Понятие делового письма требования к деловым письмам

admin

Нет комментариев

Оглавление:

Оформление деловых писем и других оперативно — и справочно-информационных документов

Главная > Реферат >Промышленность, производство

Форма обучения _________________________

Курс _____ , группа ____

(Фамилия, имя, отчество студента)

По дисциплине «Документационное обеспечение управления»

Тема: Оформление деловых писем и других оперативно — и

«К защите допускаю»

(ученая степень, звание, Ф. И. О.)

Оценка при защите

1 ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО, ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ, ФУНКЦИИ 4

1. 1 Основные требования к оформлению деловых писем 6

1.2 Классификация деловых писем 15

1.3 Структура текста основных видов деловых писем 20

2 СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО КАК СРЕДСТВО ИНФОРМАЦИОННОГО ОБМЕНА 30

3 ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ 32

3.1 Виды некоммерческих деловых писем 32

3.2 Виды коммерческих деловых писем 34

3.3 Электронные письма 34

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 40

Искусство написания писем ценилось нашими предками, как бесценный дар. В эпоху, когда общение на расстоянии было возможно только посредством писем, целые романы были созданы в эпистолярном жанре. Сегодня, во времена телефонов, сотовой связи и электронной почты составление писем для дружеской переписки или общения с родными перестало подчиняться жестким требованиям.

Деловая переписка — основное официальное средство общения между организациями, организациями и частными лицами. Значит, при ее составлении следует учитывать сложившиеся правила. Во-первых, это обеспечит юридическую силу документов и, во-вторых, поможет достичь цели — побудить адресата к определенным, нужным вам действиям.

Деловое письмо является основным средством связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром.

Чтобы правильно и быстро составить письмо, необходимо знать особенности языка, стиля деловой переписки и требования, предъявляемые к ней.

Язык каждого делового письма индивидуален, так как обусловлен многообразием деловых ситуаций и особенностям конкретного адресата. Поэтому единых требований к языку деловой переписки разработать невозможно. Постараемся выделить некоторые общие признаки языка и стиля, которые обеспечивают элементарную лексическую, грамматическую и стилистическую грамотность делового письма.

Язык деловой переписки характеризуется частотой повторяемости и единообразием речевых средств. Поэтому часто говорят, что он представляет собой набор штампов, стандартов. Язык деловой переписки должен быть нейтральным. Задачи языка является обеспечить объективное отношение к излагаемым фактам, а также отразить логическую последовательность изложения.

Важной задачей в составлении письма является его информационное насыщение, т.е. целесообразное количество информации, которое оно в себя включает. Предметом официальной переписки обычно является сообщение о некоторой ситуации и логическая оценка этой ситуации.

С древнейших времен человек ведет переписку с себе подобными. Глиняные таблички, берестяные грамоты, письма на пергаменте. Неважно на чем, но человек старался высказать свои мысли и чаяния посредством письма.

Наверняка уже тогда существовали деловые письма, с помощью которых человек осуществлял обмен информацией, делал предложения и вел переговорное общение.

Приступая к составлению официального письма, мы никогда не задумываемся о том, что эта практика восходит еще к седой древности.

Языковые формулы, виды, разновидности официальной корреспонденции, формуляры, способы оформления и работы с ней создавались и шлифовались веками. Многие виды писем имеют тысячелетнюю историю.

Деловая переписка – неотъемлемое средство связи и в наши дни. Связи предприятия с внешними организациями, так как именно письма соединяют организацию-автора с другими учреждениями [6].

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом.

Без преувеличения можно сказать, что это один из самых распространенных видов служебных документов, поэтому, от того насколько текст послания точен, грамотен, корректен, во многом будет зависеть успех решения конкретных вопросов, а значит и всего предприятия в целом.

1 ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО, ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ, ФУНКЦИИ

Деловые письма имеют определенные правила составления и оформления, к ним предъявляются требования, обусловленные их принадлежностью к информационно-справочным документам.

При составлении письма автор должен детально продумать, с какой целью он составляет письмо, на что рассчитывает в результате его рассмотрения. Он должен четко прояснить для себя, что адресату известно о предмете письма, на что он может опереться как на исходную точку и какова новая информация, еще не известная адресату, ради сообщения которой и составляется письмо. От целевой установки письма будет зависеть и характер аргументации и композиция текста [7].

Можно выделить следующие этапы подготовки и составления писем:

Изучение существа вопроса;

Подготовка и написание проекта текста письма;

Согласование проекта письма;

Изучение существа вопроса предполагает сбор достаточной информации по данному вопросу, при необходимости изучение законодательства по существу вопроса, анализ предыдущих обращений по данному вопросу и поступивших ответов на них. Затем приступают к составлению текста письма.

Деловые письма относятся к группе информационно-справочных документов, основное назначение которой — передача информации от одного адресата к другому или фиксация каких-либо информационных сведений.

Письма служат средством внешних коммуникативных связей со сторонними организациями и предприятиями. Их применяют для передачи информации между двумя корреспондентами: адресантом (отправителем письма) и адресатом (получателем письма), которыми могут быть и юридические, и физические лица.

Основные функции делового письма:

информационная — в письмах фиксируют факты, сведения, мнения и другие явления практической и интеллектуальной деятельности людей;

коммуникативная — с помощью писем обеспечивают внешние связи организации;

правовая — содержание официального письма может быть использовано в качестве доказательства деятельности организации или частного лица;

организационная — посредством писем воздействуют на людей в целях организации и координации их деятельности.

