Инструкция о делопроизводстве следственного комитета
Завершается внедрение АИК «НАДЗОР» в следственном управлении Следственного комитета Российской Федерации по Томской области
Компания «КС-Консалтинг» (партнер ЭОС) завершает в мае 2014 года проектные работы по внедрению автоматизированного информационного комплекса (АИК) «НАДЗОР» в следственном управлении Следственного комитета Российской Федерации по Томской области. Проектом охвачен аппарат управления, а также городские и межрайонные следственные отделы.
К компетенции СУ СК РФ по Томской области относится осуществление предварительного расследования уголовных дел, подследственных органам Следственного комитета Российской Федерации Главной задачей является оперативное, эффективное, качественное расследование тяжких и особо тяжких преступлений, совершенных на территории Томской области.
До старта проекта в СУ по Томской области использовалась смешанная система делопроизводства без каких-либо элементов автоматизации. Основной точкой «входа» и «выхода» документов являлся отдел по приему граждан и документационному обеспечению (отдел ДОУ), где регистрировалась входящая и исходящая корреспонденция. Часть исходящих документов регистрировалась в подразделениях, а в ДОУ они передавались для отправки.
Регистрация велась в бумажном варианте – для переписки использовались карточные и журнальные формы, а для обращений граждан – картотечная система. Документы исполнителям передавались под роспись в реестрах.
Решение о внедрении программного комплекса для управления документооборотом в следственном управлении по Томской области было принято в конце 2013 года. В связи с уникальностью решаемых задач в процессе деятельности следственного управления создаются весьма специфические документы, не имеющие аналогов в иных органах власти. Поэтому при автоматизации документооборота требовалось включить в единую СЭД не только обычные управленческие документы и переписку, но и уголовные дела, а также контрольные производства. Кроме этого, необходимо было автоматизировать обмен документами между территориальными отделами и центральным аппаратом, обеспечить отслеживание исполнения документов, быстрый поиск в общей базе денных, а также создание различных отчетов – по документообороту, обращениям граждан и др.
Все эти задачи обеспечивал функционал АИК «НАДЗОР», — специализированного программного продукта компании ЭОС. Эта система и была выбрана для внедрения. Продукт полностью соответствовал ведомственным требованиям по организации документооборота, закрепленным в Инструкции по делопроизводству Следственного комитета Российской Федерации, утвержденной приказом от 18.07.2012 № 40.
11 мест АИК «НАДЗОР» были установлены в подразделениях аппарата управления, 10 мест получили городские и межрайонные отделы. Все подразделения получили доступ в единую базу данных, при этом каждый территориальный отдел и каждое подразделение аппарата работают в отдельной картотеке. Система картотек позволила разграничить права доступа к служебным документам в соответствии с распределением функций внутри следственного управления.
В системе были заведены все необходимые группы документов, установленные нормами ведомственной Инструкции по делопроизводству. Автоматизирована регистрация входящей, исходящей переписки, организационно-распорядительной документации. Также средствами АИК «НАДЗОР» налажен учет входящих и исходящих уголовных дел. Автоматизировано заведение контрольных производств по документам, списание документов в наряды, печать почтовых реестров на заказную, простую, фельдъегерскую доставку, печать конвертов.
В регистрационных картах заведены дополнительные реквизиты, которые позволяют более полно отражать информацию по документальным единицам. Так, в карточках обращений граждан заведены стандартные формулировки решений, принятых по обращениям («отклонено», «разъяснено» и т.д.). В карточки учета уголовных дел внесены основания приостановления дела, меры процессуального принуждения, некоторые положения Уголовного кодекса Российской Федерации. Кроме информативной функции, дополнительные реквизиты позволили существенно сократить время формирования разнообразных периодических отчетов (ежемесячных, квартальных и т.д.).
АИК «НАДЗОР» позволил вывести на новый уровень информационное взаимодействие в следственном управлении. Ранее в территориальные отделы копии документов поступали в основном через курьеров, по факсу или почтовой связью. Новая система документооборота позволила полностью заменить эти каналы, причем гарантирована своевременная (фактически мгновенная) доставка электронных документов получателям.
В середине апреля система заработала в центральном аппарате, сейчас завершается подключение территориальных отделов. В дальнейших планах – организация поточного сканирования документов с помощью дополнительной опции. Для этого необходимо приобрести новое оборудование – поточные сканеры.
Делопроизводство и документооборот в СО по Ленинскому району г. Кирова
Нормативно-правовые и организационные основы Следственного комитета России. Организация управления и полномочия Следственного отдела по Ленинскому району г. Кирова. Работа с обращениями граждан в системе СК России. Контроль исполнения документов.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru
Учебная практика была пройдена мною в следственном отделе по Ленинскому району города Кирова следственного управления Следственного комитета Российской Федерации по Кировской области (далее — СО по Ленинскому району г. Киров), расположенному по адресу: г. Киров, ул. Красина, 5/4.
СО по Ленинскому району г. Кирова входит в структуру следственного управления Следственного Комитета Российской Федерации по Кировской области (далее — СУ СК России по Кировской области). Его деятельность регламентируется организационно — распорядительными документами, как СУ СК России по Кировской области, так Следственного комитета России (далее — СК России). документооборот следственный отдел
В период практики мною:
— изучена структура СО по Ленинскому району г. Кирова;
— проанализированы функции и методы управления отделом;
— изучены особенности делопроизводства и документооборота в СО по Ленинскому району г. Кирова;
— проанализированы нормативно — правовые акты, которыми регламентирована деятельность СО по Ленинскому району г. Кирова;
— изучены должностные инструкции, приказы и распоряжения СУ СК России по Кировской области;
— выделены особенности организации контроля исполнения решений в СО по Ленинскому району г. Кирова.
ГЛАВА 1.СО по Ленинскому району г. Киров
1.1 Нормативно-правовые и организационные основы СК России
СО по Ленинскому району г. Кирова, является одним из 19 следственных отделов, входящих в структуру следственного управления СК России по Кировской области. Работа данного следственного отдела, как в целом и вся деятельность СК России регламентируется федеральным законом от 28 декабря 2010 г. № 403-ФЗ «О Следственном комитете Российской Федерации».
