Бухгалтер первичной документации требования

Бухгалтер на первичку: обязанности

В зависимости от масштабов организации, ее структуры, численности и отраслевых особенностей к работе на первичном участке бухгалтерской работы может привлекаться отдельный специалист. Его часто называют бухгалтером по первичной документации, или, проще говоря, бухгалтером на первичке. О должностных обязанностях бухгалтера по первичной документации расскажем в нашей консультации.

Бухгалтер по первичной документации

Должность бухгалтера по первичке в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКС) (утв. Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37) отсутствует. Нет ее и в Общероссийском классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (утв. Постановлением Госстандарта от 26.12.1994 № 367). В то же время по своему содержанию объем работы бухгалтера на первичке близок к рассмотренному нами функционалу помощника бухгалтера или бухгалтера на конкретных участках учетной работы, например, бухгалтера-материалиста.

Организация-работодатель самостоятельно определяет перечень обязанностей специалиста по первичке с учетом своих особенностей.

Поможет в этом, в частности, утвержденный Приказом Минтруда от 22.12.2014 № 1061н профессиональный стандарт «Бухгалтер». Так, одна из трудовых функций бухгалтера, указанная в этом профстандарте, это принятие к учету первичных учетных документов о фактах хозяйственной жизни. В этом же профстандарте можно найти примерные трудовые действия, необходимые умения и знания, характерные или необходимые для бухгалтера на первичке.

Пример должностных обязанностей бухгалтера на первичке

Перечень квалификационных требований к бухгалтеру по первичной документации и его должностных обязанностей представим на примере должностной инструкции.

Обработка первичной документации: требования, пример. Первичная бухгалтерская документация

Деятельность любого предприятия тесно связана с ведением и обработкой первичной документации. Она необходима для составления отчетности, расчета налоговых платежей, принятия управленческих решений. В статье рассмотрим, что это такое — первичная документация в бухгалтерии — и как осуществляется ее обработка.

Основные понятия

Первичная документация в бухгалтерии – что это такое ? Ею называют свидетельство факта совершения хозяйственной операции, отраженное на бумаге. В настоящее время многие документы составляются в автоматизированной системе » 1С». Обработка первичной документации предполагает регистрацию и учет сведений о совершенных хозяйственных операциях.

Первичным учетом называют начальную стадию фиксирования событий, происходящих на предприятии. Хозяйственными операциями именуют действия, влекущие изменения состояния активов или капитала организации.

Обработка первичной документации в бухгалтерии: пример схемы

Как правило, на предприятиях под понятием «работа с документацией» подразумевается:

• Получение первичных данных.
• Предварительная обработка сведений.
• Оформление документов.
• Утверждение руководством или специалистами, уполномоченными приказом директора.
• Повторная обработка первичной документации .
• Выполнение действий, необходимых для проведения хозяйственной операции.

Существует разовая и накопительная первичная документация. Обработка сведений, содержащихся в таких бумагах, имеет ряд особенностей.

Разовая документация предназначена для подтверждения события один раз. Соответственно, порядок ее обработки существенно упрощен. Накопительную документацию используют в течение определенного времени. Как правило, в ней отражается операция, совершаемая несколько раз. В этом случае при обработке первичной документации сведения из нее переносятся в специальные регистры.

Требования к ведению документов

Первичную документацию оформляют при совершении операции или непосредственно после ее завершения.

Отражение сведений осуществляется на специальных унифицированных бланках. При отсутствии утвержденных форм предприятие может разработать их самостоятельно.

Этапы обработки первичной бухгалтерской документации

На каждом предприятии в штате присутствует сотрудник, ответственный за работу с первичной информацией. Этот специалист должен знать правила обработки первичной документации , неукоснительно соблюдать требования законодательства и последовательность действий.