1. 1 Основные требования к оформлению деловых писем

Написание текста письма является трудоемким процессом. Важная задача при составлении письма — его информационное насыщение, т. е. включение в него необходимого количества информации.

Составляя коммерческое письмо, следует обратить внимание на два основных момента:

оформление письма в соответствии с правилами делопроизводства;

текст самого письма.

Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке (бланке письма) формата А4 или А5 (если текст не превышает 7 строк). Существуют бланки письма организации, структурного подразделения и должностного лица.

При составлении письма на бланке последовательно проставляют реквизиты формуляра письма: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (если оно имеется), визы согласования (на копии письма), подпись, оттиск печати (для гарантийных писем), отметка об исполнителе. После подписания при регистрации проставляют дату и регистрационный номер письма, отметку об исполнении документа и направлении копии письма в дело [8].

Реквизиты письма оформляют в соответствии с положениями ГОСТ Р 6.30-2003.

Деловые письма служат инструментом делового общения, поэтому при составлении писем следует придерживаться правил делового этикета.

Этикет — установленный порядок поведения где-либо. Деловой этикет — порядок поведения в системе делового общения.

Основу делового этикета составляют:

вежливое и уважительное отношение к деловому партнеру;

соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение;

умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера и не задевая его самолюбия;

умение использовать в споре аргументы, а не служебное положение.

В письменном общении деловой этикет выражен в выборе формулировок: обращения — в начале письма, а просьб, претензий, отказов, поручений и др. — в основной части текста письма.

Деловое письмо практически всегда начинают с обращения, т.е. апелляции к личности адресата. Эта небольшая по объему часть текста очень важна как для ближайших, так и для перспективных целей общения. Основная функция обращения — установление контакта с адресатом. Одновременно оно является важным средством речевого этикета. Правильно выбранное обращение привлекает внимание адресата, задает переписке нужную тональность и помогает установлению и поддержанию деловых отношений.

В соответствии с традицией делового общения, устанавливающейся сейчас в российских деловых кругах, для выражения официального характера отношений предпочтительнее обращение по фамилии или должности в сочетании с дополнительным этикетным речевым средством «господин» (господин Иванов, господин ректор) [9].

Наиболее универсальные формулы обращения, которые могут использовать в любых ситуациях делового общения:

Общие требования к составлению и оформлению деловых писем

Служебное письмо– это обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения о чем-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

Деловые письма составляются для информирования корреспондента, сообщения ему сведений, которые могут быть ему чрезвычайно важны, письма пишут в целях получения необходимой информации, в целях установления контакта, налаживания деловых связей, чтобы в дальнейшем можно было осуществлять совместную деятельность, совершать сделки и др. Деловое письмо – это средство оперативного информационного обмена при реализации совместной деятельности. Письмо может использоваться как подтверждение устных договоренностей, как гарантия взятых на себя обязательств, как требование выполнения взятых на себя условий, как напоминание. Кроме того, в любом из этих случаев деловое письмо – это всегда способ презентации фирмы. Также как первое впечатление от человека надолго определяет отношение к нему, так и бланк письма, конверт, оформление письма и, наконец, – текст, способны произвести благоприятное или неблагоприятное воздействие на получателя письма. Так что, если вы хотите, чтобы это воздействие было благоприятным, деловое письмо должно быть безупречным во всех отношениях.

Деловое письмо не должно быть длинным. В деловых отношениях дорога каждая минута, поэтому нужно выражать свои мысли сжато, просто, понятно. В письме должна быть только та информация, которая непосредственно относится к делу. Письмо должно быть составлено логично, ясно, понятно. В деловом письме следует употреблять сложные языковые обороты, сложные понятия, при этом деловое письмо не должно быть сухим, оно должно заинтересовать адресата. Вместе с тем, это не означает, что письмо должно быть эмоциональным, тем более, – экспрессивным. Даже если сама ситуация достаточно напряженная, вызывает серьезные опасения или обеспокоенность, в письме следует сдерживать эмоции, тон письма должен быть внешне спокойным, нейтральным. Тем более в письме не допустима фамильярность. Разговорная манера общения, неофициальный стиль – не для делового письма.

К деловым письмам предъявляются следующие требования:

− деловое письмо составляется на специальном бланке – бланке письма (для других видов переписки также могут использоваться специальные бланки: бланки телеграмм, бланки факсограмм, бланки телефонограмм);

− оформление делового письма должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 [123] ;»

− деловое письмо подписывается руководителем организации, или его заместителем, или иным должностным лицом в соответствии с принятым в организации распределением обязанностей между руководством;

− письмо должно быть посвящено одному вопросу, в письме может рассматриваться несколько вопросов только в том случае, если эти вопросы взаимосвязаны и по ним будет приниматься одно решение;

− письмо не должно быть большим по объему (большинство писем — до одной страницы текста и лишь в исключительных случаях, требующих детального описания и анализа, письмо может содержать более одной страницы текста);

− на инициативное письмо (просьбу, запрос, требование и др.) должен быть дан ответ;

− деловое письмо должно составляться грамотно, аккуратно, без исправлений;

− содержание письма должно излагаться официально-деловым стилем, содержать аргументацию, точные и ясные характеристики и выводы, излагаться кратко и логически последовательно;

− деловое письмо должно содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Для подготовки и оформления деловых писем используется компьютерная техника. Официальный характер деловой переписки и этика делового общения требуют высокого качества изготовления документов на печатающих устройствах, при этом следует соблюдать:

− единый стиль оформления документа;

− установленные размеры служебных полей;

− правильное расположение адресата, подписи, даты, регистрационного номера и других реквизитов;

− одинаковые абзацные отступы, если абзац начинается с красной строки;

− четкие, ясные оттиски знаков;

− ровную линию строк, букв;

− одинаковые пробелы между знаками, буквами и цифрами.