Согласно данному федеральному закону, СК России — является федеральным государственным органом, осуществляющим в соответствии с законодательством Российской Федерации полномочия в сфере уголовного судопроизводства. СК России непосредственно подчиняется Президенту России. Руководителем СК России является — Председатель СК России, генерал-полковник юстиции Бастрыкин А.И.
Основными задачами СК России являются:
— оперативное и качественное расследование преступлений в соответствии с подследственностью, установленной уголовно — процессуальным законодательством России;
— обеспечение законности при приеме, регистрации, проверке сообщений о преступлениях, возбуждении уголовных дел, производстве предварительного расследования, а также защита прав и свобод человека и гражданина;
— осуществление процессуального контроля за деятельностью следственных органов СК России и их должностных лиц;
— организация и осуществление в пределах своих полномочий выявления обстоятельств, способствующих совершению преступлений, принятие мер по устранению таких обстоятельств;
— осуществление в пределах своих полномочий международного сотрудничества в сфере уголовного судопроизводства;
— разработка мер по реализации государственной политики в сфере исполнения Российской Федерации об уголовном судопроизводстве;
— совершенствование нормативно-правового регулирования в установленной сфере деятельности;
— определение порядка формирования и представления статистических отчетов и отчетности о следственной работе, процессуальном контроле. ФЗ от 28 декабря 2010 г. № 403-ФЗ «О Следственном комитете Российской Федерации».
Указом Президента России № 38 от 14.01.2011 «Вопросы деятельности СК России», в систему СК России входят:
— центральный аппарат Следственного комитета;
— главные следственные управления и следственные управления Следственного комитета по субъектам Российской Федерации и приравненные к ним специализированные (в том числе военные) следственные управления и следственные отделы Следственного
— межрайонные следственные отделы, следственные отделы и следственные отделения Следственного комитета по районам, городам и приравненные к ним, включая специализированные (в том числе военные), следственные подразделения Следственного комитета.
В центральном аппарате Следственного комитета создаются подразделения:
— главные управления и управления (в том числе управления в составе главных управлений);
— отделы (в том числе в составе главных управлений и управлений);
— отделения (в том числе в составе главных управлений, управлений и отделов).
В аппаратах главных следственных управлений и следственных управлений Следственного комитета по субъектам Российской Федерации и приравненных к ним специализированных (в том числе военных) следственных управлений Следственного комитета создаются подразделения: управления, отделы и отделения.
В систему Следственного комитета входят научные, образовательные (в том числе общеобразовательные, кадетские), санаторно-курортные, оздоровительные, реабилитационные, культурные учреждения, физкультурно-спортивные организации, редакции электронных и печатных изданий, типографии, иные создаваемые для обеспечения деятельности Следственного комитета учреждения и организации, являющиеся юридическими лицами, а также экспертные и ревизионные подразделения, информационные подразделения, подразделения физической защиты для обеспечения безопасности сотрудников Следственного комитета.
Следственный комитет, главные следственные управления и следственные управления Следственного комитета по субъектам Российской Федерации и приравненные к ним специализированные (в том числе военные) следственные управления и следственные отделы Следственного комитета, а также научные, образовательные (в том числе общеобразовательные, кадетские), санаторно-курортные, оздоровительные, реабилитационные, культурные учреждения, физкультурно-спортивные организации, редакции электронных и печатных изданий, типографии, иные создаваемые для обеспечения деятельности Следственного комитета учреждения и организации имеют в оперативном управлении объекты административного, социально-бытового и хозяйственного назначения.
В Следственном комитете учреждаются должности руководителей следственных органов, их первых заместителей, заместителей, помощников, старших помощников и помощников по особым поручениям, следователей, старших следователей, следователей по особо важным делам, старших следователей по особо важным делам, старших следователей по особо важным делам при Председателе Следственного комитета Российской Федерации, следователей-криминалистов, старших следователей-криминалистов, инспекторов, старших инспекторов, экспертов, старших экспертов, ревизоров, старших ревизоров, специалистов, старших специалистов, помощников следователя (следователя-криминалиста) и другие должности. Указ Президента России № 38 от 14.01.2011 г. «Вопросы деятельности СК России».
В структуру СУ СК России по Кировской области входят: руководитель, первый заместитель руководителя, заместитель руководителя , помощники руководителя, первый отдел по расследованию особо важных дел, второй отдел по расследованию особо важных дел, отдел процессуального контроля, отдел криминалистики, отдел по приему граждан и документационному обеспечению, отдел кадров, финансово-экономический отдел, отдел материально-технического обеспечения, а также следственные отделы и межрайонные следственные отделы.
Непосредственный контроль за деятельностью СО по Ленинскому району г. Кирова осуществляет СУ СК России по Кировской области в рамках предоставленных ему полномочий. Надзор за законностью деятельности осуществляют органы прокуратуры в порядке, установленном законодательством России.
1.2 Организация управления и полномочия СО по Ленинскому району г. Кирова
СО по Ленинскому району г. Кирова возглавляет руководитель следственного отдела, назначаемый на должность Председателем СК России.
Также в СО по Ленинскому району г. Кирова установлены следующие должности: 2 заместителя руководителя, 11 следователей и помощник руководителя.
