Требования предъявляемые к информации и виды информации

Виды информации и её свойства

‘Информация informatio — осведомление, разъяснение, изложение) — в широком смысле абстрактное понятие, имеющее множество значений, в зависимости от контекста. В узком смысле этого слова — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления. В настоящее время не существует единого определения термина информация. С точки зрения различных областей знания, данное понятие описывается своим специфическим набором признаков. Информация — совокупность данных, зафиксированных на материальном носителе, сохранённых и распространённых во времени и пространстве.

В то же время никак нельзя называть произведения искусства информацией. Эстетическое, культурологическое понимание термина информация в корне отличается от понимания информации в кибернетике, физике, биологии и т. д.

Органами чувств (приемниками информации) мы принимаем информацию об окружающем мире, в том числе и информацию о произведениях искусства. Но произведения искусства в связи с этим не становятся чистой информацией. Это мы при помощи органов чувств, видя произведения искусства, воспринимаем информацию о произведениях искусств.

В литературе можно найти достаточно много определений термина «информация», отражающих различные подходы к толкованию этого понятия. В «Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ Об информации, технологиях и о защите информации» (http://www.rg.ru/2006/07/29/informacia-dok.html) дается следующее определение этого термина: «информация — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления». Толковый словарь русского языка Ожегова приводит 2 определения слова «информация»:

1. Сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальным устройством.
2. Сообщения, осведомляющие о положении дел, о состоянии чего-нибудь. (Научно-техническая и газетная информации, средства массовой информации — печать, радио, телевидение, кино).

Информация и ее свойства являются объектом исследования целого ряда научных дисциплин, таких как теория информации (математическая теория систем передачи информации), кибернетика (наука о связи и управлении в машинах и животных, а также в обществе и человеческих существах), семиотика (наука о знаках и знаковых системах), теория массовой коммуникации (исследование средств массовой информации и их влияния на общество), информатика (изучение процессов сбора, преобразования, хранения, защиты, поиска и передачи всех видов информации и средств их автоматизированной обработки), информодинамика (наука об открытых информационных системах), информациология (наука о получении, сохранении и передаче информации для различных множеств объектов) и т. д.

В информатике наиболее часто используется следующее определение этого термина:

Информация — осознанные сведения об окружающем мире, которые являются объектом хранения, преобразования, передачи и использования.

Сведения — это знания, выраженные в сигналах, сообщениях, известиях, уведомлениях и т. д. Каждого человека в мире окружает море информации различных видов. Несмотря на то, что единого строгого определения информации не существует, имеется возможность описать этот термин через характерные свойства: дуализм(двойственность), достоверность, полнота, адекватность, доступность и актуальность.

Информация содержится везде. Дерево содержит собственную генетическую информацию, и только благодаря этой информации от семечки берёзы вырастает только берёза. Для деревьев источником информации является воздух, именно по состоянию воздуха дерево может определить время распускания почек. Перелётные птицы знают свой маршрут перелёта, и каждая стая идёт только своим заданным в генах маршрутом.

Стремление зафиксировать, сохранить надолго свое восприятие информации было всегда свойственно человеку. Мозг человека хранит множество информации и использует для хранения её свои способы, основа которых — двоичный код, как и у компьютеров. Человек всегда стремился иметь возможность поделиться своей информацией с другими людьми и найти надёжные средства для её передачи и долговременного хранения. Для этого в настоящее время изобретено множество способов хранения информации на внешних (относительно мозга человека) носителях и её передачи на огромные расстояния.

Основные виды информации по её форме представления, способам её кодирования и хранения, что имеет наибольшее значение для информатики, это:

• графическая или изобразительная — первый вид, для которого был реализован способ хранения информации об окружающем мире в виде наскальных рисунков, а позднее в виде картин, фотографий, схем, чертежей на бумаге, холсте, мраморе и др. материалах, изображающих картины реального мира;
• звуковая (акустическая) — мир вокруг нас полон звуков и задача их хранения и тиражирования была решена с изобретением звукозаписывающих устройств в 1877 г. (см., например, историю звукозаписи на сайте — http://radiomuseum.ur.ru/index9.html); её разновидностью является музыкальная информация — для этого вида был изобретен способ кодирования с использованием специальных символов, что делает возможным хранение её аналогично графической информации;
• текстовая — способ кодирования речи человека специальными символами — буквами, причем разные народы имеют разные языки и используют различные наборы букв для отображения речи; особенно большое значение этот способ приобрел после изобретения бумаги и книгопечатания;
• числовая — количественная мера объектов и их свойств в окружающем мире; особенно большое значение приобрела с развитием торговли, экономики и денежного обмена; аналогично текстовой информации для её отображения используется метод кодирования специальными символами — цифрами, причем системы кодирования (счисления) могут быть разными;
• видеоинформация — способ сохранения «живых» картин окружающего мира, появившийся с изобретением кино.