Этапами обработки первичной документации являются:

• Таксировка. Она представляет собой оценку операции, отраженной на бумаге, указание сумм, связанных с ее осуществлением.
• Группировка. На этом этапе документы распределяются в зависимости от общих признаков.
• Контировка. Она предполагает обозначение дебета и кредита.
• Гашение. Для предупреждения повторной оплаты на первичных документах бухгалте р ставит отметку «оплачено».

Ошибки в документах

Они могут возникать по разным причинам. В основном к их появлению приводит небрежное отношение сотрудника к выполняемой им работе, неграмотность специалиста, неисправность техники.

Корректировка документов крайне не приветствуется. Однако в некоторых случаях без исправления ошибок обойтись нельзя. Допущенный недочет на первичной документации бухгалтер должен исправить следующим образом:

• Зачеркнуть тонкой линией неверную запись таким образом, чтобы ее было хорошо видно.
• Над зачеркнутой строкой написать правильные сведения.
• Поставить отметку «Исправленному верить».
• Указать дату корректировки.
• Поставить подпись.

Не допускается использование корректирующих средств.

Работа с входящими документами

Процесс обработки входящих бумаг включает в себя:

• Определение типа документа. Бухгалтерские бумаги всегда содержат сведения о совершенных хозяйственных операциях. Например, к ним относят накладную, ордер на получение денежных средств и пр.
• Проверка реквизитов получателя. Документ должен адресоваться конкретному предприятию или его сотруднику. На практике бывает так, что документы на приобретение материалов специально выписываются на компанию, хотя договор с поставщиком не заключен.
• Проверка подписей, оттисков печатей. Лица, подписавшие документ, должны иметь на это полномочия. Если визирование первичных бумаг не входит в компетенцию сотрудника, то они признаются недействительными. Что касается оттисков, то на практике нередко возникают ошибки у тех предприятий, которые имеют несколько печатей. Информация на оттиске должна соответствовать типу документа, на котором он стоит.
• Проверка состояния документов. В случае обнаружения повреждений на бумагах или нехватки каких-либо листов необходимо составить акт, копию которого направить контрагенту.
• Проверка действительности события, отраженного в документе. Сотрудники предприятия должны подтвердить сведения о факте совершения операции. Документы о приеме ценностей заверяет завскладом, условия договора подтверждает маркетолог. На практике бывают ситуации, когда от поставщика поступает счет на товары, которые предприятие не получало.
• Определение периода, к которому относится документ. При обработке первичных бумаг важно не учесть одни и те же сведения дважды.
• Определение раздела учета. При получении первичной документации необходимо установить, в каких целях будут использоваться поставленные ценности. Они могут выступать в качестве основных средств, материалов, нематериальных активов, товаров.
• Определение регистра, в котором будет подшит документ.
• Регистрация бумаги. Она осуществляется после всех проверок.

Работа с исходящими бумагами

Процесс обработки этого вида документации несколько отличается от приведенного выше.

В первую очередь уполномоченный сотрудник предприятия формирует черновой вариант исходящего документа. На его основании разрабатывается проект бумаги. Он направляется руководителю для согласования. Утвердить проект документа, однако, может и другой сотрудник, имеющий соответствующие полномочия.

После заверения проект оформляется по установленным правилам и направляется получателю.

Планирование документооборота

Данный этап необходим для обеспечения оперативного получения, отправки и обработки документации. Для грамотной организации документооборота на предприятии разрабатываются специальные графики. В них указываются:

• Место и срок оформления первичных бумаг.
• ФИО и должность лица, составившего и сдавшего документы.
• Учетные записи, произведенные на основании бумаг.
• Время и место хранения документации.

Учетные регистры

Они необходимы для регистрации первичной документации. При этом на бумагах проставляется отметка об учете. Она необходима для предотвращения повторной регистрации документов.

Первичные бумаги могут храниться в электронных регистрах. Однако по запросу госорганов или контрагентов предприятие должно предоставить бумажные копии.