Помимо прав, предоставленных уголовно-процессуальным законодательством, руководитель следственного отдела обладает следующими полномочиями:
— руководит деятельностью следственного отдела и подчиненных ему сотрудников;
— взаимодействует со структурными подразделениями территориальных органов Ленинского района г. Кирова;
— распределяет обязанности между своими заместителями;
— делегирует в установленном порядке часть предоставленных ему организационных полномочий своим заместителям;
— вносит в СУ СК России по Кировской области предложения по изменению штатного расписания следственного отдела;
— вносит в СУ СК России по Кировской области предложения о поощрении или дисциплинарном наказании подчиненных сотрудников;
— обеспечивает соблюдение законности при рассмотрении обращении граждан и сообщений о преступлениях;
— организует информационное обеспечение и пропаганду среди подчиненных сотрудников;
— организует взаимодействие с органами местного самоуправления, избирательными комиссиями, региональными отделениями политических партий, местными общественными и религиозными объединениями, правозащитными организациями;
— информирует в установленном порядке средства массовой информации о совершенных преступлениях в целях пресечения совершения подобных преступлений в последующем;
— организует прием граждан, своевременное и полное рассмотрение их устных и письменных обращений, принятие по ним решений и направление ответов в установленный законодательством России срок;
— осуществляет оперативное управление имуществом следственного отдела;
— обеспечивает рациональное и эффективное использование транспортных, технических средств и иных материальных ценностей;
— представляет статистическую и иную отчетность о деятельности следственного отдела.
Руководитель СУ СК России по Кировской области в соответствии с приказом СУ «О Регламенте следственного управления Следственного комитета России по Кировской области» от 30.12.2014 г. № 82 и нормативно-правовыми актами СК России осуществляет следующие полномочия:
— организует работу следственного управления;
— издает организационно-распорядительные документы в форме приказов и распоряжений, утверждает положения и инструкции по вопросам деятельности следственного управления, обязательные для исполнения всеми его сотрудниками, федеральными государственными служащими и работниками;
— представляет в установленном порядке Председателю СК России отчеты о результатах деятельности следственного управления, предложения о структуре, штатном расписании и нормативах штатной численности следственного управления;
— применяет в установленном порядке к подчиненным работникам поощрения и дисциплинарные взыскания;
— применяет меры к материальному и социальному обеспечению работников следственного управления;
— осуществляет иные полномочия в соответствии с законодательством России, правовыми актами СК России, Положением о следственном управлении.
В период отсутствия руководителя следственного управления его обязанности исполняет первый заместитель следственного управления или заместитель следственного управления. Приказ СУ СК России по Кировской области «О Регламенте следственного управления Следственного комитета России по Кировской области» от 30.12.2014 г. № 82
Руководителем СУ СК России по Кировской области является генерал-майор юстиции Житенев Г.Я.
ГЛАВА II.Документооборот и делопроизводство в СО по Ленинскому району г. Киров.
2.1 Документационное обеспечение в СУ СК России по Кировской области
Всё делопроизводство и документационное обеспечение в СО по Ленинскому району г. Киров, как и в целом во всей системе СК России основывается на «Инструкции по делопроизводству СК России» (далее — Инструкция), утвержденной приказом Председателя Следственного комитета России от 18.07.2012 г. № 40 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству Следственного комитета России».
Так, Инструкция распространяется на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами (включая подготовку, обработку, хранение и использование документов), осуществляемые с помощью информационных технологий, соответствуют установленным правилам подготовки проектов нормативных правовых актов, обязательны в отношении организационно-распорядительных, информационно-справочных документов, перечисленных в Перечне основных видов организационно-распорядительных, информационно-справочных и других документов, а на процессуальные, кадровые, финансовые и другие документы, распространяются только в части, касающейся общих принципов их подготовки и исполнения, формирования и оформления для передачи на архивное хранение.
Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в Следственном комитете, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции. Работа с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера, регулируется специальными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Следственного комитета.
Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается в порядке, установленном Председателем Следственного комитета Российской Федерации. «Инструкция по делопроизводству СК России», утвержденная приказом Председателя Следственного комитета России от 18.07.2012 г. № 40 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству Следственного комитета России»
Основными документами в системе СК России являются: приказы, распоряжения, протоколы, справки, акты, служебные письма, докладные записки, доверенности, телеграммы, факсограммы и телефонограммы.
Документационное обеспечение — это вид служебной деятельности, обеспечивающий документирование управленческой деятельности и организацию работы с документами. Документирование управленческой деятельности включает в себя все процессы, относящиеся к записи и оформлению необходимой информации.
Методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в СУ СК России по Кировской области осуществляет отдел по приему граждан и документационному обеспечению. В СО по Ленинскому по г. Киров данная функция в основном возложена на помощника руководителя следственного отдела.
Исходя из общих положений Инструкции на отдел по приему граждан и документационному обеспечению, а также на помощника руководителя следственного отдела возлагаются следующие обязанности:
— прием, регистрация и распределение входящих документов;
— передача документов на рассмотрение руководителю следственного отдела и непосредственно исполнителю;
— контроль за сроками рассмотрения документов;
— регистрация исходящих документов, их экспедиционная обработка и отправка адресатам;
— контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству следственного отдела;
— организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства;
— разработка и ведение номенклатуры служебной, особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел и прочие.
В системе СК России электронные документы участвуют в документообороте наравне с бумажными документами. Так регистрация документов и поручений по ним, работа с обращениями граждан и другие процедуры документооборота осуществляются в Следственном комитете с применением автоматизированного информационного комплекса «Надзор» (далее — АИК «Надзор»). Работа в АИК «Надзор» основывается на принципе однократной регистрации документа.
2.2Работа с обращениями граждан в системе СК России
В соответствии с Инструкцией поступающие в следственные органы, учреждения и организации Следственного комитета обращения (направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, устное обращение в государственный орган, орган местного самоуправления, а также обращение организации) и относящиеся к ним документы регистрируются на алфавитной картотеке. Здесь же регистрируются и устные обращения, принятые работниками на личном приеме и оформленные ими справкой, в которой указываются необходимые для регистрации данные (фамилия, имя, отчество, по какому вопросу, место действия, домашний адрес и т.д.).
Если документы регистрируют несколько человек, рекомендуется на обращении проставлять фамилию или личный индекс работника, который его регистрировал.
Перед регистрацией каждого обращения по картотеке проверяется, не заводилась ли ранее алфавитная или ссылочная карточка.