Существуют также виды информации, для которых до сих пор не изобретено способов их кодирования и хранения — это тактильная информация, передаваемая ощущениями, органолептическая, передаваемая запахами и вкусами и др.

Для передачи информации на большие расстояния первоначально использовались кодированные световые сигналы, с изобретением электричества — передача закодированного определенным образом сигнала по проводам, позднее — с использованием радиоволн.

Создателем общей теории информации и основоположником цифровой связи считается Клод Шеннон (Claude Shannon). Всемирную известность ему принес фундаментальный труд 1948 года — «Математическая теория связи» (A Mathematical Theory of Communication), в котором впервые обосновывается возможность применения двоичного кода для передачи информации.

С появлением компьютеров (или, как их вначале называли в нашей стране, ЭВМ — электронные вычислительные машины) вначале появилось средство для обработки числовой информации. Однако в дальнейшем, особенно после широкого распространения персональных компьютеров (ПК), компьютеры стали использоваться для хранения, обработки, передачи и поиска текстовой, числовой, изобразительной, звуковой и видеоинформации. С момента появления первых персональных компьютеров — ПК (80-е годы 20 века) — до 80 % их рабочего времени посвящено работе с текстовой информацией.

Хранение информации при использовании компьютеров осуществляется на магнитных дисках или лентах, на лазерных дисках (CD и DVD), специальных устройствах энергонезависимой памяти (флэш-память и пр.). Эти методы постоянно совершенствуются, изобретаются и носители информации. Обработку информации (воспроизведение, преобразование, передача, запись на внешние носители) выполняет процессор компьютера. С помощью компьютера возможно создание и хранение новой информации любых видов, для чего служат специальные программы, используемые на компьютерах, и устройства ввода информации.

Особым видом информации в настоящее время можно считать информацию, представленную в глобальной сети Интернет. Здесь используются особые приемы хранения, обработки, поиска и передачи распределенной информации больших объемов и особые способы работы с различными видами информации. Постоянно совершенствуется программное обеспечение, обеспечивающее коллективную работу с информацией всех видов.

С точки зрения информатики наиболее важными представляются следующие общие качественные свойства: достоверность, полнота, точность, актуальность, полезность, ценность, своевременность, понятность, доступность, краткость и пр.

1. Объективность информации. Информация в любом своём проявлении объективна, она отображает объективную действительность. Например фраза «На улице тёплая погода» означает, что человек её произнесший считает погоду на улице тёплой, т.е. информацией в данном случае будет являться то, что определённый человек произнёс фразу следующего содержания.
2. Достоверность информации. Информация достоверна, если она отражает истинное положение дел. Достоверная информация помогает принять нам правильное решение. Недостоверной информация может быть по следующим причинам:
   • преднамеренное искажение (дезинформация) или непреднамеренное искажение субъективного свойства;
   • искажение в результате воздействия помех («испорченный телефон») и недостаточно точных средств ее фиксации.
3. Полнота информации. Информацию можно назвать полной, если ее достаточно для понимания и принятия решений. Неполная информация может привести к ошибочному выводу или решению.
4. Точность информации определяется степенью ее близости к реальному состоянию объекта, процесса, явления и т. п.
5. Актуальность информации — важность для настоящего времени, злободневность, насущность. Только вовремя полученная информация может быть полезна.
6. Полезность (ценность) информации. Полезность может быть оценена применительно к нуждам конкретных ее потребителей и оценивается по тем задачам, которые можно решить с ее помощью.

Самая ценная информация — полезная. При этом следует учитывать, что и недостоверная информация (например, художественная литература), имеет большую значимость для человека. В художественной литературе полезная информация представлена неявным образом. Социальная (общественная) информация обладает еще и дополнительными свойствами:

• имеет семантический (смысловой) характер, то есть понятный, так как именно в понятиях обобщаются наиболее существенные признаки предметов, процессов и явлений окружающего мира.
• имеет языковую природу (кроме некоторых видов эстетической информации, например изобразительного искусства). Одно и то же содержание может быть выражено на разных естественных (разговорных) языках, записано в виде математических формул и т. д.