Составление документов, передаваемых по каналам электросвязи, имеет свои особенности и предполагает:

− наличие служебных заголовков;

− ограничение объема сообщения;

− использование установленного ограниченного набора сокращений;

− оформление в соответствии с правилами, установленными органами связи.

Из всего ранее сказанного вытекает, что составление текста и оформление письма требуют к себе творческого отношения. Каждый специалист должен быть не только компетентным в своей области деятельности, но также быть грамотным, владеть мастерством формулирования мыслей и оформления их в рамках требований действующих нормативных документов. Теоретические положения, как бы полно они ни излагались, требуют для своего усвоения и практического приложения показа макетов, образцов и примеров конкретного их воплощения.

Навыки ведения переписки, как правило, вырабатываются с опытом, поэтому составителю писем нужно внимательно изучать предшествующую переписку организации, использовать ранее составленные специалистами письма как образцы, изучать правила ведения переписки, анализировать особенности составления текстов писем по тематике организации, учитывая ее цели, задачи, специфику деятельности. Немаловажную роль играет и общая культура человека, его знания, навыки, кругозор, поэтому очень важно постоянно работать над собой, повышать общую культуру, в том числе и культуру делового общения, и культуру речи.

Подготовка письма включает следующие стадии:

— изучение существа вопроса;

— сбор необходимых сведений, в том числе из предыдущей переписки;

— подготовка проекта письма;

— согласование проекта (при необходимости);

Проекты писем готовятся исполнителями по поручению руководителя предприятия.

Деловые письма оформляют на бланках писем по ГОСТ Р 6.30-2003, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов («штампом»). Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используются реже, в основном органами власти и вышестоящими организациями. Используются бланки формата А4 и А5. Формат А5 используют, если письмо не превышает 7-8 строк.

Читайте еще: Почтальон адвокат и бухгалтер

Первая страница письма печатается на бланках, остальные – на чистых листах бумаги формата А4.

Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (его называют копией) печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.

При оформлении деловых писем используются следующие реквизиты:

− Государственный герб Российской Федерации;

− герб субъекта Российской Федерации;

− эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

− основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

− идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

− код формы документа;

− справочные данные об организации;

− регистрационный номер документа;

− ссылка на регистрационный номер и дату документа;

− заголовок к тексту;

− отметка о контроле;

− отметка о наличии приложения;

− визы согласования документа;

− отметка об исполнителе;

− отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

− отметка о поступлении документа в организацию;

− идентификатор электронной копии документа.

Перечисленные реквизиты можно разбить на три группы:

− реквизиты бланка письма: Государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); код организации; основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП); код формы документа; наименование организации; справочные данные об организации;

− реквизиты, используемые при составлении делового письма: ссылка на регистрационный номер и дату документа; адресат; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; подпись; визы согласования документа; печать; отметка об исполнителе;

− реквизиты, используемые при работе с деловыми письмами и необходимые для организации документооборота, исполнения писем, систематизации писем и организации их хранения: дата документа; регистрационный номер документа; резолюция; заголовок к тексту; отметка о контроле; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа в организацию; идентификатор электронной копии документа.

Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, вызывающие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы. В основной части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.д.).

Текст письма составляется от первого лица множественного числа: «просим. направляем. », или третьего лица единственного числа – «предприятие считает. организация рассмотрела. ».

Если письмо оформлено на должностном бланке руководителе организации, то текст, как правило, излагается от первого лица единственного числа: «предлагаю. прошу. ».

Текст письма может начинаться с обращения. Это небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддерживанию деловых отношений. Важность обращения определяется автором письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя. Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Запятая после обращения придает письму будничный характер, знак восклицания подчеркивает значимость и официальный характер. Обращение печатается центрированным способом.

Уважаемый Михаил Петрович!

Уважаемый господин Смирнов!

Письмо обычно составляется по схеме: вступление, основная часть, заключение.

Вступительная часть содержит ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта.

При ссылке на документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок, например:

«В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27.06.2003 № 620 «Об утверждении Типового положения. ».

В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний.

В письмах должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины. Наименования учреждений, организаций и должностей, званий, единиц измерения, географические названия и другие должны точно соответствовать официальным названиям.

Заключительная часть текста может заканчиваться ожиданием на исполнение просьбы, а также формулой вежливости:

Деловое письмо. Классификация деловых писем

Любые студенческие работы — ДОРОГО!

100 р бонус за первый заказ

Деловые (служебные) письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо – особый тип документов, менее жестко регламентированный, чем контракт или приказ, но имеющий юридическую значимость. Вот почему письма регистрируются и хранятся в организациях как исходящая и входящая документация.

Деловые письма – различные по содержанию документы, пересылаемые по почте, курьером, электронной почтой или посредством факсимильной связи и служащие средством общения юридических и физических лиц.

Существует классификация деловых писем, основанием которой является цель отправителя:

Заметим, что одно и то же письмо может содержать гарантию, просьбу и напоминание, то есть быть многоцелевым.

По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.

По признаку адресата деловые письма делятся на:

· обычные, то есть письма, которые направляются в один адрес;

· циркулярные – письма, которые направляются из одного источника в несколько адресов.

По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные.

Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.). Регламентированные письма имеют четкую структуру, как правило, состоящую из двух частей: в первой, вводной части, излагаются причины, указываются цели отправителя и приводятся ссылки, на основании которых делаются заявления. Во второй, основной части письма осуществляются речевые действия:

Направляем Вам оформленный с нашей стороны договор…

Благодарю Вас за участие в презентации Мастер- и Бизнес-планов нашего проекта…

Просим указать точные сроки….

Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста. В отличие от регламентированных деловых писем эти письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы. Но было бы неверно полагать, что язык нерегламентированных писем вовсе не содержит элементов стандартизации. Стандартные словосочетания (термины, номенклатурные знаки, устойчивые обороты) используются и в нерегламентированных письмах.

Особо следует выделить рекламные деловые письма (письма-презентации, письма-объявления, предложения-представления). Реклама в них соседствует с деловыми предложениями. Отсюда и специфика языка этих документов: сочетание черт делового и публицистического стилей: языковой стандарт, шаблон, с одной стороны, и экспрессия – с другой.

Деловые (служебные) письма – понятие, виды, составление и оформление

Как известно, всю информационную документацию, на основе которой принимаются управленческие решения, условно разделяют на справочно-информационную и справочно-аналитическую.

К справочно-информационным документам в первую очередь относят деловые записки, переписку, протоколы, предложения, представления.

Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов — деловые письма, телеграммы, телексы, телефонограммы, факсограммы (факс), электронные сообщения и др. Переписка используется для реализации информационных связей между организациями – как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.

Особо в деловой переписке выделяют наиболее массовый вид управленческой документации — деловые письма.

Деловые (служебные) письма – понятие, классификация

Письмо — обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. [4]

Деловыми (служебными) письмами называют все документы, которые служат для связи организации (учреждения) с внешними структурами. Даже если уже достигнута устная договоренность, подтверждение ее деловым письмом будет гарантом соблюдения ее деловым партнером.

Здесь представлены образцы оформления деловых писем.

Все разнообразие деловых (служебных) писем классифицируют по различным признакам.

По теме деловые письма разделяют на коммерческие и собственно деловые::

Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделки, заключении и выполнении контрактов. Коммерческие письма составляются от имени юридических лиц и нередко имеют правовую силу. К коммерческой корреспонденции относятся коммерческое письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация) и ответы на эти письма, кредитное письмо (при заключении контрактов с иностранными партнерами).[3]
Собственно деловые письма решают организационные, правовые вопросы, проблемы экономических отношений корреспондентов, поэтому они весьма разнообразны по форме и содержанию. Это могут быть и расписка, и приглашение, и протокол собрания и др.[3]

По выполняемым функциям деловые письма разделяют на письма-ответы и инициативные письма. Инициативные письма в свою очередь разделяются на:

письма, требующие ответа (коммерческое инициативное письмо, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение);
письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, письмо-заявление, сопроводительное письмо).[3]

По признаку адресата деловые письма разделяют на обычные и циркулярные:

обычные письма направляются одному получателю;
циркулярные письма – это письма, рассылаемые одним адресантом нескольким получателям, как правило, подчиненным инстанциям (организациям).[3]

По композиции деловые письма разделяют на одноаспектные и многоаспектные:

В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. Такие письма более предпочтительны. Если необходимо обратиться в организацию сразу по нескольким вопросам, не связанным между собой, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них.
Многоаспектные письма составляют в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться в одной организации (одним адресатом). Например, это может быть письмо, одновременно являющееся и письмом-предложением, и письмом-напоминанием.[3]

По форме отправления деловые письма разделяют на:

традиционные почтовые отправления (обычно это письма, имеющие юридическую силу: договоры, оферта, рекламация);
электронные письма и факсы (используются, когда необходимо срочно решить вопрос, но юридической силы они не имеют).

По структуре деловые письма разделяют на:

регламентированные, форма которых строго оговорена ГОСТом;
нерегламентированные, не имеющие жесткой текстовой структуры, не требующие специального бланка или строго определенного формата бумаги.

По цели деловые письма разделяют на:

информационные, создаваемые с целью передать информацию;
рекламные письма — документы, призванные повлиять на адресата.

Подготовка, составление и оформление делового (служебного) письма

Каждое деловое письмо попадает в несколько классификаций, а, следовательно, составляется с учетом разных аспектов. Так, например, коммерческое письмо-запрос по своей функции является инициативным, по адресату – обычным, по композиции может быть как одноаспектным, так и многоаспектным, по структуре — чаще всего регламентированным, по цели – информационным.[3] Все перечисленное влияет на форму, языковые особенности письма и должно учитываться при его подготовке и составлении.

Этапы подготовки и составления деловых писем:

Изучение существа вопроса — сбор достаточной информации. При необходимости – изучение законодательства по существу вопроса, анализ предыдущих обращений по данному вопросу и поступивших ответов на них.
Подготовка и написание проекта текста письма, его редактирование.
Согласование проекта текста письма, редактирование.
Подписание письма руководителем.
Исходящая регистрация (все виды деловых писем обязательно регистрируются).
Отправка письма.

При оформлении делового письма необходимо учитывать наличие в нем следующих реквизитов:

Наименование организации.
Справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет[4].
Дата и регистрационный номер.
Адресат.
Заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4).
Текст письма.
Подписи составителей письма.
Отметка об исполнителе.
Отметка о наличии приложений (в сопроводительных письмах).
Оттиск печати (в гарантийных письмах).

Текст делового письма должен состоять из обращения, вводной части, основной части и заключения.