Алфавитные карточки заводятся на всех указанных в документах лиц (обвиняемых, осужденных, оправданных, и др.) при регистрации первичных обращений, а также обращений, к которым приложены копии приговора, решения, определения, постановления суда, заключений (справок, постановлений) о проверке дел, постановлений о возбуждении дел или принятии к производству, о продлении срока следствия, контрольных производств и других документов по делам.
При регистрации дел, документов (спецдонесений и др.) или обращений, к которым приложены приговоры, определения и т.п., допускается заводить алфавитную карточку только на основное лицо (от которого поступило или в отношении которого подано обращение), а на всех остальных (обвиняемых) — ссылочные карточки.
Последующие обращения и документы в отношении одного и того же лица или вопроса регистрируются на оборотной стороне имеющейся алфавитной карточки с указанием, когда и от кого поступил документ, куда и за каким номером направлен, передан. На обращении проставляется номер контрольного производства, а также единица административно-территориального деления (республика, край, область и т.п.).
Если в последующем обращении ставится другой вопрос, оно также регистрируется на имеющейся алфавитной карточке с обязательным указанием его содержания.
Если на кого-либо из лиц, проходящих по одному делу, уже имеется контрольное производство на остальных лиц выписываются алфавитные карточки (если они отсутствуют).
Помимо Инструкции, принятой на уровне СК России, в СУ СК России по Кировской области имеется своя внутренняя инструкция, утвержденная приказом СУ № 49 от 15.07.2014 г. «Об утверждении Инструкции о порядке рассмотрения обращений и приема граждан в Следственном управлении Следственного комитета России по Кировской области». В данной инструкции строго прописаны сроки рассмотрения обращения граждан. Так, обращения граждан, военнослужащих и членов их семей, должностных и иных лиц разрешаются в течение 30 дней со дня их регистрации в следственных органах. Обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, рекомендуется разрешать в срок не позднее 15 дней со дня их регистрации следственных органах. Если установленный срок разрешения обращения истекает в выходной или праздничный день, последним днем разрешения считается следующий за ним рабочий день. Приказ СУ СК России по Кировской области № 49 от 15.07.2014 г. «Об утверждении Инструкции о порядке рассмотрения обращений и приема граждан в Следственном Управлении Следственного комитета России по Кировской области»
2.3 Контроль исполнения документов
В соответствии Инструкцией контроль исполнения документов (далее — контроль) состоит из осуществляемых Главным организационно-инспекторским управлением, другими подразделениями центрального аппарата Следственного комитета, соответствующими подразделениями следственных органов, учреждений и организаций Следственного комитета процедур по учету, анализу сроков и качества исполнения документов с целью укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности Следственного комитета.
К указанным процедурам относятся: постановка документа на контроль, проверка своевременности получения исполнителем контрольного документа, предварительный контроль, предупредительный контроль, аналитический контроль, снятие документа с контроля.
В целом контроль исполнения поручений включает в себя:
— систематизацию и подготовку сведений о содержании и сроках выполнения поручений, подготовку и направление исполнителям контрольных и учетных карточек;
— периодический сбор, обобщение и анализ информации о ходе и состоянии выполнения поручений;
— осуществление по указанию соответствующих руководителей проверки фактического выполнения поручений, а также подготовку по ее результатам материалов (рапорт, справка, докладная записка) для доклада руководителям;
— подготовку предложений по обеспечению своевременного выполнения поручений, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации и осуществления контроля.
В СУ СК России по Кировской области контроль осуществляет организационно-контрольный отдел. Так, данный отдел осуществляет контроль за выполнением поручений, поступивших из организационно-контрольного управления СК России, решений и протокольных поручений межведомственных комиссий и совещаний по вопросам, отнесенным к компетенции органов СК России, распоряжений руководителя следственного управления по конкретным вопросам и прочее.
Прохождение практики в СО по Ленинскому району г. Киров СУ СК России по Кировской области стало неотъемлемой частью учебного процесса. Уже приобретённые знания и навыки были реализованы в ходе выполнения различного рода заданий, предусмотренных программой практики. При выполнении этих заданий также вёлся дневник практики, в котором нашли отражение основные направления деятельности.
В ходе практики мною изучены основные организационно-распорядительные и нормативно-правовые акты СК России, без которых качественное и оперативное выполнение основных функций органов СК России стало бы невозможным. Отлаженная иерархия построения структуры СК России и высокий контроль за исполнением документов, позволяют в современной действительности выполнять Следственному комитету России самые сложные задачи, поставленные перед ним обществом и государством.
Многие знания, приобретённые на практике, пригодятся в последующей учебной и практической деятельности.
Список использованной литературы
«О Следственном комитете Российской Федерации». ФЗ от 28 декабря 2010 г. № 403-ФЗ;
«Вопросы деятельности СК России». Указ Президента России № 38 от 14.01.2011 г.;
«О Регламенте следственного управления Следственного комитета России по Кировской области» от 30.12.2014 г. № 82. Приказ СУ СК России по Кировской области;
«Инструкция по делопроизводству СК России». Приказ Председателя Следственного комитета России от 18.07.2012 г. № 40 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству Следственного комитета России»;
«Инструкция о порядке рассмотрения обращений и приема граждан в Следственном Управлении Следственного комитета России по Кировской области». Приказ СУ СК России по Кировской области № 49 от 15.07.2014 г. «Об утверждении Инструкции о порядке рассмотрения обращений и приема граждан в Следственном Управлении Следственного комитета России по Кировской области».
Структурное построение СО по Ленинскому району г. Киров
Структурное построение СУ СК России по Кировской области
Инструкция по делопроизводству Следственного комитета Российской Федерации
Пополнения базы анонсируются в ветке Пополнение подборки полезных судебных решений, на обновления которой можно подписаться штатными инструментами форума.