С течением времени количество информации растет, информация накапливается, происходит ее систематизация, оценка и обобщение. Это свойство назвали ростом и кумулированием информации. (Кумуляция — от лат. cumulatio — увеличение, скопление). Старение информации заключается в уменьшении ее ценности с течением времени. Старит информацию не само время, а появление новой информации, которая уточняет, дополняет или отвергает полностью или частично более раннюю. Научно-техническая информация стареет быстрее, эстетическая (произведения искусства) — медленнее.

Логичность, компактность, удобная форма представления облегчает понимание и усвоение информации.

Требования предъявляемые к информации и виды информации

В настоящее время формирование и производство информации становится важнейшим элементом человеческой деятельности. Информация различна по своему предметному содержанию: научная, техническая, производственная, управленческая, экономическая, социальная, правовая и т.п.

Управленческая информация – информация, которая обслуживает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и обеспечивает решение задач организационно-экономического управления народным хозяйством и его звеньями.

Понятие экономической информации

Одной из важнейших разновидностей информации является информация экономическая . Ее отличительная черта — связь с процессами управления коллективами людей. организацией. Экономическая информация сопровождает процессы производства, распределения. обмена и потребления материальных благ и услуг. Значительная часть ее связана с общественным производством и может быть названа производственной информацией.

Экономическая информация — совокупность сведений, отражающих социально-экономические процессы и служащих для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сфере. Мы будем понимать информацию, характеризующую производственные отношения в обществе.

К ней относятся сведения, которые циркулируют в экономической системе, о процессах производства, материальных ресурсах, процессах управления производством, финансовых процессах, а также сведения экономического характера, которыми обмениваются между собой различные системы управления.

Конкретизируем понятие экономической информации на примере системы управления промышленным предприятием. В соответствии с общей теорией управления, процесс управления можно представить как взаимодействие двух систем — управляющей и управляемой.

Рис. 1.2. Структура системы управления

Система управления предприятием функционирует на базе информации о состоянии объекта, его входов Х (материальные, трудовые, финансовые ресурсы) н выходов Y (готовая продукция, экономические и финансовые результаты) в соответствии с поставленной целью (обеспечить выпуск необходимой продукции) (см. рис. 1.2). Управление осуществляется путем подачи управленческого воздействия 1 (план выпуска продукции) с учетом обратной связи — текущего состояния управляемой системы (производства) и внешней среды (2, 3) — рынок, вышестоящие органы управления. Назначение управляющей системы — формировать такие воздействия на управляемую систему, которые побуждали бы последнюю принять состояние, определяемое целью управления. Применительно к промышленному предприятию с некоторой долей условности можно считать, что цель управления — это выполнение производственной программы в рамках технико-экономических ограничении; управляющие воздействия — это планы работ подразделении, обратная связь данные о ходе производства: выпуске и перемещении изделии, состоянии оборудования, запасах на складе и т.д.

Очевидно, что и планы, и содержание обратной связи — не что иное, как информация. Поэтому процессы формирования управляющих воздействий как раз и являются процессами преобразования экономической информации. Реализация этих процессов и составляет основное содержание управленческих служб, в том числе экономических. К экономической информации предъявляются следующие требования: точность, достоверность, оперативность.

Точность информации обеспечивает ее однозначное восприятие всеми потребителями. Достоверность определяет допустимый уровень искажения как поступающей, так и результатной информации, при котором сохраняется эффективность функционирования системы. Оперативность отражает актуальность информации для необходимых расчетов и принятия решений в изменившихся условиях.

Свойства информации экономической и управленческой информации:

• Достоверность – информация не искажает истинное положение дел;

• Полнота – информации достаточно для понимания и принятия решения.

• Ценность информации – зависит от того, для каких задач данная информация используется;

• Актуальность – информация должна соответствовать постоянно изменяющимся условиям;

• Ясность и понятность – информация должна быть выражена языком, понятным для пользователей информации.