Обращение. В обращении, как правило, используются стандартные языковые формулы: «Уважаемый господин Степанов!», «Уважаемые господа! (если получатели письма неизвестны), «Уважаемые коллеги!» (используется в общении людей одной профессии)», «Господин президент!» (если адресат — должностное лицо органа власти, депутат, президент или председатель общества, компании, фирмы и т.п.).
В обращении к хорошо знакомым лицам используют менее официальные формулы: «Глубокоуважаемая Анна Петровна!», «Дорогая Анна!».
Если письмо не адресовано конкретному лицу, обращение можно опустить.

Вводная часть. Во вводной части указывают причины, основания, цели составления документа. Они нередко сопровождаются ссылками на даты, факты, документы.

Основная часть. Основная часть текста варьируется в зависимости от его конкретного типа, поскольку в ней формулируется главная цель письма.

Заключение. Заключительная часть письма обычно представляет собой формулы вежливости: «Надеемся, что наша просьба будет выполнена», «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «С пожеланиями успехов»; «Убедительно просим Вас не задерживать ответ»; «Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).

Текст письма в целом может занимать от одной до трех машинописных страниц. При составлении текста рекомендуют особое внимание обращать на грамматику, длину предложений (не более 20 слов), ясность смысла.

Другие статьи по данной теме:

Список использованных источников

Правила написания делового письма

Деловые письма – это вид коммуникации между различными субъектами хозяйственной деятельности в процессе ведения бизнеса и деловых отношений.

Написание деловых писем помогает решать вопросы:

1. оперативного управления холдингом или подразделениями фирмы;

2. взаимоотношений и обмена информацией с партнерами и клиентами;

3. координирования рабочих процессов и деловой активности компании;

4. сбора и систематизации коммерческой информации.

Написание делового письма. Требования

1. Правила написания деловых писем требуют от автора:

2. излагать информацию полно, фактически достоверно и объективно;

3. использовать деловой стиль написания делового письма – краткость и нейтральность;

4. избегать домысливания, рассуждений и повествовательности;

5. соблюдать доброжелательность;

6. исключить грубость, иронию, жаргонизмы, ложную вежливость;

7. отказаться от эмоциональности в пользу логической оценки.

Виды делового письма

Деловые письма имеют несколько видов, которые требуют обязательного ответа. Это простые деловые письма-просьбы, письма-обращения, письма-предложения, письма-запросы, письма-требования. В тоже время предупреждения, подтверждения, приглашения, напоминания, отказы, извещения, распоряжения, а также гарантийные, информационные и сопроводительные письма ответа не требуют.

Этика стиля написания деловых писем

Речь идет о тоне изложения, в котором адресат ни в коем случае не должен увидеть пренебрежение, неуважительное отношение, завуалированное хамство. В этом случае получатель выработает стойкое негативное отношение к вам, как к нарушителю деловой этики.

Читайте еще: Заявление должника на инициацию процедуры банкротства не содержит

Особой осторожности требует стиль написания делового письма-отказа.Такое письмо само по себе не вызывает позитива у адресата, но вы должны выдержать его в таком тоне, чтобы он не почувствовал вашего пренебрежения даже в случае отрицательного решения его вопроса. В письме необходимо использовать аккуратные и корректные формулировки и убедительную аргументацию отказа.

В качестве примера написания делового письма-отказа, мы предлагаем следующую схему:

1. Обязательное повторение просьбы адресата в письме – свидетельство того, что она внимательно изучена и осмыслена.

2. Подробное изложение причин отказа.

3. Констатация факта отказа.

4. Резюме ситуации и выражение надежды, что сотрудничество будет продолжено.

Образец правила составления деловых писем предполагает использование словесных формул, которые имеют прямое содержание, но исключают пренебрежительность:

1. «Ваша просьба, к сожалению, не может быть удовлетворена…».

2. «Ваш запрос, к нашему сожалению, удовлетворить не представляется возможным…».

3. «Глубоко сожалеем, но выполнить ваше требование мы не в состоянии…».

Лексические правила написания делового письма

Чтобы этого добиться, необходимо четко соблюдать ряд лексических, грамматических и синтаксических правил составления деловых писем:

1. используйте простые и общеупотребительные слова;

2. избегайте большого числа прилагательных и местоимений – они утяжеляют текст;

3. пишите по существу, откажитесь от рассуждений и описаний;

4. пишите короткими предложениями – они понятнее и убедительнее;

5. сохраняйте логику текста и не отходите от темы;

6. тщательно продумывайте формулировки;

7. избегайте двусмысленности предложений.

Оформление деловых писем

Итак, правила составления делового письма предполагают его оформление на фирменном бланке, на котором должны присутствовать реквизиты компании.

1. В левом верхнем углу должен указываться исходящий номер по вашему корпоративному журналу регистрации документов с указанием даты отправления.

2. В правом верхнем углу — фамилия, инициалы адресата и его должность в компании.

3. В левом нижнем углу – подпись, фамилия и ваша должность в компании, номер телефона.

4. Текст письма условно делится на три блока: суть проблемы, обоснование просьбы или предложения, дополнительная информация по теме письма.

Если вы оформляете ответное письмо, то в нем обязательно должна присутствовать ссылка на письмо адресата, к которому вы пишете ответ. Письмо к партнеру (особенно, иностранному) должно содержать краткую аннотацию о вашей компании и ее задачах на внешних рынках, а также буклет о ваших услугах и благодарность за сотрудничество.

Электронные письма

Составление и оформление электронных писем, с одной стороны, подчиняется стандартным правилам деловой переписки, а с другой, учитывает особенности электронного документооборота. На что необходимо обратить особое внимание при написании деловых писем своим виртуальным адресатам?

