника о переводе на неполную ставку также необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору с сотрудником, в котором прописать положения о работе на условиях неполного рабочего времени (ст. 93 ТК РФ).

Возможно, Вы сочтете для себя полезным ознакомиться со статьей «Неполное рабочее время» (Русакова О.Н., Ковязина Н.З.) («Зарплата», 2009, N 3)

Приказ об утверждении нового штатного расписания

Как выглядит приказ об утверждении нового штатного расписания?

Так же, как и об утверждении старого)))) Только вторым пунктом указать, что ШР № от . считать утратившим силу с .

Мы при утверждении нового ШР подробно прописываем все изменения:

UILA, есть несколько видов приказов.

1. О внесении изменений в ШР — когда в самом приказе прописываются все изменения (ввести должность, изменить оклад и т.д.). При это новое ШР не утверждается, остается действующим старое, а приказ прикладывается к старому ШР и имеем ШР с изменениями, что не удобно для работы.

2. Об утверждении нового ШР. В этом приказе 1 пункт утвердить новое ШР (приложение), 2 пункт — старое прекращает свое действие.

3. О внесении изменений в ШР и утверждении нового ШР. Этотпример как раз и привела Надежда: прописываются все изменения и тут же утверждается новое ШР. (только еще желательно пункт в данном образце, сто ШР..№. предыдущее. утрачивает силу с. )

Приказ об утверждении штатного расписания

Утверждение штатного расписания осуществляется на основании приказа (распоряжения) руководителя организации или уполномоченного им лицом.

Но перед этим, форма документа должна быть заверена оттиском печати организации и (в случае с унифицированной формой № Т-3) завизирована (согласована) главным бухгалтером и руководителем кадровой службы.

Приказ составляется на общем бланке организации, не содержит констатирующей части и начинается сразу со слов «ПРИКАЗЫВАЮ». Связано это с тем, что никаких дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписания не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличии), по которым происходит его утверждение.

Если в качестве бланка используется унифицированная форма № Т-3, тогда дата и номер приказа должны быть обязательно отражены в соответствующих графах данной формы.

Утверждается штатное расписание, как правило, на один год.

Приказ о штатном расписании

Штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям. Штатное расписание составляется на основе структур и численности предприятия, предмета его деятельности и целей.

При определении необходимой численности работников следует руководствоваться Методикой расчета численности отдельных категорий работников на основании норм по труду, утвержденной приказом Минтруда № 222.

При разработке и утверждении штатного расписания собственник или уполномоченный им орган должен присваивать штатным единицам только такие наименования должностей и профессий, которые соответствуют Классификатору профессий ДК, утвержденному приказом Госкомитета Украины по вопросам технического регулирования и промышленной политики № 375.

Штатное расписание утверждается, как правило, в начале года руководителем предприятия и действует в течение календарного года, что также следует из письма Минтруда № 18-23.

Образец приказа утверждения штатного расписания:

Об утверждении штатного расписания

1. Утвердить штатное расписание №3 с численным составом в количестве 28 (двадцати восьми) штатных единиц, месячный фонд оплаты труда равен 545 000 (пятьсот сорок пять тысяч) рублей.

Следует помнить, что наименование должности сотрудника в трудовом договоре обязано в точности совпадать с указанной в штатном расписании.

Составляется штатное расписание на определенную календарную дату, а утверждение его происходит обычно 1 января каждый год. Штатное расписание вводится в действие посредством приказа руководителя.

Изменения в штатном расписании также вносятся при помощи приказа. В случае, когда в течение года в штатное расписание вносились незначительные изменения или не вносились вовсе, на предстоящий год переутверждения штатного расписания не требуется. В таком случае достаточно составить перечень вносимых изменений.

Необходимо отметить, что штатное расписание составляется и для вспомогательных работников предприятия с почасовой оплатой труда, обслуживающих основное производство. Однако для работников со сдельной оплатой труда составление штатного расписания, как правило, на практике не применяется.