Особенности восстановления документов

В настоящее время в нормативных актах отсутствует четкий порядок восстановления бумаг. На практике этот процесс включает в себя следующие мероприятия:

• Назначение комиссии для расследования причин утраты или уничтожения документов. При необходимости руководитель предприятия может привлечь к процедуре правоохранительные органы.
• Обращение в банковскую организацию, к контрагентам за копиями первичных документов.
• Исправление декларации по налогу с прибыли. Необходимость в подаче уточненного отчета связана с тем, что документально не подтвержденные затраты не признаются расходами в целях налогообложения.

В случае утраты первичной документации ИФНС проведет расчеты сумм налоговых отчислений на основании имеющихся бумаг. При этом существует вероятность применения налоговым органом мер ответственности в виде штрафа.

Распространенные ошибки в процессе оформления первичных бумаг

Как правило, лица, ответственные за ведение документации, допускают следующие нарушения:

• Заполняют формы, не являющиеся унифицированными или утвержденными руководителем предприятия.
• Не указывают реквизиты или отражают их с ошибками.
• Не визируют документы своей подписью или допускают к подписанию бумаг сотрудников, не имеющих на это полномочий.

Документация, подтверждающая факты совершения хозяйственных операций, крайне важна для предприятия. К ее оформлению необходимо подходить очень внимательно. Любая ошибка может привести к негативным последствиям.

Первичная документация

Контур.Бухгалтерия — веб-сервис для малого бизнеса!

Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.

Что такое «первичные документы»

В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, которые подтверждают понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки вас или ваших контрагентов. «Первичка» также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным. Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик. Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

Разделение первичных документов по стадиям бизнеса

Все сделки можно разделить на 3 этапа:

Этап 1. Вы договариваетесь об условиях сделки

Этап 2. Происходит оплата по сделке

• выписка с расчетного счета, если оплата была безналом, или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета;
• кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности — если оплата производилась наличными. В большинстве случаев такой способ оплаты используют ваши сотрудники, когда берут деньги под отчет. Расчеты между организациями редко бывают в форме наличных денег.

Этап 3. Получение товара или услуги

Обязательно нужно подтвердить, что товар действительно получен, а услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги. Подтверждают получение:

• товарная накладная — для товаров;
• товарный чек — обычно выдается в пару к кассовому чеку, или если товар продает ИП;
• акт выполненных работ/оказанных услуг.

Обязательные первичные документы

Несмотря на вариативность сделок, есть перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:

• договор;
• счёт;
• бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чек;
• накладная;
• акт выполненных работ (оказанных услуг).

С клиентом при осуществлении сделки заключается договор, в котором уточняются все детали предстоящих хозяйственных операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг.

В договоре регламентируются права и обязанности сторон. В идеале каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или услуг. Однако при продолжительном сотрудничестве и осуществлении однотипных операций можно заключить один общий договор. Договор оформляется в двух экземплярах с оттисками печатей и подписями каждой из сторон.

Для некоторых сделок не требуется письменная форма договора. Скажем, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.

Счет на оплату — это соглашение, в соответствии с которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги.

Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату. Форма счета на оплату строго не регламентирована, поэтому каждая компания имеет право разработать собственную форму этого документа. В счете можно прописать условия сделки: сроки, уведомление о предоплате, порядок оплаты и поставки и прочее.

В соответствии статьей 9-ФЗ «О бухгалтерском учете», наличие подписи директора или главного бухгалтера и печати необязательны для этого документа. Но ими не стоит пренебрегать во избежание вопросов со стороны контрагентов и государства. Счет не позволяет предъявить поставщику требования — он лишь фиксирует цену товара или услуги. При этом за покупателем остается право на требование возврата денежных средств в случае необоснованного обогащения поставщика.

Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

Эта группа первичных документов позволяет подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.

К платежным документам относятся товарные и кассовые чеки, БСО, платежные требования и поручения. Поручение покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом. Чек кассовый или товарный покупатель получает от поставщика при оплате наличными.