Обязательно указывайте тему письма в стандартном поле почтового сервиса. Она упростит вашему адресату задачу понимания повода вашего письма и его приоритетности прочтения. Соблюдайте стандартные правила написания текста делового письма (лаконичность, точность формулировок, деловой стиль, грамотность, стандартный шрифт).

Избегайте графики и анимации в письме – это недопустимо.

Тщательно проверьте адрес отправки, чтобы ваше письмо не было по ошибке отправлено по другому адресу.

Важный момент! Даже в случае отправки письма нескольким адресатам, постарайтесь каждый вариант оправить индивидуально – с обращением к каждому адресату по имени и отчеству.

Примеры написания деловых писем в электронном виде представлены в Интернете – стандартными бланками пользоваться достаточно удобно.

Оформление деловых писем и других оперативно — и справочно-информационных документов

Главная > Реферат >Промышленность, производство

Форма обучения _________________________

Курс _____ , группа ____

(Фамилия, имя, отчество студента)

По дисциплине «Документационное обеспечение управления»

Тема: Оформление деловых писем и других оперативно — и

«К защите допускаю»

(ученая степень, звание, Ф. И. О.)

Оценка при защите

1 ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО, ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ, ФУНКЦИИ 4

1. 1 Основные требования к оформлению деловых писем 6

1.2 Классификация деловых писем 15

1.3 Структура текста основных видов деловых писем 20

2 СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО КАК СРЕДСТВО ИНФОРМАЦИОННОГО ОБМЕНА 30

3 ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ 32

3.1 Виды некоммерческих деловых писем 32

3.2 Виды коммерческих деловых писем 34

3.3 Электронные письма 34

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 40

Деловое письмо является основным средством связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром.

1 ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО, ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ, ФУНКЦИИ

Можно выделить следующие этапы подготовки и составления писем:

Изучение существа вопроса;

Подготовка и написание проекта текста письма;

Согласование проекта письма;

Основные функции делового письма:

коммуникативная — с помощью писем обеспечивают внешние связи организации;

1. 1 Основные требования к оформлению деловых писем

Составляя коммерческое письмо, следует обратить внимание на два основных момента:

оформление письма в соответствии с правилами делопроизводства;

текст самого письма.

Реквизиты письма оформляют в соответствии с положениями ГОСТ Р 6.30-2003.

Основу делового этикета составляют:

вежливое и уважительное отношение к деловому партнеру;

соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение;

умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера и не задевая его самолюбия;

умение использовать в споре аргументы, а не служебное положение.

Наиболее универсальные формулы обращения, которые могут использовать в любых ситуациях делового общения:

Уважаемый господин . (фамилия)

Уважаемая госпожа . (фамилия)

Уважаемый господин председатель

При выборе формы обращения следует руководствоваться не только личным вкусом, но и сложившейся в языковой среде или в коллективе этикетной традицией.

Нормы речевого этикета современной России характеризуются изменчивостью и размытостью. После революции 1917г. произошло разрушение традиций дореволюционной этикетной, в том числе деловой речи. Были официально отменены обращения «господин», «сударь» и именования в соответствии с Табелью о рангах («ваше превосходительство», «ваше сиятельство» и др.).

В советское время обращения к адресату строилось по формуле: «товарищ + Фамилия И.О.», например «тов. Петрову И.С.».

В начале 90-х годов XX в. во многих сферах общения произошел отказ от советского обращения «товарищ», которое в настоящее время сохраняется только в среде военнослужащих и, по-видимому, среди членов левых организаций, например компартий.

Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Русская пунктуация предусматривает возможность постановки:

запятой, если обращение включено в состав предложения;

восклицательного знака (при изолированном обращении, несущем особую экспрессивную нагрузку).

В соответствии с правилами этикета письмо, содержащее в начале текста личное обращение к адресату, должна завершать заключительная формула вежливости, которая вместе с обращением образуют так называемую этикетную рамку. Заключительная формула вежливости по своей эмоциональной тональности должна соответствовать обращению и общему настроению письма.

Наиболее распространенные заключительные формулы вежливости: «С уважением. «, «С искренним уважением. «, «С глубоким уважением. «.

В заключении письма могут использовать такие выражения, как «Приношу самые искренние уверения в. «, «Уважающий Вас. «, «Искренне Ваш-..». «Желаю процветания Вашей фирме. «, «С искренним чувством уважения и признательности. «. «С наилучшими пожеланиями. » и т.п.

Заключительную формулу вежливости отделяют от текста 2-3 межстрочными интервалами и печатают с абзаца [1].

При подготовке текста делового письма важно:

сформулировать для себя цель данного письма;

определить основные вопросы, которые должны быть в нем изложены;

определить отношение к адресату.

Основные вопросы располагают в последовательности, оптимальной для восприятия. Опыт показывает, что важные и сложные вопросы следует располагать в начале письма.

Обычно текст строят по схеме:

введение (приводят мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих организаций и другие факторы, послужившие основанием для написания письма);

доказательства (приводят обоснование вопроса, изложенного в письме);

заключение (излагают выводы, предлагают решение).

К тексту писем применимы общие требования к текстам документов: актуальность и достоверность информации, рациональность построения, логичность изложения, использование официально-делового стиля, основные черты которого — нейтральный тон изложения, лаконичность текста, точность и ясность выражения мысли.

В официальных письмах принята форма выражения от 1-го лица множественного числа: «Предлагаем Вашему вниманию. «, «Напоминаем, что срок выполнения. «.

Возможно изложение текста от 3-го лица единственного числа, например: «компания не предполагает. «, «организация изучила. «.