Для экономической информации характерны:

• многократное повторение циклов её получения и преобразования в установленные временные периоды;

• многообразие источников и потребителей;

• значительный удельный вес арифметических и логических операций при её обработке

Отдельные виды экономической информации:

Биржевая и финансовая информация — информация о котировках ценных бумаг, валютных курсах, учетных ставках, рынках товаров и капиталов, инвестициях, ценах. Источниками такой информации являются биржи и обслуживающие их специальные службы биржевой и финансовой информации. Главным фактором, обеспечивающим коммерческую ценность такой информации, являются ее полнота, точность и оперативность.

Статистическая информация — числовая экономическая, демографическая и социальная информация. Предоставляется органами статистики (государственными и негосударственными) в виде динамических рядов, отчетов, оценок, прогнозов и т.п.

Коммерческая информация — адресно-реквизитные данные об отраслях, предприятиях и их ответственных сотрудниках (включая данные о направлениях деятельности, ассортименте выпускаемой продукции, ценах и т.п.). Источники ее — государственные и целый ряд негосударственных организаций, издающих различные подборки, каталоги.

Информация по коммерческим предложениям поступает от специализированных фирм — информационных торговых посредников.

Политические, экономические, военные и т.п. новости , интересующие представителей различных социальных групп, в частности, предпринимателей.

Нормативно правовые акты , в том числе:

• общехозяйственные акты — гражданское , арбитражное, налоговое право,

• акты, регламентирующие отдельные виды деятельности ,

• нормативные и рекомендующие документы по стандартизации

Данные – это информация, обработанная и представленная в формализованном виде для дальнейшей обработки.

Данные – элементарное описание вещей, событий, действий, сделок. Данные записывают, классифицируют, хранят, но не структурируют для получения специфичной информации. БД состоит из хранимых данных, организованных для обработки. Данные могут быть числовыми, текстовыми, графическими, звуковыми, видео.

Информация – это данные, которые организованны таким образом, что они имеют значение и смысл для получателя (конечного пользователя). Пользователь интерпретирует смысл данных и строит заключения, делает выводы. Данные обрабатываются специальными прикладными программами (например, система покупки и продажи акций через Интернет, университетская онлайновая система регистрации, система инвентаризации) на более высоком уровне, чем БД.

Знания – это данные и информация, которые организованны и обработаны таким образом, что они могут передавать понимание, опыт, навыки, мнения применительно к конкретной задаче.

Информационные ресурсы – это документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, депозитариях, музейных храненьях и др.).

В течение всей предшествующей XX в. истории развития человеческой цивилизации основным предметом труда оставались материальные объекты. Деятельность за пределами материального производства и обслуживания, как правило, относилась к категории непроизводительных затрат. Экономическая мощь государства измерялась его материальными ресурсами. Еще в конце 70-х годов председатель программы по формированию политики в области информационных ресурсов, профессор Гарвардского университета А. Оеттингер писал, что наступает время, когда информация становится таким же основным ресурсом, как материалы и энергия, и, следовательно, по отношению к этому ресурсу должны быть сформулированы те же критические вопросы: кто им владеет, кто в нем заинтересован, насколько он доступен, возможно ли его коммерческое использование? Президент Академии наук США Ф. Хендлер сформулировал эту мысли следующим образом: “Наша экономика основана не на естественных ресурсах, а на умах и на применении научного знания”. В настоящее время идет борьба за контроль над наиболее ценными из всех, известных до настоящего времени ресурсов — национальные информационные ресурсы.

“Мы идем в другие страны не для того, чтобы воспользоваться преимуществами более низких издержек. Мы внедряемся туда потому, что там есть интеллектуальные резервы, и мы должны их перехватить, для того, чтобы успешно конкурировать”.

Термин “информационные ресурсы” стал широко использоваться в научной литературе после публикации известной монографии Г.Р. Громова “Национальные информационные ресурсы: проблемы промышленной эксплуатации”. Сейчас он еще не имеет однозначного толкования, несмотря на то, что это понятие является одним из ключевых в проблеме информатизации общества. Поэтому важной является проблема понимания сущности информационного ресурса, как формы представления данных и знаний, его роли в социальных процессах, а также закономерностей формирования, преобразования и распространения различных видов информационных ресурсов обществе

Метаданные – это информация о структуре и свойствах данных.

Информационный продукт – совокупность данных, сформированная производителем для распределения в вещественной и не вещественной форме.

Информационная услуга – получение и предоставление в распоряжение пользователя информационных продуктов.