Товарная накладная или товарный чек

Товарные чеки, как мы уже говорили выше, оформляются при продаже товара физлицам или самими физлицами.

Накладные используются преимущественно юрлицами для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.

Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Первый остается у поставщика как документ, подтверждающий факт передачи товаров, а второй экземпляр передается покупателю.

Данные в накладной должны совпадать с цифрами в счете-фактуре.

Уполномоченное лицо, отвечающее за отпуск товара, должно поставить в накладной свою подпись и печать организации. Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной. Применение факсимильной подписи допускается, но это должно быть зафиксировано в договоре.

Акт оказанных услуг (выполненных работ)

Акт — это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.

Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ подтверждает соответствие оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.

Счет-фактура — документ, который нужен исключительно для того, чтобы контролировать движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам. Встречаются счета-фактуры на выплаченный аванс.

Этот первичный документ строго регламентирован. Он содержит:

• информацию о суммах денежных средств;
• фактурную часть.

Счет-фактура — это основание для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия-плательщики НДС.

В последнее время популярен УПД — универсальный передаточный документ. Этот документ заменяет пару накладная + счет-фактура или акт + счет-фактура.

Ведите бизнес в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис автоматически формирует первичные документы и УПД. Первые 30 дней работы — бесплатны для всех новых пользователей.

Оформление первичной документации

Оформление первичной документации в компании Новые Горизонты:

• оказание услуги в короткие сроки
• работает команда профессионалов

Компания «Новые Горизонты» более 8 лет защищает интересы бизнеса. Наши юристы, бухгалтеры и аудиторы разрабатывают индивидуальный пакет решений для каждого клиента.

Российское законодательство обязывает предпринимателей и организации отражать все свои операции в учете, оформляя их первичными документами. Задача документации – подтверждение свершившегося факта (приема товара, отгрузки со склада, продажи и других операций), закрепление юридической силы проведенной операции.

Стоимость наших услуг по оформлению первичных документов указана в таблице. Мы всегда рады ответить на все интересующие Вас вопросы – звоните по телефонному номеру +7 (495) 640-95-90 и заказывайте услуги профессионалов.

Мы возьмем на себя оформление первичной документации любого типа – бумаг от банков, учредителей, поставщиков, госорганов, клиентов. Наши сотрудники имеют опыт в составлении исполнительных, распорядительных, бухгалтерских документов, поэтому нам можно доверять.

Факт осуществления деятельности и проведения предприятием хозяйственных операций, согласно, законодательству должен быть непременно подтвержден путем надлежащего оформления первичных документов. Опираясь на данные внесенные в соответствующую форму, компания ведет свой бухгалтерский учет. Основные требования к утвержденному оформлению первичной документации заключаются в том, что они должны содержать исключительно достоверные данные, их создание осуществляется непосредственно в момент совершения операции, если заполнение не представляется возможным, оно производится непосредственно по окончании той или иной операции.

Что такое первичная документация и зачем она нужна

Первичная документация – представляет собой оправдательную документацию, подтверждающую проведение субъектами предпринимательской деятельности каждой хозяйственной операции. Документы оформляются в последовательности совершения хозяйственных операций. В случае неверно оформленных документов, предприятие не может правильно рассчитать налогооблагаемую базу, что приводит к разногласиям с налоговой инспекцией, позволяя применять финансовые санкции по отношению к предприятию. Для оспаривания такой ситуаций, предприятие будет вынужденно обращаться в суд.

Формы первичной документации

Первичная документация принимается налоговой инспекцией к учету, если она составлена в соответствии с унифицированной формой, разработанной и вступившей в силу на основании постановлений Госкомстата РФ и обязательна к применению для предприятий всех, без исключения отраслей экономики.