Читайте еще: Замена инн при смене фамилии заявление

Формулу обращения от 1-го лица единственного числа («прошу», «предлагаю», «приглашаю») используют в документах, оформленных на бланках должностных лиц.

При составлении делового письма, когда уже определено его содержание, важно правильно использовать языковые формулы (или, как их еще называют, клише) для окончательной отработки текста подготавливаемого документа.

Языковая формула (документа) — слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом документа. Например, языковая формула гарантийного письма — конструкция: «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет №. «; сопроводительного — «Направляем. «, «Высылаю. «, письма-просьбы — «Прошу. «, «Обращаемся с просьбой. » и т.д.

Практика документной лингвистики рассматривает многочисленные клише как важные строительные конструкции, формирующие текст письма. Их использование связано, по-видимому, сначала с интуитивным, а впоследствии — с осознанным стремлением унифицировать тексты для определенных разновидностей письма.

Одновременно клише являются сигналами, подчеркивающими смысл фрагментов писем, включающих эти клише. Поэтому клише чаще всего приводят в начале предложения [2].

В целом использование стандартных языковых формул придает письму более официальный характер и способствует точности выражения и однозначности понимания текста.

Желательно, чтобы письмо было посвящено одной проблеме и по объему не превышало одну страницу.

Текст письма разбивают на абзацы, каждый из которых посвящен одному вопросу. Правильная разбивка текста на абзацы облегчает его чтение и понимание.

После составления текста письма оформляют реквизит «Заголовок к тексту», отвечающий на вопрос «О чем?», «О ком?» и кратко отражающий содержание письма.

Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату. Второй — копию — печатают на чистом листе, на нем проставляют визы согласования, он остается в организации и подшивается в дело.

Письма пересылают адресату по почте (в том числе электронной), факсу или передают с курьером.

С развитием российской экономики и гражданского общества в нашей стране увеличивается количество российских компаний и предприятий, развивающих деловые связи с иностранными фирмами и организациями. Установление и поддержание деловых отношений с зарубежными партнерами невозможно без деловой переписки.

Взыскательность к письменному этикету в развитых странах основана на сложившихся в течение многих лет традициях отношения к делу и к своему долгу. Западный предпринимательский мир, воспитанный в духе законопослушания, весьма требователен к форме служебных документов и, в частности, деловых писем. Хорошо оформленное и составленное по всем правилам письмо говорит о дисциплинированности и уважительном отношении к букве Закона его автора, что по западным меркам свидетельствует о его надежности как предпринимателя и партнера. При соответствующем оформлении письмо приобретает юридическую силу и может быть решающим фактором в решении спорных вопросов, в том числе и в суде.

В каждой стране деловую корреспонденцию оформляют в соответствии с установленными национальными правилами. Существуют международные стандарты на деловые письма. Общие требования к тексту деловых писем, также применимы и к переписке с иностранными партнерами.

Письмо бывает одноаспектным и многоаспектным. Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа. Текст многоаспектных писем может состоять из следующих аспектов: разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Для деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно многоаспектных писем.

Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение. Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта, в ней указываются цель (причина) составления письма. При ссылке на документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок [15].

В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Именно в этой части необходимо убедить, доказать, что в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать, что производимая продукция или выполняемые услуги лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т. д. Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т. д. Письмо может содержать только одну заключительную часть. Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия. После составления и написания служебное письмо необходимо отредактировать.

Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений. Важность обращения определяется автором письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя. Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Запятая после обращения придает письму будничный характер, знак восклицания подчеркивает значимость и официальный стиль.

Составитель текста должен принять во внимание следующие факторы:

Общественную позицию адресата в соотношении с собственной;

Степень знакомства, характер отношений;

Официальность/неофициальность ситуации общения;

Этикетные разрешения, действующие в данном речевом коллективе.

При печатании обращение выравнивается по центру.

Текст письма может заканчиваться выражением ожидания исполнения просьбы (гарантии, представления, приглашения, напоминания), а также формулой вежливости, например:

Выражаю свою признательность за оказанное содействие и заверяю, что представленная Вами информация будет иметь большое значение в деле развития взаимовыгодного сотрудничества.

Пользуясь случаем, выражаю благодарность за приглашение.

Выражаю надежду на плодотворное сотрудничество и активное участие в решении задач, в выработке и реализации наших дальнейших программных действий.

Формула вежливости располагается перед реквизитом «подпись», печатается с абзаца и отделяется от должности запятой. Наименование должности пишется с прописной или строчной буквы в зависимости от того, как должность прописана в учредительных или нор мативно-правовых документах организации. В том случае если письмо будет оформлено на бланке должностного лица, то в реквизите «подпись» наименование должности не указывается.

В официальной переписке применяется официально-деловой стиль.

Деловой стиль — это совокупность речевых средств, функция которых -обслуживание сферы официально-деловых отношений.

Особенности делового стиля, специфические черты, присущие ему, стилевые нормы этой разновидности языка оформились под влиянием условий, в которых протекает деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:

Участники делового общения — преимущественно юридические лица — организации, учреждения, предприятия, в лице действующих от имени руководителей и других должностных лиц;

Характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы;

Предметом делового общения выступает деятельность организации: управленческая, производственная, экономическая, научная, техническая и др.;

Управленческие документы в подавляющем большинстве ориентированы на конкретного получателя;

Большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся в письменном оформлении, относятся к повторяющимся, однотипным ситуациям.