База данных – совокупность наборов данных. Однако не каждая совокупность данных, занесенная в память компьютера, образует БД. Для этого необходимо выполнение двух условий:

• данные должны составлять некоторое единое целое, т.е. должны быть отобраны на основании стабильного классификационного критерия;

• к соответствующим информационным продуктам должен быть организован доступ определенного числа пользователей.

Экономическая информационная система (ЭИС) представляет собой систему, функционирование которой во времени заключается в сборе, хранении, обработке и распространении информации о деятельности какого-то экономического объекта реального мира. Информационная система создается для конкретного экономического объекта и должна в определенной мере копировать взаимосвязи элементов объекта.

Автоматизированная информационная система – совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.

Управленческая информация: ее виды и свойства

В процессе управления организацией постоянно происходит обмен информацией. Руководитель сообщает своим подчиненным информацию, необходимую для выполнения их

Рис. 1.1. Информационный и личностный аспекты коммуникации

работы, подчиненные представляют руководителю отчеты о выполненной работе. Разные подразделения организации и отдельные работники передают друг другу разнообразную информацию, без которой организация не может существовать и функционировать. С одной стороны, информация – это предмет труда управленческих работников, т.е. это то, на что направлены их трудовые усилия. При этом они могут собирать информацию, обобщать ее, производить различного рода расчеты, осуществлять анализ собранных данных и т.п. С другой стороны, результат труда работников управления также представлен в виде информации. Так, в основе приказов, инструкций, распоряжений, служебных записок лежит информация, которую требуется довести до тех или иных сотрудников организации.

Процесс обмена информацией настолько важен для жизни организации, что с позиции теории информации все управление организацией как раз и является непрерывным процессом ее сбора, обработки, хранения и распределения.

В самом общем виде можно дать следующее определение информации.

Информация – это сведения и факты об окружающем мире, отраженные в сознании человека, зафиксированные каким-либо способом и поэтому обладающие свойством воспроизводимости.

В науке и практике современности нет другого понятия, по поводу которого ведется столько споров, дискуссий, имеется столько различных точек зрения как по поводу понятия «информация».

Можно выделить три наиболее распространенные концепции информации, каждая из которых по-своему объясняет ее сущность.

Первая концепция – количественно-информационный подход (концепция К. Шеннона) отражает и определяет информацию как меру неопределенности (энтропию) события. Согласно этой концепции количество информации в том или ином случае зависит от вероятности его получения: чем более вероятным является сообщение, тем меньше информации содержится в нем. Этот подход, хоть и не учитывает смысловую сторону информации, является полезным для решения технических вопросов, в частности, в технике связи и вычислительной технике. Он послужил основой для измерения информации и оптимального кодирования сообщений.

Вторая концепция рассматривает информацию как свойство (атрибут) материи. Ее появление связано с развитием кибернетики и основано па утверждении, что информацию содержат любые сообщения, воспринимаемые человеком и приборами. Иными словами, информация как свойство материи создает представление о ее природе и структуре, упорядоченности, разнообразии и т.д. Она не может существовать вне материи, а значит, она существовала и будет существовать вечно. Ее можно накапливать, хранить, перерабатывать.

Третья концепция – логико-семантичекий подход (семантика – изучение текста с точки зрения смысла). В рамках этой концепции информация трактуется как знание, причем не любое знание, а та его часть, которая используется для ориентирования в ситуации, для активных действий. В этом смысле информация – это действующая, полезная, работающая часть знаний [1] .

Таким образом, существуют разные концепции в понимании информации, но для управленческой деятельности человека наиболее приемлем логико-семантический подход. То есть для управления организациями информацией является «действующая», «полезная», «работающая» часть знаний.

Управленческая информация – это набор фактов, которые могут быть полезны при разработке и реализации управленческих решений.

Управленческая информация может быть объективной (факты, документы) и субъективной (мнения, суждения).

По мнению американских исследователей Р. Акоффа и Ф. Эмери [2] , информацию по типу производимых ею изменений можно разделить на сообщения:

• – информирующего характера;
• – инструктирующего характера;
• – мотивирующего характера.

В то же время следует иметь в виду, что множество сообщений содержат в себе признаки каждого из этих трех типов.

Рассмотрим характеристики управленческой информации (рис. 1.2).

Рис. 1.2. Характеристики управленческой информации

1. Объем. Среди качественных характеристик объема информации выделяют ее избыточность, недостаточность и достаточность.