Приказ Следственного комитета России от 18 июля 2012 г. N 40
«Об утверждении Инструкции по делопроизводству Следственного комитета Российской Федерации»
По заключению Минюста РФ от 5 октября 2012 г. N 01/81630-ЮЛ настоящий приказ не нуждается в государственной регистрации
В целях совершенствования документационного обеспечения, организации и ведения делопроизводства, а также осуществления контроля за исполнением документов в Следственном комитете Российской Федерации, руководствуясьстатьей 13 Федерального закона от 28 декабря 2010 г. N 403-ФЗ «О Следственном комитете Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 1, ст. 15, 2011, N 48, ст. 6730), пунктом 43 Положения о Следственном комитете Российской Федерации, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 14 января 2011 г. N 38 «Вопросы деятельности Следственного комитета Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 4, ст. 572, 2012, N 4, ст. 471), приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству Следственного комитета Российской Федерации (далее — Инструкция).
2. Заместителям Председателя Следственного комитета Российской Федерации, руководителям подразделений центрального аппарата Следственного комитета (далее — Следственный комитет), руководителям главных следственных управлений и следственных управлений Следственного комитета по субъектам Российской Федерации и приравненных к ним специализированных (в том числе военных) следственных управлений и следственных отделов Следственного комитета, учреждений и организаций Следственного комитета обеспечить ведение делопроизводства в соответствии с требованиями Инструкции.
3. Заместителю Председателя Следственного комитета Российской Федерации — руководителю Главного военного следственного управления определить организационно-распорядительным документом порядок делопроизводства в военных следственных органах с учетом требований Инструкции и специфики их деятельности.
4. Признать утратившим силу приказ Следственного комитета Российской Федерации от 01.03.2012 N 12 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству Следственного комитета Российской Федерации».
5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на руководителя управления по рассмотрению обращений граждан и документационному обеспечению.
Председатель Следственного комитета
Российской Федерации
генерал-полковник юстиции
Инструкция
по делопроизводству Следственного комитета Российской Федерации
(утв. приказом Следственного комитета России от 18 июля 2012 г. N 40)
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству Следственного комитета Российской Федерации устанавливает обязательные в системе Следственного комитета Российской Федерации (далее — Следственный комитет) для всех сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих, работников, не являющихся федеральными государственными служащими (далее — работники) подразделений центрального аппарата Следственного комитета Российской Федерации (далее — подразделения центрального аппарата Следственного комитета), главных следственных управлений и следственных управлений Следственного комитета по субъектам Российской Федерации и приравненных к ним специализированных (в том числе военных) следственных управлений, отделов Следственного комитета (далее — следственные органы Следственного комитета России), учреждений и организаций Следственного комитета единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Следственного комитета документов, совершенствования документационного обеспечения, организации и ведения делопроизводства, работы с письменными и устными обращениями, а также осуществления контроля за исполнением документов в Следственном комитете.
1.2. Правовым основанием Инструкции по делопроизводству Следственного комитета Российской Федерации (далее — Инструкция) являются: Конституция Российской Федерации, Федеральные законы от 28 декабря 2010 г. N 403-ФЗ «О Следственном комитете Российской Федерации», от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ «О техническом регулировании», от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», от 1 июня 2005 г. N 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации», от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи», Указ Президента Российской Федерации от 14 января 2011 г. N 38 «Вопросы деятельности Следственного комитета Российской Федерации», постановлениеПравительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76 и иные нормативные правовые акты.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами (включая подготовку, обработку, хранение и использование документов), осуществляемые с помощью информационных технологий, соответствуют установленным правилам подготовки проектов нормативных правовых актов, обязательны в отношении организационно-распорядительных, информационно-справочных документов, перечисленных в Перечне основных видов организационно-распорядительных, информационно-справочных и других документов (приложение N 1), а на процессуальные, кадровые, финансовые и другие документы, распространяются только в части, касающейся общих принципов их подготовки и исполнения, формирования и оформления для передачи на архивное хранение.
Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в Следственном комитете, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.
1.4. Работа с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера, регулируется специальными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Следственного комитета.
Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается в порядке, установленном Председателем Следственного комитета Российской Федерации (далее — Председатель Следственного комитета).
1.5. Главное военное следственное управление и военные следственные органы Следственного комитета соблюдают требования Инструкции в части исполнения поручений руководства Следственного комитета, подготовки и оформления документов, представляемых на подпись руководству Следственного комитета, а также в части организации документооборота, входящего в компетенцию военных следственных органов. В остальном при ведении служебной переписки и делопроизводства они руководствуются соответствующими приказами Министра обороны Российской Федерации.
1.6. Первичная обработка входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, а также комплектование архивных фондов и другие функции делопроизводства в подразделениях центрального аппарата Следственного комитета, координация работы с документами и контроль за соблюдением Инструкции в подразделениях центрального аппарата Следственного комитета осуществляются управлением по рассмотрению обращений граждан и документационному обеспечению Следственного комитета Российской Федерации (далее — управление) и отделами документационного обеспечения подразделений центрального аппарата Следственного комитета или работниками, ответственными за ведение делопроизводства (далее — отдел документационного обеспечения, работник делопроизводства).
В следственных органах, учреждениях и организациях Следственного комитета первичная и последующая обработка входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, а также комплектование архивных фондов и другие функции делопроизводства возлагаются на подразделения делопроизводства, а при их отсутствии — на работников, ответственных за ведение делопроизводства (далее — подразделение делопроизводства, работник делопроизводства).
1.7. Регистрация документов и поручений по ним, работа с обращениями граждан и другие процедуры документооборота осуществляются в Следственном комитете с применением автоматизированного информационного комплекса «Надзор» (далее — АИК «Надзор»).
Работа в АИК «Надзор» основывается на принципе однократной регистрации документа.
Допускается применение форм регистрации и учета документов с использованием бумажных носителей.
1.8. Работники Следственного комитета несут ответственность за соблюдение требований Инструкции, правил обеспечения сохранности служебных документов и порядка доступа к содержащейся в них информации.
1.9. Документы и содержащиеся в них сведения не подлежат разглашению. Со служебными документами могут знакомиться только работники, имеющие к ним непосредственное отношение. Передача другому исполнителю дел, контрольных производств, ознакомление с ними других должностных лиц, выдача им справок или сведений служебного характера, копий документов допускается только по указанию руководителя, который принимает меры к охране конфиденциальности сведений и несет персональную ответственность за их защиту.