В утвержденные формы первичной документации, за исключением форм учета кассовых операций, предприятие при необходимости имеет право вносить дополнительные необходимые реквизиты. Все реквизиты, которые утверждены Госкомстатом России, остаются без изменений и включают в себя наименование заявленного документа, указание кода и номера формы. Какие либо изменения или удаления отдельных реквизитов из соответствующих форм не допускается. В случае внесения изменений в документацию, их необходимо оформлять в соответствии с организационно-распорядительными документами.

В унифицированных первичных документах отражается информация об активах, обязательствах предприятия и проводимых с ними операций. К таким документам относятся:

• акты списания материальных запасов предприятия;
• товарные накладные;
• акты сдачи-приема работ (услуг);
• расчетно-платежные ведомости;
• табели учета использования рабочего времени;
• табели расчета заработной платы на предприятии.

Весь перечень унифицированных форм официальных первичных учетных документов утвержден постановлениями Госкомстата России.

Обязательные реквизиты

Форма унифицированного документа состоит из трех частей – заголовочной части, содержательной и оформляющей. Первичные документы имеют юридическую силу, если содержат все обязательные реквизиты. В заголовочной части документ должен содержать:

• название формы соответствующего документа;
• код его формы по классификатору ОКУД;
• дату формирования указываемых сведений;
• наименование субъекта оформляющего документ;
• код субъекта по ОКПО;
• наименование юридического учредителя предприятия;
• наименование структурного подразделения, сформировавшего документ;
• наименование единицы измерения в рублях и код ОКЕИ, в валюте ОКВ.

В содержательной части документ заполняют в виде табличной или текстовой формы, которая отображает:

• содержание непосредственно самой хозяйственной операции;
• показатели и коды указанных операций в натуральном и денежном выражении.

В оформляющей части документа, должны присутствовать следующие реквизиты:

• указание должностей, ответственных лиц за содержащиеся в документе данные и правильность ее оформления;
• оригиналы подписей указанных лиц;
• дату оформления документа, должность исполнителя, подпись с фамилией и инициалами, контактный номер телефона.

Отчетная документация, форма которой не предусмотрена в альбомах, может быть разработана и оформлена самостоятельно, но должна соответствовать организационно-распорядительными документами. Если вид деятельности предусматривает использование документа в свободной форме, стороны договариваются между собой об оформлении приемки работ и прописывают этот момент в договоре. Для того чтобы выбранная сторонами форма не противоречила учетной политике, необходимо внести соответствующие изменения, где прописать возможность использования бланков согласованных с контрагентами, либо предусмотреть определенные формы для отдельных партнеров. Приведение бланков непосредственно к учетной политике совершенно необязательно, можно утвердить их отдельным приказом, а в учете указать ссылку на данный приказ.

Для документов не унифицированной формы, предусмотрены такие обязательные реквизиты:

• наименование оформляемого документа;
• дату его оформления;
• наименование составителя документа;
• его идентификационный код;
• содержание указываемой хозяйственной операции;
• показатели операции в натуральном и денежном выражении;
• указание должностей, ответственных за содержащуюся в документе информацию и правильность ее оформления лиц;
• оригиналы подписей указанных лиц, фамилии и инициалы.

Порядок оформления и требования к первичной документации

Закон устанавливает требования обязательного для всех субъектов предпринимательской деятельности оформления оправдательных документов при проведении хозяйственных операций и дает им определение — первичные учетные документы, устанавливает требования к их заполнению и регулирует порядок их оформления. Вводит понятие — альбом унифицированных форм первичной учетной документации, и позволяет использование форм отчетности, не предусмотренных в альбоме.

Допускается использование уже привычных типовых бланков, имеющихся в бухгалтерских программах. В данном случае нужно установить в учетной политике применение унифицированных форм первичных документов и их перечислить.

В случае отсутствия надлежащим образом оформленной документации, которая подтверждает расходы организации, такие расходы не учитываются при определении налогооблагаемой прибыли. Для того, чтобы документы считались ликвидными, они должны отвечать требованиям первичных документов для подтверждения фактически осуществленных затрат.