Информационная избыточность об объекте управления в некоторых случаях может повысить качество решения, однако увеличивает время па его принятие и повышает стоимость информации. Если из «сырой» информации не выделять значимую и нужную, она может нанести вред, поскольку организации поглощают и распределяют все больше информации, однако качество ее снижается [3] . Тем не менее для принятия важных решений иногда требуется дублирование информации, т.е. создание информационной избыточности.

Напротив, недостаток информации затрудняет выработку правильного решения и увеличивает степень риска.

Недостаток информации часто создается искусственно из-за монополизации различных сведений, которая проявляется в двух направлениях.

• • обоснованное или необоснованное засекречивание части необходимых сведений;
• • стремление отдельных лиц или организаций монопольно обладать информацией для повышения своего социального и материального статуса.

Решение проблемы недостатка информации может состоять в демократизации информационных процессов, т.е. в широком доступе всех заинтересованных лиц к интересующей их информации через различные каналы.

Достаточный уровень информации – это минимальный для конкретного человека объем информации, при котором он может принять обоснованное управленческое решение. Современные руководители постоянно решают нелегкую для себя задачу: какую информацию и в каком объеме следует предоставлять ее тому или иному работнику.

• 2. Достоверность. В некоторых случаях достоверность зависит от порядка документооборота. Обычно, чем меньше людей принимают участие в сборе, передаче и обработке информации, тем выше ее достоверность. Следует также учитывать, что об одном и том же событии можно получить разную информацию в зависимости от методики ее сбора и обработки. В то же время достоверность зависит от времени прохождения информации. Например, даже абсолютно достоверная информация, пришедшая к получателю слишком поздно, может стать ложной из-за произошедшего изменения ситуации.
• 3. Стоимость информации. Характеризуется уровнем затрат ресурсов (материалов, времени, денег) на принятие правильного решения. Она квалифицирует информацию как товар, имеющий потребительную стоимость.
• 4. Насыщенность информации. Это соотношение полезной и фоновой информации. Полезная управленческая информация – это информация, которая имеет непосредственное отношение к объекту управления. Фоновая информация служит для лучшего восприятия полезной (деловой) информации за счет улучшения настроения, поднятия эмоционального уровня. Она может включать шутки, анекдоты, сведения о материальном и моральном стимулировании, вспомогательную и вводную информацию. Если фоновой информации нет, то полезная оценивается человеком как «сухая» и плохо воспринимается.
• 5. Открытость информации. Это возможность ее предоставления различным категориям работников. Существует три уровня открытости информации:
  • • секретная (государственная тайна) – отражает глобальные потребности государства и имеет ограничения на использование;
  • • конфиденциальная (для служебного пользования) – выражает интересы общества, потребности группы или коллектива людей. Имеет ограничения на использование. К конфиденциальной информации относятся сведения о потенциале коммерческой организации (кадровом, технологическом, научном и т.п.);
  • • публичная (открытая) – отображает потребности и интересы общества. Не имеет ограничений на использование.
• 6. Соответствие информации ценностным ориентирам деятельности человека ши организации.

Важно различать данные и информацию. Данные рассматривают как некий случайный набор отдельных фактов. Сегодня данные регистрируются на множестве носителей. Записанные на бумаге, пленке, магнитных и оптических дисках данные могут принимать любые формы. Однако только тогда, когда соответствующие данные отобраны, организованы и должным образом обобщены, создается управленческая информация.

Таким образом, управленческая информация должна отвечать определенным характеристикам с точки зрения ее объема, достоверности, стоимости, насыщенности, открытости, соответствия ценностным ориентирам организации. Именно от этих характеристик зависит качество принимаемых руководителями управленческих решений, направленность и точность их управленческих воздействий.

Качество подготовки информации для практического использования определяется целым рядом факторов:

• – кто готовит информацию;
• – какое количество времени имеется для ее обработки;
• – какова степень ее полноты;
• – по каким критериям она оценивается;
• – как и кем используется;
• – какими техническими средствами передается и перерабатывается;
• – насколько подготовлено высшее руководство к восприятию, адекватной оценке и умелому использованию [4] .

Весь имеющийся в организации объем информации определяет ее информационные ресурсы.

• [1] См.: Основы менеджмента: компьютеризированный учебник / под ред. Э. М. Короткова. С. 31.
• [2] См.: Акофф Р., Эмери Ф. О целеустремленных системах.
• [3] См.: Кверк Б. Создавая связи. Внутрикорпоративные коммуникации в бизнес-стратегии. С. 42.
• [4]Медведев В. П. Основы менеджмента. М., 2002. С. 184.

Сущность и виды информации

Существует два основных подхода к пониманию информации: математизация понятия информации и возведение категории «информация» в ранг общефилософской категории, отражающей всеобщее свойство мира.

В социально-экономическом плане информацию связывают с отражением в сознании человека окружающего мира, его познанием. В таком ее понимании информация является необходимым условием трудовой деятельности человека, где она выступает средством коммуникации между людьми. Это и определяет ее роль в управлении, осуществление которого было бы невозможно без связей. В процессе управления информация — совокупность сведений о состоянии управляющей и управляемой систем и внешней среды. Она является основой процесса управления. Все стадии и этапы процесса управления связаны с переработкой информации и ее непрерывным движением.

Одна и та же информация может вызывать различные эмоции и представлять разную ценность, поэтому введение ее количественной меры является весьма сложной задачей.

Информацию об объекте можно рассматривать как отображение этого объекта в некоторой материальной системе, которое может существовать независимо от самого объекта и независимо от того, будет ли эта информация кем-то и когда-то использована. Однако если информация как некоторое отображение может существовать независимо от человека, то говорить о ценности информации, ее потребительской стоимости можно только в связи с человеком, который эту информацию потребляет, в связи с процессом, где она используется. Это вызвано тем, что различное понимание того или иного слова может сильно изменить смысл передаваемого сообщения.

В человеко-машинных системах можно выделить следующие характерные особенности информации.

Целевое назначение. Информация имеет определенную цель в момент передачи ее для пользователя. Принятие решения, планирование, оперативное управление, контроль, поиск — являются основными целями информации в человеко-машинных системах.

Ценность информации. Под ценностью информации, или ее потребительной стоимостью, понимают тот материальный эффект, который дает ее использование. Ценность информации определяется характером объекта и истинностью сообщения. Она зависит от способа и скорости ее передачи, надежности, старения и прочих факторов.

Надежность и достоверность. Надежность характеризует технические возможности средств передачи и обработки информации. Достоверность — это степень отражения истинного состояния объекта.

Избыточность. Понятие избыточности имеет важное значение при построении систем. В системе, в которой стоимость ошибки в результате неправильного преобразования команд или выхода из строя какого-либо элемента может иметь практическое значение, должно быть предусмотрено создание значительной избыточности информации.

Быстродействие. Скорость передачи и приема информации человеком определяется временем, необходимым для понимания ситуации на объекте. Скорость работы технических устройств системы определяется количеством данных, обрабатываемых или передаваемых в единицу времени.

Периодичность. Это частота передачи информации. Плановая информация требуется сравнительно редко. На уровнях оперативного управления информация должна поступать с периодичностью, соответствующей происходящим реальным событиям. Затраты на информацию определяются тем общественно полезным трудом, который затрачивается на ее сбор, хранение, обработку и поиск.

Непрерывность. Информация может быть представлена в непрерывной форме для выдачи непрерывных данных.

Основными способами выдачи информации в человеко-машинных системах являются визуальный и звуковой.

Управление на основе информации, строящейся по принципу обратной связи, представляет собой основную и важнейшую особенность систем и имеет существенное значение для построения управленческой информационной системы. Управление и обратная связь сопутствуют друг другу.

Объект управления осуществляет свою деятельность в целях реализации поставленных перед ним задач по заданным критериям эффективности. Окружающая среда постоянно оказывает воздействие на объект управления, а он в свою очередь для достижения намеченных целей также стремится оказывать соответствующее воздействие на окружающую среду. В случае изменения окружающей обстановки объект неизбежно изменяет формы своей деятельности.

Для правильного определения целей и эффективных методов деятельности объект управления в каждый момент времени должен иметь сведения, с одной стороны, об окружающей обстановке и ее изменениях (информация о внешних условиях), а с другой — о своей организации и ее функционировании (информация о внутренних условиях).

Для изучения, идентификации и анализа внешней и внутренней обстановки используется входящая информация, а исходящая информация является средством воздействия на эту обстановку или приспособления к ней объекта управления.

Деятельность объекта управления, его реакция на изменение внешних и внутренних обстоятельств основывается на анализе, обработке и синтезе информации об изменениях внешних и внутренних условий.