Рассмотренные условия делового общения формируют определенные требования к управленческой информации. Для обеспечения эффективного информационного обмена в сфере управления информация должна обладать определенными свойствами. Она должна быть:

Официальной по своему характеру, что подчеркивает деловую основу отношений, их неличностный характер, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения;

Адресной, так как управленческий документ всегда предназначен конкретному получателю, должностному лицу, организации, группе организаций;

Актуальной, поскольку документ должен содержать именно ту информацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управленческого решения либо иного использования в управленческой деятельности;

Объективной и достоверной, так как для эффективной управленческой деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений;

Убедительной, аргументированной, поскольку задача делового общения — побудить адресата совершать (или не совершать) определенные действия;

Полной и достаточной для приятия управленческого решения. Недостаточность информации может вызвать необходимость дополнительно запрашивать сведения, порождать переписку, приводить к неоправданным потерям времени и средств.

1.2 Классификация деловых писем

Деловые письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо — всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления [11].

Из-за массового использования и большого разнообразия деловых писем четкой их классификации нет.

Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат различные классификационные признаки.

По функциональному признаку письма можно разделить на две группы:

1. Письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

Директивное (циркулярное письмо) — письмо, направляемое вышестоящей организацией и сообщающее подчиненным организациям определенные сведения, касающиеся их деятельности, или имеющие распорядительный характер установки.

Гарантийное письмо — письмо, выражающее гарантию исполнения изложенных в нем обязательств. Эти письма направляют для подтверждения выполнения обещаний или оговоренных условий (качества работ и услуг, оплаты товара, сроков исполнения заказа и т.д.).

Письмо-извещение — письмо, сообщающее или утверждающее что-либо. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинаются со слов: «Сообщаем» («Извещаем»), «На Ваш запрос сообщаем. «, «Ставим Вас в известность».

Письмо-предложение (письмо-оферта) — письменное заявление от имени одного предприятия (оферента), адресованное другому предприятию (акцептанту), о готовности заключить с ним договор на определенных условиях. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.

Претензионное письмо (письмо-рекламация) — письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения последней заключенных ранее договоров и обязательств. Претензионное письмо может содержать требование возмещения убытков. Рекламация может быть предъявлена в отношении объемов, сроков поставки, упаковки, маркировки и оплаты товара, качества и оплаты услуг и т.д.

Сопроводительное письмо — письмо, информирующее адресата о направлении ему прилагаемых к письму документов или материальных ценностей.

Письмо-подтверждение — сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) или о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.).

Письмо-просьба — письмо, выражающее просьбу о выполнении какого-либо действия, получении документации или материальных ценностей. Начинается со слов: «Прошу («Просим»).

Письмо-запрос — письмо, в котором покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т.е. сформулировать коммерческое предложение.

Информационное письмо — письмо, сообщающее адресату о каком-либо факте или мероприятии. Можно рассматривать как разновидность письма-извещения.

Письмо-ответ — документ, содержащий ответ на инициативное письмо.

Частные письма — письма, авторы которых обращаются к руководству организации с различными просьбами, жалобами и предложениями.

2. Письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо- напоминание; письмо-приглашение и др.).

Письмо-приглашение — письмо, адресованное конкретному лицу или нескольким лицам и приглашающее их для участия в планируемом мероприятии.

Письмо-напоминание — письмо, указывающее на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия.

Рекламное письмо — разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. В рекламном письме приводится полная и четкая информация о предмете рекламы, указан адрес организации и телефон для справок.

По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные. Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций, форма которых строго оговорена ГОСТом. Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально- логического повествования или этикетного текста, не имеющие жёсткой текстовой структуры, не требующие специального бланка или строго определённого формата бумаги. Предполагает наличие некоего набора стандартных элементов, например: общей структуры письма, формы обращения к адресату и завершения письма и т.п.

По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией.

Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделки, заключении и выполнении контрактов; составляются от имени юридических лиц и нередко имеют правовую силу. К коммерческой корреспонденции относятся коммерческое письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация) и ответы на эти письма, кредитное письмо (при заключении контрактов с иностранными партнёрами) [9].

Собственно деловые письма решают организационные, правовые вопросы, проблемы экономических отношений корреспондентов, поэтому они весьма разнообразны по форме и содержанию. Это могут быть и расписка, и приглашение, и протокол собрания и др.

По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярные письма — это письма, рассылаемые одним адресантом нескольким получателям, как правило, подчинённым инстанциям (организациям). Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов. Обычные письма направляются одному получателю.

По композиционным особенностям деловые письма делятся на одноаспектные и многоаспектные.

Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное — несколько. В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. В последнее время они доминируют в деловой переписке. Если необходимо обратиться в организацию сразу по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них, особенно в том случае, когда рассматриваемые вопросы не связаны между собой.

Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты — просьбы, сообщения, предложения. Многоаспектные письма составляют в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться в одной организации (одним адресатом). Например, это может быть письмо, одновременно являющееся и письмом-предложением, и письмом-напоминанием.

По форме отправления письма подразделяются на традиционные почтовые отправления (обычно это письма, имеющие юридическое значение, как то: договоры, оферта, рекламация), электронные письма и факсы. Последние два вида писем используюбтся когда необходимо срочно решить вопрос, но юридической силы они не имеют.

По цели письма подразделяются на информационные («полезные»), создаваемые с целью передать информацию и документы, призванные повлиять на адресата (рекламные письма).

1.3 Структура текста основных видов деловых писем

Деловой стиль обладает совокупностью специфических признаков, отличающих его от других стилей языка — научного, публицистического, разговорного, языка художественной литературы [3].

Основными требованиями, предъявляемыми к деловому стилю, являются:

нейтральный тон изложения;

точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие формулировок;