П. 1 ст. 252 Налогового кодекса предусматривает предоставление налогоплательщику права на уменьшение налога на прибыль на сумму, которую было произведено расходов предприятия (исключение ст. 270 НК). В кодексе понятие «расходы» звучит следующим образом: расходами можно признать обоснованные и подтвержденные документально затраты предприятия (в случаях убытков ст. 265 НК), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (п. 1 ст. 252 НК).

Подтверждающими документами, также считаются документы, которые косвенно могут свидетельствовать о произведении определенных расходов, например: таможенная декларация, в случае командировок — приказ, проездные документы, отчет о выполненных работах, которые соответствуют условиям договора. Отнесение подобных затрат на расходы следует проводить, в случае если осуществляемая деятельность направлена на получение дохода.

Требования, установленные Госкомстатом по оформлению бухгалтерских первичных документов:

• Все записи при заполнении первичных документов осуществляются чернилами, шариковой ручкой, химическим карандашом, возможно использование пишущих машин или средствами механизации, для обеспечения сохранности записей в течение длительного хранения в архиве.
• Простой графитовый карандаш использовать запрещается.
• Оформление документации производится аккуратно, текст и цифры вписываются четко и разборчиво.
• Заполняются все реквизиты, в случае их отсутствия, ставится в специально отведенной графе прочерк. Обязательные для заполнения реквизиты подлежат заполнению в любом случае.
• В денежной документации суммы необходимо указывать цифрами и дублировать прописью.
• Первичные документы заверяются личными подписями собственноручно руководителем организации, тоже относится к главному бухгалтеру или его уполномоченным лицам.
• В документах должны содержаться расшифровки всех указанных подписей уполномоченных лиц.
• Документы скрепляются печатью организации, в случае если это предусмотрено используемым бланком, в соответствии с действующим законодательством или предполагается организационно-распорядительными документами предприятия.

Руководитель, должен согласовать с главным бухгалтером организации перечень лиц, которые будут иметь право подписи на официальных документах, и закрепить данное решение в форме приказа.

На лиц, которые составляют и подписывают такие документы, ложится обязанность своевременного и достоверного оформления всех первичных учетных документов. Оригинал подписи гарантирует подтверждение достоверности содержащихся в документе данных. Уполномоченные лица несут ответственность за своевременную, в установленные законом сроки, передачу документов для возможности отражения находящейся там информации в бухгалтерском учете.

Проверка документации поступающей в бухгалтерию на корректность оформления

Поступающие в бухгалтерию первичные документы, подлежат тщательной обязательной проверке. С этой целью осуществляется проверка:

• по форме (правильность и полнота оформления, заполнение обязательных реквизитов, наличие и соответствие подписей, разборчивость и четкость);
• по содержанию (проводится арифметическая проверка, определяется правильность расчетов, устанавливают целесообразность и законность заявленных хозяйственных операций, логическая соответствие отдельных показателей).

Часто допускаемые ошибки при оформлении обязательных первичных документов:

• использование форм, созданных самостоятельно на предприятии, без соответствующего утверждения приказом руководителя и надлежащего оформления в учетной политике;
• отсутствие обязательных реквизитов, в не унифицированной или специализированной документации;
• отсутствие надлежащего оформления руководителем организации утвержденного перечня лиц, которые имеют право на подписание первичных документов;
• пропуски в заполнении обязательных реквизитов предусмотренных первичными документами; наличие исправлений или помарок в предоставляемых документах; грубые нарушения правил предусмотренных для исправления и корректировке ошибок в документах;
• исправления в учетных кассовых документах;
• наличие записей простым графитовым карандашом;
• отсутствие прочерков в не заполненных строках;
• арифметические ошибки при проведении таксировки документов.

Стоит обращать внимание на типичные ошибки бухгалтера при оформлении первичных кассовых документов. Бухгалтер, внося изменения, пытается исправить, подтереть неточности или описки в расходном или приходном кассовых ордерах. Такие действия производить нельзя. После внесения подобных исправлений, документ может не признаваться проверяющими органами, либо быть признан фальсифицированным.