Порядок предания гласности документов служебной деятельности подразделений центрального аппарата Следственного комитета, следственных органов, учреждений и организаций Следственного комитета устанавливается приказами и указаниями Председателя Следственного комитета, руководителей следственных органов, учреждений и организаций Следственного комитета.
При этом необходимо:
обеспечивать отбор материалов;
руководствоваться требованиями Конституции Российской Федерации, гарантирующей право каждому гражданину на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту чести и доброго имени, а также международными актами, запрещающими предавать гласности любую информацию, которая может привести к указанию на личность несовершеннолетнего правонарушителя без его согласия и согласия его законного представителя;
предавать гласности материалы проверок и предварительного следствия в точном соответствии с требованиями федерального законодательства;
не допускать распространения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну, а также носящих конфиденциальный характер, в том числе составляющих тайну следствия и персональных данных.
1.10. Работники отделов документационного обеспечения, подразделений делопроизводства, работники делопроизводства по устным (телефонным) запросам граждан и заинтересованных лиц могут сообщать им:
входящий регистрационный номер документа;
наименование органа государственной власти или иного государственного органа, подразделения центрального аппарата Следственного комитета, следственного органа, учреждения, организации Следственного комитета или его подразделения, в котором находится на рассмотрении документ;
дату направления ответа.
1.11. Порядок работы с обращениями граждан осуществляется на основании Инструкции о порядке рассмотрения обращений и приема граждан в системе Следственного комитета Российской Федерации.
II. Основные понятия
2.1. Основные понятия, используемые в Инструкции, имеют следующее значение:
автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
вид документа — принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
дело — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Следственного комитета;
делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
документ — официальный документ, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Следственного комитета;
документирование — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
исполнитель — лицо, подготовившее проект документа;
копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, формируемых в подразделениях центрального аппарата Следственного комитета, следственных органах, учреждениях и организациях Следственного комитета, с указанием сроков их хранения;
объем документооборота — количество входящих, исходящих и внутренних документов, поступивших в подразделения центрального аппарата Следственного комитета, следственные органы, учреждения и организации Следственного комитета, созданных и отправленных за определенный период;
оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа;
регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
реквизит документа — обязательный элемент оформления документа;
создание документа — работа с документом, включающая документирование информации на материальном носителе и ее оформление в соответствии с установленными правилами путем проставления необходимых реквизитов;
унифицированная форма документа — совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
формирование дела — группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) — бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
электронный образ документа — электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
сканирование документа — получение электронного образа документа;
система электронного документооборота — информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
электронный документооборот — документооборот с применением информационной системы;
юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
III. Создание документов
3.1. Общие положения
3.1.1. Документы, создаваемые в Следственном комитете, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) (допускается применение листов бумаги формата A3 (420 х 297 мм) и формата А6 (105 х 148 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм — левое, 10 мм — правое, 20 мм — верхнее и 20 мм — нижнее.
Порядок обеспечения изготовления, учета, сохранности и использования гербовых бланков установлен приказом Председателя Следственного комитета Российской Федерации от 15 января 2011 г. N 8 «О гербовых бланках документов Следственного комитета Российской Федерации».
3.1.2. При подготовке документов на компьютере используется текстовый редактор «Microsoft Word» с применением шрифта «Times New Roman», размер шрифта 13, 14, 15, а также электронные шаблоны бланков документов.
При печатании таблиц также можно использовать шрифты других размеров.
Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов Следственного комитета утверждаются Председателем Следственного комитета Российской Федерации.
3.1.3. При исполнении, визировании и подписании документов используются чернила синего, фиолетового или черного цвета.
3.2. Виды реквизитов и порядок их проставления на документах
3.2.1. При создании документов в Следственном комитете используются следующие реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование Следственного комитета Российской Федерации, подразделения центрального аппарата Следственного комитета, следственного органа, учреждения, организации Следственного комитета;
справочные данные о Следственном комитете Российской Федерации, подразделении центрального аппарата Следственного комитета, следственном органе, учреждении, организации Следственного комитета;
место составления (издания) документа;
регистрационный номер документа Следственного комитета;
исходящий номер документа Следственного комитета;
ссылка на исходящий номер и дату документа адресата;
наименование либо аннотация документа (заголовок к тексту);
отметка о наличии приложений;
подпись должностного лица;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
указания по исполнению документа;
отметка о контроле за исполнением документа;
отметка об исполнении документа;
отметка о поступлении документа.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
3.2.2. Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии сФедеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
3.2.3. Наименование Следственного комитета, следственного органа, учреждения, организации Следственного комитета, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать полному официальному и установленному сокращенному наименованию Следственного комитета Российской Федерации, следственного органа, учреждения, организации Следственного комитета.
Наименование Следственного комитета Российской Федерации указывается над наименованием следственного органа, учреждения, организации Следственного комитета.
3.2.4. Справочные данные о Следственном комитете или следственном органе, учреждении, организации Следственного комитета указываются в следующих бланках: общий угловой гербовый бланк документов следственного органа, учреждения, организации; угловой гербовый бланк для писем следственного органа, учреждения, организации; общий продольный гербовый бланк документов следственного органа, учреждения, организации и включают в себя: почтовый адрес Следственного комитета, подразделения центрального аппарата Следственного комитета или следственного органа, учреждения, организации Следственного комитета*.
3.2.5. Наименование вида издаваемого документа («ПРИКАЗ», «ПРОТОКОЛ», «АКТ») включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.
Наименование вида документа необходимо указывать на общих гербовых бланках документов с угловым или продольным расположением реквизитов, на которых оформляются задания, обзоры, методические рекомендации и др.
Наименование вида документа не указывается на угловых гербовых бланках для писем, которые используются для оформления исходящих писем — ответов адресатам и иных писем, которые не имеют наименований.