Штатное расписание следует составлять не поименно, с указанием наименований должностей и фамилий работников, как это иногда встречается на предприятиях, а по структурным подразделениям в порядке подчиненности, в том числе учитывая подчиненность внутри структурного подразделения (например, гл. бухгалтер — 1, зам. гл. бухгалтера — 1, экономист 1-й категории — 2, бухгалтер 2-й категории — 4 и т. д.).

Поправки в штатное расписание вносятся в случае незначительных изменений организационной структуры, а именно введения новых должностей и/или изменения окладов. В этом случае издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, который должен отражать обоснования внесения изменений и содержать формулировку этих изменений. Если руководителем предприятия издается такой приказ, то штатное расписание, утвержденное в начале года, можно не менять, а руководствоваться приказом о внесении изменений в штатное расписание.

Если же в течение календарного года структура предприятия трансформируется существенно, то целесообразно издавать приказ об утверждении штатного расписания в новой редакции. В таком случае штатное расписание составляется с учетом всех изменений и утверждается руководителем предприятия на момент внесения этих изменений. Следует отметить, что ежемесячно менять и утверждать штатное расписание нецелесообразно. Если же коррективы в штатном расписании незначительны, лучше издать приказ об изменении штатного расписания частично.

Должности работников-совместителей, также как и остальных работников предприятия, для которых эта работа является основной, должны быть предусмотрены в штатном расписании.

При изменении штатного расписания следует обратить внимание, что в соответствии со ст. 32 и 103 КЗоТ собственник или уполномоченный им орган обязан уведомить работника об изменении условий оплаты труда в сторону ухудшения или изменении существующих условий труда (в том числе и изменении оплаты труда в сторону уменьшения) не позднее, чем за 2 месяца до их изменения.

Приказ об изменении штатного расписания

Издание приказа об изменение штатного расписания необходимо при корректировки окладов сотрудников, при добавлении дополнительных штатных единиц или в других случаях, когда требуется незначительное изменение штатного расписания предприятия. При выпуске приказа об изменении штатного расписания, выпуск новой редакции штатного расписания не требуется, но выпущенные приказы становятся приложениями к действующей редакции штатного расписания.

При необходимости, актуальное штатное расписание может быть оформлено в электронном виде работниками кадровой службы.

Изменения в штатное расписание может быть внесено следующими способами:

1. Для существенных изменений в структуре организации, изданием и утверждения нового штатного расписания за следующим регистрационным номером;
2. Для незначительных изменений, изданием приказа о внесении изменений в штатное расписание.

Приказа должен содержать соответствующее наименование и состоять из констатирующей и распорядительной частей. Заголовок приказа может содержать следующие формулировки: «Приказ о внесении изменений в штатное расписание», «Приказ об изменении штатного расписания», «Приказ о частичном изменении штатного расписания».

В приказе рекомендуется отразить основания, послужившие причиной вносимых изменений. В случае значительных изменений в структуре организации, желательно выпустить отдельный приказ об утверждении штатного расписания.

Пример приказа о внесении изменений в штатное расписание:

В связи с производственной необходимостью /необходимостью совершенствования деятельности компании/ П Р И К А З Ы В А Ю:

Внести в действующее штатное расписание следующие изменения:

1. Вывести
Из финансового отдела должность . с окладом . руб.
Из отдела маркетинга должность . с окладом . руб.
2. Ввести
В финансовый отдел должность . с окладом . руб.

1. Переименовать отдел технического контроля в отдел контроля качества.
2. Сократить отдел технической информации штатной численностью 6 человек.
3. Создать технический отдел штатной численностью 5 человек (Приложение 1) Контроль за исполнением приказа возложить на .
Финансовому отделу внести изменения в смету расходов (это для нерадивого начфина) Основание: служебная записка .

Дисциплинарное взыскание
Декретный отпуск
Командировочные расходы
Неотгуленный отпуск

Назад | | Вверх