Также, ошибкой при заполнении бухгалтерией расходных кассовых ордеров на выдачу из кассы предприятия денежных средств, своим сотрудникам, является отсутствие подписи получателя в соответствующей графе расходного кассового ордера или расписки о получении денежных средств. В подобных случаях, выданная, но не оформленная надлежащим образом в установленном порядке сумма, считается недостачей и в обязательном порядке взыскивается с кассира.

Типичная ошибка состоит в том, что документы подписываются не уполномоченным на то лицом. Вся документация: акты сдачи-приема работ (услуг), накладные, счета-фактуры и т.п., должны быть подписаны руководителем предприятия или официальным должностным лицом, который уполномочен руководителем. Документ, который был подписан другим человеком, не имеет юридической силы.

Как исправляются ошибки, допущенные при оформлении документации

Правила исправления ошибок в первичных документах согласно, Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Указанием Центрального Банка России от 11.04.2014 N 3210-У:

1. Банковские и кассовые документы:
   • в документы, оформленные на бумажном носителе, за исключением кассовых документов, допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления (п. 4. 7);
   • в документы, оформленные в электронном виде, внесение исправлений после подписания указанных документов не допускается (п. 4. 7).
2. Другие первичные документы:
   • в другие первичные документы исправления вносятся, только при согласовании таких исправлений с контрагентами, что должно подтверждаться подписями тех же официальных лиц, которыми были подписаны документы, с обязательным указанием даты внесения таких исправлений.
3. Основные правила внесения исправлений в первичные документы:
   • в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п.7 ст.9);
   • в случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета. (Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п.8 ст.9).

Бухгалтеру не дается возможность заверять своей собственной подписью, сделанные им исправления в документе, только в случае если такие изменения были надлежащим образом заверены официальными должностными лицами, которые ответственны за совершение данной операции.

Использование корректора, вытирания, помарки подчистки не допускаются.

Какие либо предельные сроки для внесения исправлений в документацию законодательством не установлены, в связи с этим исправления вносятся по мере выявления допущенных ошибок. После внесения таких исправлений, вносятся соответствующие изменения в бухгалтерский учет, бухгалтерскую и налоговую отчетность в соответствии с ПБУ 22/2010.

Если исправления в документе не было оформлено и заверено надлежащим образом, такое исправление не принимается во внимание и является недействительным.

Все ошибки в первичной бухгалтерской документации, условно делится на две условные группы. Если хозяйственная операция:

• вообще не оформлялась документами;
• была оформлена с нарушением утвержденного порядка заполнения — заполнены не все поля, реквизиты и пр.

Ненадлежащим образом оформленный документ, может быть признан недействительным налоговой инспекцией.

Порядок хранения первичной документации

Каждое предприятие обязано обеспечить надлежащее хранение первичных (сводных) учетных документов, всех регистров учета и бухгалтерскую отчетность в течение установленных сроков, но не менее пяти лет. Хранение первичных электронных документов, осуществляется при наличии, у учреждения машинных носителей с учетом законодательных требований. При хранении организация обязана обеспечить защиту от несанкционированных исправлений в документации. Такая ответственность возлагается на руководителя предприятия.

Восстановление первичной документации

В случае пропажи, уничтожении или порчи первичной документации, в соответствии с Инструкцией № 157Н п. 16, руководитель (уполномоченный орган), назначает комиссию по расследованию причин пропажи, уничтожении или порчи, для выявления виновных лиц и принимает меры по восстановлению такой документации. При необходимости руководитель может обратиться за помощью к следственным органам, органам охраны или пожарного надзора. Результаты работы должны быть оформлены соответствующим актом, который должен быть утвержден руководителем предприятия. Акт должен быть подшит в папку Журнала по прочим операциям и хранится в соответствии с порядком, предусмотренным в п. 14 и 15 выше указанной инструкции.