Реквизит «Вид документа» печатается прописными буквами полужирным шрифтом N 14 вразрядку с интервалом «разреженный на 2,5 пт**» и располагается следующим образом:
центровано по ширине листа — при изготовлении типографским способом продольных гербовых бланков организационно-распорядительных документов следственных органов, учреждений, организаций Следственного комитета (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, УКАЗАНИЕ);
под угловым штампом с наименованием и справочными данными организации на гербовых бланках документов следственных органов, учреждений, организаций Следственного комитета с угловым расположением реквизитов (ЗАДАНИЕ, СПРАВКА и другое);
центровано по ширине текстового поля документа от верхней границы текстового поля или на расстоянии одного-двух межстрочных интервалов от предыдущего реквизита при создании документов на продольных гербовых бланках следственных органов, учреждений, организаций Следственного комитета или на стандартных листах бумаги формата А4 (ПОЛОЖЕНИЕ, ИНСТРУКЦИЯ, ОБЗОР, МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ, РЕШЕНИЕ, РАПОРТ, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА и другие), выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
3.2.6. Место составления или издания документа указывается в организационно-распорядительных и иных документах Следственного комитета, подразделений центрального аппарата Следственного комитета, следственных органов, учреждений, организаций Следственного комитета, за исключением документов, оформленных на общих угловых гербовых бланках и угловых гербовых бланков для писем.
Место составления или издания документа указывают также в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».
Место составления или издания указывают с учетом установленного административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
3.2.7. Датой документа является дата его подписания (в том числе письма, докладной записки, рапорта, акта), утверждения или регистрации (в том числе приказа, распоряжения, инструкции, положения, правила, регламента, плана, отчета) или события, зафиксированного в документе (в том числе решение коллегии, протокол заседания коллегии, оперативного совещания).
При совместном подписании документов датой документа является дата исполнения более поздней подписи.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или в отделах документационного обеспечения, подразделениях делопроизводства центрального аппарата Следственного комитета, следственных органов, учреждений, организаций Следственного комитета, работниками делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа, который он должен подписать сам (докладная записка, рапорт, заявление).
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и номер месяца оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами: 01.02.2011.
Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 1 февраля 2011 г.; 25 августа 2011 года.
В тексте документа не допускается одновременное проставление даты цифровым и словесно-цифровым способами.
3.2.8. Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в центральном аппарате Следственного комитета, следственном органе, учреждении, организации Следственного комитета.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения) либо после его получения и предварительного рассмотрения.
3.2.9. Исходящий номер документа проставляется в соответствии с порядком регистрации, принятой в центральном аппарате, следственном органе, учреждении, организации Следственного комитета.
Исходящий номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
При направлении документа адресату, в том числе при внутренней переписке в подразделениях центрального аппарата Следственного комитета, следственных органах, учреждениях, организациях Следственного комитета, в качестве исходящего номера документа может указываться его регистрационный номер.
3.2.10. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресата включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке ответа.
3.2.11. При адресовании документа в орган государственной власти или иной государственный орган, организацию или подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Если документ направляется руководителю органа государственной власти или иного государственного органа или организации, либо их заместителям, иным должностным лицам, наименование органа государственной власти или иного государственного органа или организации входит в состав наименования должности адресата и отдельно не указывается.
При адресовании документа руководителю организации наименование организации не входит в состав наименования должности адресата, наименование должности отделяется одинарным межстрочным интервалом соответственно от наименования организации (указывается в именительном падеже), классного чина, воинского или специального звания, которые указываются при необходимости, от фамилии и инициалов имени и отчества. В данном случае наименование должности, классный чин, звание и фамилия указываются в дательном падеже, например:
При указании классного чина, воинского или специального звания адресата указывается специальное или воинское звание, классный чин должностного лица, подписавшего документ.
Во внутренних документах (докладных записках, заявлениях и т.п.) допускается специальное или воинское звание, классный чин не указывать.
В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти или иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (далее — Правила оказания услуг почтовой связи).
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти, следственные органы.
При адресовании документа должностному лицу инициал имени и инициал отчества (если имеется, далее — инициалы) указываются перед фамилией, при адресовании частному лицу — после фамилии.
Строки реквизита «Адресат» центрируются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.
На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке (п. 22 Правил оказания услуг почтовой связи).
3.2.12. Наименование либо аннотация документа (заголовок к тексту) должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа, например:
приказ «о чем?»: «О мерах по организации предварительного следствия».
Наименование либо аннотация документа (заголовок к тексту) должен быть во всех документах, за исключением ответов гражданам, адвокатам, сопроводительных писем, а также телеграмм и телефонограмм.
Наименование либо аннотация документа (заголовок к тексту) печатается под реквизитом «Наименование вида документа» на расстоянии от него в один-два межстрочных интервала:
в проектах нормативных правовых актов и организационно-распорядительных документов, иных документах, оформленных на продольных гербовых бланках следственных органов, учреждений, организаций Следственного комитета — по ширине страницы над текстом центрованным способом и выравнивается по центру;
на документах, оформленных на гербовых бланках с угловым расположением реквизитов — в левом верхнем углу текстового поля под чертой для указания даты и номера документа углового штампа бланка без абзацного отступа от левой границы текстового поля.
Наименование либо аннотация документа (заголовок к тексту) отделяется от предыдущего реквизита и от текста пробелами в один — два межстрочных интервала, может занимать несколько строк с межстрочным интервалом «точно 12 пт» по 28-30 знаков в строке.
В конце заголовков к тексту точка не ставится. Перенос слов в заголовках допускается в исключительных случаях.
3.2.13. Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.
Тексты документов излагаются от:
1-го лица единственного числа: приказываю. подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов. ;
3-го лица единственного числа: . Правительство Российской Федерации постановляет. ; . коллегия решила. ; Следственный комитет не считает возможным. ;
1-го лица множественного числа: просим представить данные о. ; представляем на рассмотрение и утверждение. ; в протоколах: слушали. ; выступили. ; решили (постановили).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем. решили.