Особое значение в массиве производственной информации имеет информация об использовании ресурсов. Она предназначена для выявления и устранения «узких» мест в производстве. Благодаря этой информации руководителям предприятий предоставляется возможность быстро определять отклонения от запланированного хода производства. На основе экономической информации дается оценка деятельности предприятия, производственных подразделений.

Информация может быть дифференцирована по аспектам управления. По этому признаку выделяют экономическую, организационную, социальную, техническую информацию. В практике управления при разработке решений недостаточно используется социальная информация, которая не всегда имеет оптимально организованную форму учета и использования. Это отрицательное явление в процессе управления. Встречаются недостатки, связанные с несвоевременным обновлением экономической и организационной информации.

По характеру предоставления информацию можно подразделить на визуальную, аудио- и аудиовизуальную.

Визуальная информация, особенно в виде графиков, таблиц, характеризуется повышенной скоростью ее восприятия, может одновременно сообщаться группе людей, способствует аналитическому характеру восприятия информации, отражает тенденции и зависимости. В результате использования наглядных форм отображения информации совершенствуется информационное обеспечение управления.

Аудиоинформация — это информация, воспринимаемая на слух. В современных условиях очень важны формы фиксирования и передачи аудиоинформации — использование звукозаписи, получаемой с помощью портативных магнитофонов и диктофонов.

Аудиовизуальная форма передачи информации совмещает в себе информацию в виде изображения и звука. Она отображается с помощью киноустановок, телевизионной аппаратуры, получающей в настоящее время большое распространение в процессе управления.

По форме предоставления можно выделить цифровую, буквенную, и кодированную информацию.

Цифровая информация играет важную роль в процессе управления. Цифры более емки в информационном отношении, они вносят точность в предоставляемую информацию. Но в процессе управления невозможно все свести к цифровым формам предоставления информации.

Буквенная информация помогает понять и оценить качественные тенденции развития управляемой системы, содержательные аспекты ее состояния, что является неотъемлемой частью процесса управления.

Кодированная информация предназначена для использования современных технических средств управления, помогающих собирать, хранить, искать, передавать, обрабатывать информацию.

Информация может быть классифицирована по времени ее активного использования. Здесь можно выделить постоянную и переменную информацию.

Постоянная информация часто используется в форме нормативных и регламентирующих актов, долгосрочных заданий.

Переменная информация — это текущая, оперативная информация, используемая сравнительно небольшой промежуток времени. Переменная информация отражает свойства и количественные характеристики разных производственных операций. Она используется в одном цикле обработки оперативного управления и регулирования хода производства и «живет» лишь незначительный промежуток времени, затем «исчезает», обновляется уже с другим значением. Следовательно, для того чтобы оперативно управлять производством, необходимо вовремя ее уловить, зафиксировать.

Условно-постоянная информация остается неизменной или подвергается незначительным изменениям в течение длительного промежутка времени и многократно используется для решения задач управления. Часто одна и та же условно-постоянная информация используется для решения разных задач управления, поэтому целесообразно создавать централизованный информационный фонд предприятия для удовлетворения всех информационных потребностей пользователей — работников аппарата управления.

По отношению к системе управления информация подразделяется на входную и выходную. Информация, поступающая на объект управления, — входная, от объекта управления — выходная. В зависимости от назначения того или иного вида информации предъявляются определенные требования к структуре входной и выходной информации, форме и периодичности ее предоставления (носитель), системе кодирования.

По отношению к операциям обработки входная информация классифицируется на обрабатываемую (активную) и необрабатываемую (пассивную), непосредственно не используемую для воздействия на объект управления.

Обрабатываемая информация по стадиям образования бывает исходной, которая используется для проведения различного рода расчетов, логической обработки, и производной, которая получается в результате расчетов. В свою очередь исходная информация подразделяется на две группы: первичную и промежуточную. Первичную информацию получают в результате прямого наблюдения за ходом производственного процесса, выполнения хозяйственных операций. Промежуточная информация может сразу же использоваться для обработки, а в течение некоторого периода накапливаться на каких-либо носителях.

По возможности продуктивного использования можно выделить информацию полезную, ложную и избыточную. В информационном обеспечении процесса управления присутствуют все эти виды информации. Необходимо стремиться к минимальному получению ложной информации, затрудняющей разработку управленческого решения, или к определению правильного объема необходимой информации. При избыточности информации в информационном обеспечении процесса управления также создаются дополнительные трудности его осуществления.