В соответствии с Инструкцией № 157н законом предусматривается возможность хранения первичной документации, помимо бумажных хранителей на машинных носителях, то есть в виде соответствующего электронного документа с использованием электронно-цифровой подписи.

Ответственность за нарушение правил учета и оформления первичной документации

Допущенные ошибки, равно как и полное отсутствие необходимых документов, могут привести предприятие к финансовыми потерями.

В соответствии с Налоговым кодексом, грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, может повлечь за собой такие финансовые санкции:

• при нарушении совершенном в течение одного налогового периода — взыскивается штраф в размере 10 000 рублей;
• при нарушении совершенном в течение более одного налогового периода — взыскивается штраф в размере 30 000 рублей;
• при нарушениях, что повлекли занижение налоговой базы – взыскивается штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога того периода, но не менее 40 000 рублей.

Налоговая инспекция под грубыми нарушениями правил понимает:

• отсутствие необходимой первичной документации;
• отсутствие необходимых счетов-фактур;
• отсутствие регистров бухгалтерского или налогового учета;

Выше описанная информация и разъяснения, помогут Вам соблюдать правила, и позволит избежать или, по крайней мере, снизить риск претензий, которые может предъявлять налоговый орган, а в случае предъявления такой претензии, позволит использовать такие документы при судебном разбирательстве. Налогоплательщик должен помнить, что наличие грамотно оформленных первичных учетных документов, которые в полной мере соответствуют законодательству, является лишь одним из установленных условий принятия расходов. Затраты Вашего предприятия должны быть экономически обоснованными и производится руководством исключительно для осуществления деятельности, которая будет направлена на получение дохода.

Хотелось бы отметить, что налоговые органы очень часто и совершенно неправомерно требуют от предприятий первичные документы, которые на самом деле согласно, законодательной базы иметь организация не обязана по роду своей деятельности. Одним из действенных способов для малого и среднего бизнеса избежать ошибок, снять с себя часть ответственности и ограничить общение с налоговыми органами – это возможность заключения договора и передача оформления первичной документации стабильной и надежной юридической компании. Таким образом, Вы сможете защитить себя от проблем, лишних расходов и неприятностей.

Со стоимостью бухгалтерских услуг Вы можете ознакомиться, скачав наш прайс-лист

• Услуги «под ключ» Покрываем все потребности вашей компании в качественном бухгалтерском, юридическом и аудиторском обслуживании
• Всегда на связи Обеспечиваем сервис «персональный бухгалтер» для предоставления оперативных комментариев и помощи
• Контролируем ситуацию Курируем взаимодействие с ФНС, Пенсионным фондом, ФСС и прочими государственными ведомствами
• Действуем точно Оптимизируем налоговые схемы и выявляем «слабые» стороны бизнеса, помогаем вам экономить за счёт снижения рисков
• Работаем надежно Соблюдаем клиентскую тайну с полным сохранением конфиденциальности получаемой информации
• Отвечаем за результат Гарантируем индивидуальное рассмотрение вашей ситуации и не боимся брать ответственность за предлагаемые решения

Заказать услугу Обратный звонок

Отзывы — ООО «Новые Горизонты»

На время декретного отпуска штатного бухгалтера оформлением всей первичной документации и отчётов занимались сотрудники компании «Новые Горизонты». К качеству услуг претензий не возникло. Думаю, буду обращаться и по другим вопросам.

Когда объём первички большой, а на носу сдача годового бухгалтерского баланса, самостоятельно всё учесть сложно. Так как боюсь допущения ошибок, то иногда привлекаю специалистов фирмы «Новые Горизонты». Вместе с ними полностью уверена, что отчётность в налоговой примут.

Алёна Сергеевна К.

Новые горизонты — Смотрим вперед вместе!

г. Москва, ул. Нижняя Сыромятническая, д. 11, стр. 52, этаж 6, офис 10