В текстах законодательных и иных нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:
«Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату»;
«Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».
В случае наличия в тексте документа, ссылки на законодательные и иные нормативные правовые акты, указывается наименование вида нормативных правовых актов, наименование органа, издавшего нормативный правовой акт, дата принятия или утверждения документа, его номер, заголовок документа, заключенный в кавычки, а также официальный источник опубликования. Если в тексте документа имеется ссылка на нормативный правовой акт, зарегистрированный в Минюсте России, то указывается также регистрационный номер, присвоенный акту Минюстом России при государственной регистрации, и дата государственной регистрации.
При ссылке на утвержденный нормативным правовым актом документ, заголовок которого отражен в заголовке нормативного правового акта, заголовок последнего может не указываться, например:
«В соответствии с Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. N 2. «.
Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты (в нормативных правовых актах и организационно-распорядительных документах они могут оформляться в виде приложений).
Страницы текста нумеруются арабскими цифрами над верхней границей текстового поля (в колонтитуле), центрированным способом. Размер шрифта цифр должен соответствовать размеру шрифта текста документа или быть меньше его на 2 кегля.
3.2.14. Отметка о наличии приложений используется при оформлении документов, к которым прилагаются другие документы, указанные (или не указанные) в их содержании. Никаких отметок при этом на прилагаемых документах не проставляется.
Отметка о наличии приложения оформляется под текстом документа от границы левого поля через пробел в один межстрочный интервал от последней строки текста. Слово «Приложение» печатается с прописной буквы без кавычек, после него ставится двоеточие. Текст реквизита печатается с межстрочным интервалом «точно 12 пт».
Если приложение названо в тексте документа, в отметке о приложении указывается количество листов и, при необходимости, количество экземпляров приложения, например:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают вид прилагаемого документа и/или его заголовок и количество листов, например:
Приложение: замечания к проекту инструкции на 12 л.
При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются арабскими цифрами без проставления знака «N» перед порядковым номером, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Если приложение направляется не всем указанным в документе адресатам, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Если к письму прилагаются ценные или личные документы (паспорт, диплом, свидетельства и др.), они перечисляются с указанием вида документа, его номера, фамилии и инициалов владельца, наименования организации, выдавшей документ, даты выдачи, например:
При направлении уголовных, гражданских, арбитражных дел, материалов проверок и других сброшюрованных документов указывается количество томов, например:
Приложение: уголовное дело N в 3 т.
При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается, например:
Приложение: согласно описи на 205 л.
Указание на наличие приложения к нормативному правовому акту, организационно-распорядительному документу приводится в соответствующем по смыслу месте его текста со ссылкой «согласно приложению» (при наличии нескольких приложений они нумеруются, при этом допускается указание знака N), на первой странице приложения пишется, например:
В этом случае приложение (приложения) является составной частью нормативного правового акта, организационно-распорядительного документа и имеет сквозную нумерацию страниц вместе с текстом нормативного правового акта, организационно-распорядительного документа.
Если в тексте нормативного правового акта или организационно-распорядительного документа дается ссылка «утвердить прилагаемую Инструкцию (Положение, Правила, Перечень. )», то на первой странице прилагаемого распорядительного акта пишется, например:
В данном случае нумерация страниц идет отдельно в каждом утвержденном правовом документе (Инструкции, Положении, Правилах, Перечне. ).
На документах, прилагаемых к нормативным правовым актам и организационно-распорядительным документам (в том числе приказам, распоряжениям, указаниям) проставляется отметка о приложении, которая располагается на первом листе прилагаемого документа в правом верхнем углу.
Если приложений несколько, они нумеруются арабскими цифрами с проставлением знака «N». Слово «приложение» печатается с прописной буквы строчными буквами, без кавычек. Гриф приложения может выполняться центрированным способом.
Если приложением к нормативному правовому акту или распорядительному документу являются несколько утверждаемых документов, под отметкой о приложении на каждом прилагаемом документе проставляется гриф утверждения, который печатается прописными буквами. Под ним указывается наименование вида основного документа, его дата и номер.
Приложения к нормативным правовым актам и организационно-распорядительным документам, в которых помещаются различного рода перечни, таблицы, графики, тарифы, карты, образцы бланков, документов, схем, то есть иллюстративные материалы, не требующие утверждения данным правовым актом, оформляются отметкой «Приложение» и нумеруются, если их несколько, с указанием вида и заголовка нормативного правового акта или организационно-распорядительного документа, к которому они прилагаются (без указания на регистрационный номер и дату подписания данного правового акта), например:
Если приложением в таком случае является единственный документ, знак «N 1» в отметке о приложении на нем не проставляется.
Наименование приложения (заголовок прилагаемого документа) располагается по центру страницы. При этом на титульном листе прилагаемого документа номер страницы не указывается.
3.2.15. Согласование проекта документа в подразделении центрального аппарата Следственного комитета, следственном органе, учреждении, организации Следственного комитета оформляется визой уполномоченного должностного лица.
Согласование документа, созданного в центральном аппарате Следственного комитета, следственном органе, учреждении, организации Следственного комитета с органами государственной власти и иными государственными органами и организациями оформляется грифом (листом) согласования (приложение N 2 к Инструкции), протоколом или письмом о согласовании, например:
Гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись» ближе к нижнему краю текстового поля документа.
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования формата А4. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».
Согласование проектов правовых актов осуществляется в соответствии с Регламентом Следственного комитета Российской Федерации.
3.2.16. Проект документа визируется в подразделении центрального аппарата Следственного комитета (следственного органа, учреждения, организации Следственного комитета), ответственном за подготовку документа, исполнителем и его руководителями (включая руководителя, представляющего документ на подписание вышестоящему руководителю).
Визами оформляется согласование проекта документа с другими подразделениями центрального аппарата Следственного комитета, следственного органа, учреждения, организации Следственного комитета (внутреннее согласование) и заинтересованными органами государственной власти и иными государственными органами (внешнее согласование).
Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например: